Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника‚ его права и обязанности. В ней фиксируются сведения о приёме на работу‚ переводах‚ увольнениях‚ начислениях и других событиях‚ связанных с трудовой деятельностью. В 2026 году правила ведения трудовых книжек в России обновились‚ и теперь существует возможность перехода на электронный формат. Ниже приведены подробные инструкции‚ которые помогут работодателям и сотрудникам правильно вести и обновлять трудовую книжку.
Что такое трудовая книжка?
- Физический (бумажный) документ‚ выдаваемый при приёме на работу.
- Содержит разделы: Сведения о работе‚ Сведения о награждениях‚ Сведения о поощрениях‚ Сведения о переводах и др.
- В 2026 году возможен переход на электронную трудовую книжку‚ но бумажный вариант остаётся обязательным до полного перехода.
Как правильно внести запись в трудовую книжку?
Внесение записей осуществляется по следующим правилам‚ закреплённым в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и приказы Минтруда.
Запись о приёме на работу
Вводится в разделе «Сведения о работе» и содержит:
- Дата приёма
- Должность‚ подразделение‚ место работы
- Условия труда (тип‚ режим‚ место)
- Ссылка на трудовой договор (статья 13 ТК РФ)
Запись о переводе
При переводе сотрудника на другую должность‚ в том же или другом подразделении‚ вносится новая запись с датой перевода и новой должностью. Важно‚ чтобы запись о переводе была сделана после записи о приёме на основную работу.
Запись об увольнении
В случае увольнения по инициативе работодателя‚ в трудовой книжке фиксируется:
- Дата увольнения
- Причина увольнения (статья 19 ТК РФ)
- Ссылка на нормативный акт (например‚ «статья 19.1‚ пункт 1»)
Запись о работе по совместительству
Согласно ч. 5 ст. 66 ТК РФ‚ запись о совместительстве вносится только по желанию сотрудника. В графе 3 указывается «по совместительству».
Запись об ошибке и её исправление
Внесение ошибок в трудовую книжку не допускается. При обнаружении неточной записи необходимо:
- Составить заявление сотрудника о правке.
- Внести новую запись с правильными данными.
- Сохранить оригинальную запись (не зачеркивать).
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
В 2023 году был введён порядок перехода на электронный формат. В 2026 году правила уточнены в пункте 35 Порядка 320н.
- Работодатель вносит запись о приёме в бумажную трудовую книжку.
- Сотрудник подаёт заявление о ведении ЭТК.
- В течение трёх рабочих дней работодатель возвращает бумажную книжку сотруднику.
- В бумажной книжке фиксируется специальная закрывающая запись о переходе на ЭТК.
- После закрывающей записи работодатель не может вносить новые записи о трудовой деятельности и вознаграждениях.
После перехода все дальнейшие изменения (приём‚ перевод‚ увольнение‚ начисления) фиксируются только в электронном формате.
Примеры записей в трудовой книжке (2026 г.)
Запись о приёме
Дата приёма:
Должность: Инженер-программист
Место работы: ООО «ТехноСервис» – Москва‚ ул. Пушкина‚ д. 10
Условия труда: Полный рабочий день‚ 40 часов/неделя‚ офис
Запись о переводе
Дата перевода:
Новая должность: Старший инженер-программист
Место работы: ООО «ТехноСервис» – Москва‚ ул. Пушкина‚ д. 10
Запись об увольнении
Дата увольнения:
Причина увольнения: Инициатива работодателя (статья 19.1‚ пункт 1)
Ссылка на нормативный акт: Трудовой кодекс РФ‚ ст. 19.1
Запись о работе по совместительству
Дата начала:
Должность: Консультант по ИТ
Место работы: ООО «Консалтинг» – Москва‚ ул. Ленина‚ д. 5
Графа 3: По совместительству
Советы экспертов по ведению трудовой книжки
- Всегда используйте арабские цифры для дат.
- Записи вносятся первой ручкой‚ чернилами синего или чёрного цвета (по приказу Минтруда).
- Не зачеркивайте старые записи; при необходимости добавляйте новые.
- Сохраняйте копии всех документов‚ связанных с трудовой книжкой (трудовые договоры‚ заявления‚ справки).
- При переходе на ЭТК обязательно оформите закрывающую запись в бумажной книжке.
Где посмотреть электронную трудовую книжку?
В 2026 году электронную трудовую книжку можно открыть через портал «Электронная государственная служба» (ЕГС). Для доступа требуется:
- Регистрация в системе с использованием ЕГРП (Единый государственный реестр персон).
- Подтверждение личности через электронную подпись или смарт-карту.
- Получение доступа к разделу «Трудовая книжка».
Ведение трудовой книжки – важный элемент правовой защиты трудовых отношений. В 2026 году правила обновились‚ но принципы остаются прежними: точность‚ своевременность и соблюдение формальностей. Следуйте приведённым рекомендациям‚ и вы избежите ошибок‚ которые могут привести к юридическим спорам.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации‚ обратитесь к кадровому специалисту или юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве.