- правовые основы ведения трудовой книжки в России;
- какой формат (бумажный или электронный) можно выбрать;
- пошаговая инструкция получения первой трудовой книжки;
- как оформить и вести бумажную трудовую книжку;
- как получить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК) и где её хранить;
- ответственность работодателя и права работника․
Нормативная база
Трудовая книжка регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66);
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронный формат ведения трудовых книжек»;
- Постановление Правительства РФ от № 1476 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек‚ утверждённая Приказом Минтруда России от № 697н․
Согласно этим документам‚ с 1 января 2021 г․ введена возможность ведения трудовых книжек в электронном виде‚ однако бумажный формат остаётся обязательным для тех‚ кто уже имеет бумажную трудовую книжку на руках․
Выбор формата: бумажный или электронный?
Когда можно оставить бумажную трудовую книжку?
Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка‚ работодатель не может заставить его полностью перейти на электронный формат․ Выбор остаётся за работником:
- Сотрудник решает сохранить бумажную трудовую – компания обязана вести её в бумажном виде и одновременно передавать данные в Социальный фонд России (СФР) через отчёт ЕФС‑1;
- Сотрудник отказывается от бумажного варианта – он получает свою трудовую книжку на руки и хранит её самостоятельно‚ а работник ведёт только электронный учёт․
Когда выдаётся только электронная трудовая книжка?
Для граждан‚ которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2020 г․‚ бумажная трудовая книжка не заводится․ Их трудовая история хранится исключительно в электронном виде в базе данных СФР․ При необходимости сотрудник может получить:
- справку СТД‑Р (выдаётся работодателем);
- справку СТД‑СФР (получается в отделении Социального фонда или через портал госуслуг)․
Как получить первую трудовую книжку?
Для тех‚ кто устраивается на работу впервые до
- При приёме на работу сотрудник предоставляет паспорт и‚ при наличии‚ документ об образовании․
- Работодатель заполняет ьный лист трудовой книжки:
- ФИО полностью (без инициалов и сокращений);
- Дата рождения в формате дд․мм․гггг (можно писать месяц прописью);
- Место рождения (по желанию);
- Образование‚ профессия‚ специальность․
- Далее вносятся записи о приёме на работу‚ переводах‚ увольнениях и т․д․ согласно инструкции․
- После внесения первой записи трудовая книжка считается выданной сотруднику․
Для тех‚ кто устраивается впервые после (электронный формат)
- При приёме на работу работодатель формирует отчёт ЕФС‑1 и направляет его в СФР․
- Сведения о трудовой деятельности сохраняються в электронном реестре СФР․
- Сотрудник получает на руки справку СТД‑Р (подтверждает факт приёма на работу) либо может запросить выписку из электронной трудовой книжки через:
- Личный кабинет на сайте Социального фонда России;
- Единый портал госуслуг (gosuslugi․ru);
- Многофункциональный центр (МФЦ) или отделение СФР․
Как оформить и вести бумажную трудовую книжку?
Ведение бумажной трудовой книжки требует внимательности и соблюдения установленных правил:
Заполнение ьного листа
- ФИО – полностью‚ как в паспорте;
- Дата рождения – дд․мм․гггг (например‚ );
- Место рождения – город‚ область‚ страна;
- Образование – название учебного учреждения‚ год окончания‚ квалификация;
- Профессия‚ специальность – как указано в трудовом договоре․
Внесение записей о трудовой деятельности
- Каждая запись начинается с порядкового номера;
- Указывается дата события (приём‚ перевод‚ увольнение);
- Наименование организации‚ её ИНН;
- Должность‚ отдел‚ структурное подразделение;
- Основание записи (приказ‚ договор и т․д․);
- Подпись ответственного лица и печать организации (если требуется)․
Хранение и передача данных
Работодатель обязан:
- Хранить трудовую книжку в условиях‚ исключающих повреждение (сухое‚ защищённое от света место);
- Ежегодно передавать сведения в СФР через отчёт ЕФС‑1;
- При увольнении выдавать трудовую книжку сотруднику под расписку․
Как получить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка – это не отдельный документ‚ а выписка из базы данных СФР‚ содержащая сведения о трудовой деятельности гражданина․ Получить её можно следующими способами:
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (в разделе «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки»)․
- Через Единый портал госуслуг (gosuslugi․ru) – услуга «Получение выписки из электронной трудовой книжки»․
- В Многофункциональном центре (МФЦ) или отделении СФР – необходимо предъявить паспорт и SNILS․
Выписка заверяется электронной цифровой подписью СФР и имеет юридическую силу‚ равную бумажной трудовой книжке․
Ответственность и права сторон
Обязанности работодателя
- Своевременно вносить записи в трудовую книжку (бумажную или электронную);
- Передавать данные в СФР не позднее пяти рабочих дней после события;
- При запросе сотрудника выдавать справку СТД‑Р или обеспечивать доступ к выписке из ЭТК;
- Не принуждать сотрудника к отказу от бумажной трудовой книжки‚ если она уже у него есть․
Права работника
- Выбирать формат ведения трудовой книжки (бумажный или электронный)‚ если у него уже есть бумажный вариант;
- Получать на руки трудовую книжку при увольнении;
- Требовать от работодателя внесения точных и своевременных записей;
- Получать выписку из электронной трудовой книжки в любое удобное время через госуслуги‚ СФР или МФЦ․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?
Да․ Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка‚ вы можете продолжать её вести‚ а работодатель одновременно будет передавать данные в электронный реестр СФР․
Что делать‚ если я потерял бумажную трудовую книжку?
Необходимо обратиться к последнему работодателю с запросом о выдаче дубликата․ Если дубликат невозможно получить‚ можно восстановить трудовую историю через выписку из ЭТК (СФР) и затем оформить новую бумажную книжку на основе этой выписки․
Нужно ли нотариально заверять выписку из ЭТК?
Нет․ Выписка‚ полученная через личный кабинет СФР или госуслуги‚ уже заверена электронной подписью СФР и имеет полную юридическую силу без дополнительного нотариального заверения․
Как часто я могу запрашивать выписку из ЭТК?
Ограничений по количеству запросов нет․ Вы можете получать выписку столько раз‚ сколько необходимо для подтверждения трудового стажа‚ подачи заявления на пенсию‚ получения кредита и т․д․
Трудовая книжка – важный документ‚ подтверждающий ваш профессиональный путь; Независимо от того‚ выбираете ли вы бумажный или электронный формат‚ ключевым остаётся своевременное и точное внесение сведений о приёме‚ переводах и увольнениях․ Работодатель обязан обеспечивать ведение книжки и передачу данных в Социальный фонд‚ а вы как сотрудник имеете право выбрать удобный для вас способ хранения и получения информации о своей трудовой деятельности․
Следуя рекомендациям выше‚ вы сможете без труда получить первую трудовую книжку‚ правильно её вести и‚ при необходимости‚ получить выписку из электронной трудовой книжки в любое удобное время․