Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника․ С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что в большинстве случаев бумажные трудовые книжки заменяются электронными, но при этом сохраняется юридическая сила записей․ Ниже приведена подробная инструкция по ведению трудовых книжек в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и последними нормативными актами․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника (дата начала работы, должность, стаж, причины увольнения и т․д․)․ Согласно ст․ 114 ТК РФ, она обязана быть выдана каждому работнику в течение 30 дней с даты начала работы․
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ – основной нормативный акт, регулирующий вопросы трудовых книжек․
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек, включая электронные․
- Постановление Правительства РФ о переходе на электронные трудовые книжки (с 1 января 2026 года)․
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года переходный период по внедрению ЭТК завершён․ Теперь:
- Все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки․
- Бумажные трудовые книжки могут использоваться только в качестве резервного копирования․
- ЭТК хранится в государственной системе «Единый портал государственных услуг» (ЕПГУ)․
Преимущества ЭТК:
- Удобный доступ для работника и работодателя․
- Сокращение бумажных расходов․
- Повышенная безопасность данных․
- Автоматизированный контроль за соблюдением сроков записи․
Как оформить электронную трудовую книжку?
- Регистрация работодателя в системе ЕПГУ․ Для этого необходимо:
- Получить электронную подпись․
- Зарегистрировать организацию в ЕПГУ․
- Получить уникальный идентификатор (ИНН, ОГРН)․
- Создание профиля работника в системе․ Работник предоставляет:
- ФИО, дату рождения, паспортные данные․
- СНИЛС и ИНН․
- Согласие на обработку персональных данных․
- Запись первой записи (дата начала работы, должность, стаж)․ Это делается через электронный портал работодателя․
- Периодические обновления – при смене должности, повышении, переводе и т․д․ Работодатель обязан вносить изменения в течение 30 дней․
- Увольнение – запись о выходе из трудового договора․ Работник получает электронный сертификат о завершении трудовой деятельности․
Требования к заполнению
- Все поля обязательны: дата начала, должность, стаж, причина увольнения․
- Записи не могут быть удалены, только изменены (при ошибке)․
- При ошибке работник может запросить исправление через портал․
Как проверить данные в трудовой книжке?
Работник может самостоятельно проверить свою трудовую книжку, войдя в личный кабинет на ЕПГУ и выбрав раздел «Трудовая книжка»․ Там отображаются все записи, включая даты начала и окончания работы, стаж и причины увольнения․
Проверка работодателем
Работодатель может в любой момент просмотреть записи любого сотрудника, если у него есть соответствующие права доступа․ Это позволяет быстро проверить стаж при найме новых сотрудников․
Что делать при переходе с бумажной на электронную?
- Сканирование старой трудовой книжки – работодателю необходимо отсканировать все страницы и загрузить в систему в качестве резервной копии․
- Проверка данных – убедитесь, что все записи в электронном формате совпадают с бумажными․
- Обучение персонала – проведите инструктаж для сотрудников по использованию ЕПГУ․
- Уведомление работников – проинформируйте их о переходе и о том, как получить доступ к своей ЭТК․
Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек
- Нарушения могут привести к штрафам, в т․ч․ за несвоевременную запись стажа․
- Работодатель обязан вести точный и своевременный учет, иначе может быть привлечён к административной ответственности․
- Работник имеет право потребовать исправления ошибок в трудовой книжке․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку? – Да, но только как резерв․ Основной документ – электронная трудовая книжка․
- Как получить копию трудовой книжки? – Через личный кабинет на ЕПГУ можно скачать PDF‑версию․
- Что делать, если данные в ЭТК неверны? – Обратитесь в службу поддержки ЕПГУ с заявлением о корректировке․
- Можно ли получить стаж из другой страны? – Для иностранных граждан необходимо предоставить справку о трудовой деятельности в РФ․
Практический чек‑лист для работодателя
- Регистрация в ЕПГУ․
- Получение электронной подписи․
- Создание профилей сотрудников․
- Регулярное обновление записей․
- Проверка корректности данных․
- Обучение персонала․
- Соблюдение сроков записи (30 дней)․
- Хранение резервных копий․
Ведение трудовых книжек – это не просто формальность, а важный элемент правовой защиты как работодателя, так и работника․ С переходом на электронные трудовые книжки процесс стал более прозрачным, быстрым и безопасным․ Соблюдение всех требований ТК РФ и нормативных актов поможет избежать штрафов и конфликтов, а также обеспечит надёжное хранение информации о трудовом стаже․
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки ЕПГУ или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве․