Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Она служит подтверждением трудового стажа, места работы, должности и иных сведений, необходимых для расчёта пенсии, компенсаций и иных выплат.

Зачем нужна трудовая книжка?

Трудовая книжка необходима для:

• подтверждения трудового стажа;
• оформления пенсионных выплат;
• получения справки о доходах;
• документации при переходе с одной организации на другую;
• разрешения вопросов, связанных с увольнением и сокращением.

Кто выдаёт трудовую книжку?

Трудовую книжку выдаёт работодатель (работодатель‑работодатель) в соответствии с установленной формой. Обычно это делается в отделении Социального фонда (СФР) или в подразделении Пенсионного фонда по месту регистрации организации.

Какая форма трудовой книжки действует в 2024‑2026 годах?

С года вступили в силу Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные приказом Минфина России от № 320н. Основные положения:

1. Форма трудовых книжек утверждена Приказом Минтруда от № 320н (далее – Порядок 320н).
2. Начиная с года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК).
3. С 10 июня 2021 года в Украине также действуют электронные трудовые книжки.
4. С года введен новый типовый образец бумажной и электронной книжек.

Что содержит трудовая книжка?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения (по ст. 66 ТК РФ и Правилам 320н):

• Ф.И.О. работника;
• Дата рождения;
• Пол;
• Место и дата рождения;
• Место работы (наименование организации, адрес);
• Дата начала работы по трудовому договору;
• Должность, квалификация;
• Сведения о воинской службе (при наличии);
• Сведения о стихийных бедствиях, о работе в условиях особо опасных производственных объектов;
• Сведения о причинах увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работодателя, по собственному желанию и т.д.).

Нужно ли срочно закупить книжки нового образца в 2024 году?

Согласно информации от 8 ноября 2024 г., закупать новые формы книжек необходимо только в том случае, если они устарели и не соответствуют требованиям Порядка 320н. Если ваша организация использует форму, утверждённую в 2021‑2023 годах, замена не обязательна до тех пор, пока:

• не будет изменена форма;
• не появятся новые обязательные реквизиты;
• не будет введён новый тип электронного документа, требующий перехода на него.

Что делать со старыми бланками?

Старые формы книжек считаются документами строгой отчетности и хранятся у работодателя до полного их исчерпания или до замены на новые. При этом:

1. Бумажные копии могут быть уничтожены только после истечения установленного срока (обычно 5 лет после последней записи).
2. Электронные версии хранятся в базе данных Социального фонда и могут быть использованы вместо бумажных.
3. При переходе на электронную форму работник может выбрать способ ведения: бумажный или электронный (ст. 66, 66.1 ТК РФ).

Электронная трудовая книжка: особенности и порядок оформления

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог бумажной. Её основные характеристики:

• Хранение в электронной базе Социального фонда.
• Снижение риска потери или повреждения документа.
• Удобный доступ к информации для работодателя и работника.
• Возможность быстро формировать выписки и справки.

Пошаговая инструкция по ведению ЭТК (2026 год):

1. Регистрация организации в системе СФР для отправки данных о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1).
2. Выбор работником способа ведения (бумажный или электронный).
3. Внесение реквизитов в электронную форму в соответствии с типовым образцом.
4. Подтверждение информации подписью работодателя и/или работника.
5. Формирование выписки по запросу работника или контролирующих органов.

Как оформить трудовую книжку в 2026 году?

Для новых сотрудников, принятых в 2026 году, порядок оформления следующий:

• Если работник выбирает бумажную форму – оформить её в установленном образце и вложить в вкладыш.
• Если выбран электронный вариант – загрузить данные в систему СФР, получить подтверждение и выдать работнику электронный документ.
• При необходимости вносить изменения (например, по причине увольнения) – использовать официальные формулировки, предусмотренные ТК РФ.

Трудовая книжка – обязательный документ, фиксирующий всю трудовую деятельность сотрудника. Её форма, содержание и порядок ведения регулируются законодательством (ТК РФ, Приказы Минфина и Минтруда). С 2020‑го года в России действует электронная версия, которая упрощает процесс учёта и хранения информации. При выборе формы (бумажная или электронная) работодатель и работник должны учитывать требования Порядка 320н и действовать в рамках установленных сроков.

Для получения более подробной информации рекомендуется обратиться к официальным документам:

• Приказ Минфина России от № 320н «Правила ведения и хранения трудовых книжек»;
• Приказ Минтруда России от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек»;
• Сведения СФР о форме ЕФС‑1 и порядке подачи данных.