Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Правильное её ведение и хранение — прямая обязанность работодателя, нарушение которой влечёт административную ответственность. Актуальные требования установлены Приказом Минтруда России от № 320н (зарегистрирован в Минюсте ), который с 1 сентября 2021 года заменил старую Инструкцию от 2003 года.
Основные принципы и нормативная база
Порядок регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66, 66.1).
- Постановлением Правительства РФ от № 225 (базовые Правила).
- Приказом Минтруда России от № 320н (конкретная форма и порядок).
Цель правил — обеспечить достоверность, сохранность и единообразие записи сведений о трудовой деятельности.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Обязанность возникает у всех работодателей (организаций, ИП) с первого дня приёма на работу работника, который не имеет другого основного документа, подтверждающего трудовую деятельность (например, СТД-С).
Оформление трудовой книжки при приёме на работу
Что вносится в первую запись:
В раздел I (Сведения о работнике) вносятся данные из паспорта:
- Фамилия, имя, отчество;
- Дата рождения.
- Сведения об образовании (по желанию работника, на основании документа).
Важно: Запись производится чётким почерком, без исправлений, помарок и сокращений. Подпись работника и руководителя (уполномоченного лица) обязательны. Ставится печать организации.
Первая запись о приёме:
В раздел II (Трудовая деятельность) вносится запись о приёме на работу. Обязательные реквизиты:
- Дата заключения трудового договора.
- Наименование организации (работодателя).
- Основание приёма (приказ, распоряжение, номер и дата).
- Наименование должности, специальность, профессия (с указанием квалификации по Единому тарифно-квалификационному справочнику или иному документу).
- Подпись работника и руководителя (уполномоченного лица).
- Печать организации.
Пример записи: «Принят на работу по трудовому договору от [дата] на должность [название] на основании приказа № [номер] от [дата]».
Внесение изменений и исправлений
Исправления в трудовой книжке не допускаются. Если ошибка допущена:
- Зачёркивается ошибочная запись одной жирной линией (не позволяющей прочитать исходный текст).
- Рядом делается новая, правильная запись.
- Все действия завершаются подписью руководителя (уполномоченного лица) и печатью организации.
- Внизу указывается дата исправления.
Запрещено: замазывать, использовать корректирующую жидкость, делать надписи поверх старого текста.
Завершающие записи при увольнении
При прекращении трудового договора в раздел II вносится запись об увольнении. Указание точной причины увольнения в соответствии с ТК РФ, обязательно;
Важное изменение с 2021 года: В записи не указывается фраза «по соглашению сторон» (п. 2 ч. 1 ст. 78 ТК РФ). Указывается только «Уволен» и номер пункта ТК РФ, например: «Уволен в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)».
Запись завершается подписями и печатью. Трудовая книжка выдаётся работнику под расписку в журнале учёта.
Вкладыш в трудовую книжку
Если в книжке кончаются страницы, работодатель обязан бесплатно оформить и вклеить вкладыш. Он имеет ту же юридическую силу, что и сама книжка. Вкладыш должен быть пронумерован, иметь серию и номер, подпись ответственного лица и печать.
Выдача дубликата трудовой книжки
Дубликат выдаётся при утере, порче или заполнении всех страниц. Порядок:
- Работник подаёт письменное заявление.
- Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности у предыдущих работодателей (если необходимо).
- На основании полученных данных и документов оформляется дубликат.
- Дубликат имеет пометку «Дубликат», свой серийный номер и выдаётся на основании приказа.
- Сведения о выдаче дубликата вносятся в журнал учёта.
Срок выдачи: не более 15 рабочих дней с даты заявления.
Учёт и хранение трудовых книжек в организации
Это ключевая часть правил, часто нарушаемая.
Книги учёта:
Работодатель обязан вести две отдельные книги на бумажном носителе:
- Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей (Приложение № 2 к Приказу № 320н). Фиксирует: выдачу, получение, вклеивание вкладыша, выдачу дубликата.
- Журнал учёта бланков трудовых книжек и вкладышей. Учитывает поступление, списание, использование бланков.
Хранение бланков:
Бланки трудовых книжек и вкладышей — документы строгой отчётности.
- Хранятся в сейфе или ином защищённом от несанкционированного доступа помещении.
- Ответственность за хранение возлагается на уполномоченное лицо (приказом по организации). Часто это кадровик или бухгалтер.
- Доступ к бланкам строго ограничен.
Хранение выданных (не выданных) трудовых книжек:
- Трудовые книжки уволенных сотрудников, не востребованные в течение 3 лет, хранятся отдельно в сейфе в соответствии с требованиями архивного законодательства (обычно 75 лет).
- Трудовые книжки действующих сотрудников хранятся у работодателя, если иное не предусмотрено локальным актом (например, хранение у самого работника).
- При хранении у работодателя они должны быть защищены от порчи, утери, несанкционированного доступа.
Ответственность за нарушения
Нарушение правил ведения, хранения или выдачи трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц, штраф от 5 000 до 50 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Также работник может обратиться в суд с требованием о восстановлении своих прав и компенсации морального вреда.
Краткая памятка для работодателя
- Используйте только утверждённые бланки (серия, номер, защитные знаки).
- Заполняйте чётко, без исправлений. Ошибки — зачёркиванием с новой записью и подписями.
- Указывайте точную причину увольнения по ТК РФ, без лишних формулировок.
- Ведите два обязательных журнала учёта (движения и бланков) на бумаге.
- Храните бланки как документы строгой отчётности в сейфе, назначьте ответственного приказом.
- Выдавайте книжку при увольнении под расписку, храните копии расписок.
- При утере оформляйте дубликат в 15-дневный срок.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях необходимо обращаться к тексту нормативных правовых актов и получать консультацию у юриста.