Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. От правильности её оформления напрямую зависят будущие пенсионные начисления и другие социальные гарантии. С 1 января 2023 года применяется новая форма ТК (утверждена Приказом Минтруда России № 320н от ), но правила её ведения остаются прежними.

📋 Основные правила внесения записей

Согласно законодательству (ТК РФ, Инструкция по заполнению ТК), действуют следующие ключевые нормы:

• Сроки внесения:
  • Запись о приёме на работу, в день фактического допуска к работе.
  • Запись об увольнении, в день увольнения (не позднее!).
  • Записи о переводе, поощрении, изменении условий труда — не позднее недельного срока с даты издания соответствующего приказа.
• Основание: Каждая запись делается только на основании изданного и зарегистрированного приказа (распоряжения). Без приказа запись недействительна.
• Точность формулировок: Текст записи должен дословно повторять формулировки приказа. Особое внимание — на названия должностей, подразделений, причины увольнения.
• Подпись и печать: Запись завершается подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации.

📝 Порядок заполнения ьного листа и раздела «Сведения о работе»

ьный лист (первая страница)

Заполняется при первом оформлении трудовой книжки (при приёме на работу впервые или при выдаче дубликата).

• ФИО, полностью, согласно паспорту.
• Дата рождения — цифрами.
• Сведения об образовании — указываются на основании документа (диплома, аттестата). Указывается вид документа, его номер и дата выдачи.
• Профессия/специальность — пишется так, как указана в документе об образовании. Если специальность не указана, а есть только профессия (например, «слесарь»), то пишется «профессия слесарь».
• Дата выдачи ТК и номер, проставляются после регистрации в книге.

Раздел «Сведения о работе» (основной раздел)

В этом разделе ведётся вся история трудовой деятельности. Записи нумеруются последовательно.

🔄 Особые ситуации и нюансы оформления

• Дистанционный (удалённый) сотрудник

Запись о приёме оформляется так же, как для офисного сотрудника. Указание на удалённый режим работы не является обязательным для записи в ТК, но может быть отражено в тексте приказа и, соответственно, в записи.

• Внешнее совместительство

Запись о приёме на работу по совместительству вносится в ту же трудовую книжку, что и основное место работы. Указывается: «Принят на работу по совместительству на должность…». Если у сотрудника уже есть основная запись, эта будет следующей по номеру.

• Смена фамилии, имени, отчества

Вносится запись на основании документа о смене ФИО (например, свидетельства о браке).

• Награждение (поощрение)

Запись об награждении (благодарность, премия, нагрудный знак) вносится на основании приказа работодателя.

❌ Как исправлять ошибки и делать зачёркивания?

Запрещено: подчищать, замазывать, использовать корректирующую жидкость, вставлять лишние страницы.

Правильный порядок исправления неверной записи:

1. Ошибочная запись не зачёркивается полностью.
2. Рядом с ней (в той же графе) делается новая запись, начинающаяся со слов: «Запись за № … недействительна».
3. В следующей графе (или на следующей строке) вносится правильная запись с указанием основания (приказа), на котором она основана.
4. Обе записи (и о недействительности, и правильная) завершаются подписью и печатью.

🖥️ Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2023 года работник имеет право выбрать формат ТК: бумажный или электронный (ЭТК).

• Если сотрудник выбирает ЭТК, работодатель обязан:
  1. Внести все сведения о трудовой деятельности в Федеральную государственную информационную систему «Страховые сведения» (ФГИС СЗВ-ТД).
  2. В бумажную трудовую книжку (если она была выдана ранее) внести запись о переходе на ЭТК.
• Образец записи о переходе на ЭТК:
  «С сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде в ФГИС «Страховые сведения». Бумажная трудовая книжка не ведётся. | Распоряжение №67 от »
• Если бумажная ТК уже велась, её не аннулируют. Просто вносят указанную выше запись и выдают её работнику. Дальнейшие записи не вносятся.

📄 Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдаётся при утере, порче или заполнении всех страниц.

• На основании заявления работника и его документов.
• В дубликате переносятся все записи из подлинника, включая даты и номера приказов.
• На первом листе дубликата делается надпись: «Дубликат».
• Если в подлиннике была запись об увольнении, а на самом деле сотрудник продолжал работать (ошибка), то при оформлении дубликата эту запись не переносят. Вместо этого в дубликате вносят правильную запись о продолжении работы.

⚠️ Ответственность за нарушения

Неправильное оформление ТК (невнесение записей, искажение данных, несвоевременность) влечёт за собой:

• Для работодателя (должностных лиц): административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы).
• Для работника: невозможность подтвердить стаж, что может привести к снижению пенсии или отказу в других социальных выплатах.

✅ Краткий чек-лист для кадровика

1. Проверьте наличие у сотрудника трудовой книжки (или факт выбора ЭТК).
2. Убедитесь, что приказ о приёме/переводе/увольнении издан и зарегистрирован.
3. Внесите запись в день увольнения или в течение недели для других событий.
4. Сверьте текст записи с текстом приказа дословно.
5. Подпишите и поставьте печать.
6. При ошибке — оформите исправление по правилам (не зачёркивая, а делая запись о недействительности).
7. При переходе на ЭТК — внесите соответствующую запись в бумажную книжку и отчитайтесь в ФГИС СЗВ-ТД.

Соблюдение этих простых правил защитит и интересы работника, и работодателя, и обеспечит безупречное ведение кадрового документа.