Прием на работу — это процесс, требующий строгого соблюдения законодательных норм, особенно в части оформления трудовых отношений. Одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь гражданина, остается трудовая книжка. В условиях переходного периода к цифровизации и сохранения бумажного документооборота, важно четко понимать правила ее ведения в 2025–2026 годах.

Основные изменения и текущая ситуация

На сегодняшний день, 22 мая 2026 года, система учета трудового стажа претерпела значительные изменения по сравнению с прошлым десятилетием. Как отмечали эксперты еще в предыдущие годы (в частности, инспектор из кадров Татьяна Дейко в комментариях профильным изданиям), переход на электронные форматы стал неизбежным шагом для оптимизации учета.

С 10 июня 2021 года во многих странах постсоветского пространства (например, в Украине) начался активный переход на электронные трудовые книжки. Аналогичные процессы шли и в других государствах, включая Казахстан, где Министерство труда и социальной защиты населения регулярно напоминало гражданам о важности этих документов.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционного бумажного документа. Она хранится в centralized базах данных (например, в Социальном фонде или Пенсионном фонде) и содержит следующую информацию:

• Личные данные сотрудника: ФИО, дата рождения, идентификационный номер (СНИЛС в РФ, ИНН или аналог в других странах).
• Сведения о трудовой деятельности: даты приема и увольнения, должности, названия организаций-работодателей.
• Основания записей: номера и даты приказов о приеме, переводе или увольнении.
• Причины увольнения: со ссылкой на соответствующие статьи трудового законодательства.

Алгоритм приема на работу в 2025–2026 годах

Процесс оформления нового сотрудника сегодня требует от работодателя внимательности к деталям. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий при приеме на работу с учетом требований к трудовым книжкам:

1. Запрос документов: Работодатель обязан запросить у соискателя паспорт, документ об образовании и трудовую книжку (если она велась в бумажном виде).
2. Проверка электронной истории: Если сотрудник перешел на электронный формат, работодатель получает доступ к его цифровой трудовой истории через защищенные каналы связи с государственными реестрами.
3. Заявление о выборе формата: Критически важный этап. Согласно законодательству, одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено только в том случае, если работник не написал заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
   • Если работник хочет только «цифру», он пишет заявление об отказе от бумажного варианта.
   • Если работник желает сохранить бумажную книжку — работодатель обязан продолжать вносить в нее записи параллельно с электронным учетом.
4. Внесение записи: В день приема на работу (или не позднее 5 рабочих дней, в зависимости от юрисдикции) в трудовую книжку вносится запись о приеме с указанием должности и структурного подразделения.
5. Ознакомление: Сотрудник должен быть ознакомлен с внесенной записью под роспись (в бумажном варианте) или посредством электронной цифровой подписи.

Обязательные требования к записям

Независимо от формата хранения (бумажный или электронный), к записям предъявляются строгие требования:

• Актуальность: Данные должны вноситься своевременно, без задержек.
• Точность: Даты, названия должностей и организаций должны полностью соответствовать приказам и уставным документам.
• Отсутствие исправлений: В бумажных книжках запрещены зачеркивания; ошибки исправляются путем внесения новой записи с указанием, какая запись считается недействительной.

Ограничения и важные нюансы

При приеме на работу существуют определенные ограничения, о которых важно помнить:

Во-первых, отсутствие трудовой книжки у сотрудника, который ранее уже работал, может стать проблемой. В таких случаях работодатель обязан помочь работнику восстановить данные или завести новый документ, если старый утерян, однако это требует сбора справок с предыдущих мест работы.

Во-вторых, совместительство. Записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по основному месту работы по желанию работника. Если основной работы нет, запись может внести работодатель по месту совместительства.

Ведение трудовой книжки при приеме на работу в 2026 году — это баланс между традиционными методами учета и современными цифровыми решениями. Для работодателя главное — не пропустить момент выбора формата работником и корректно внести первую запись. Для сотрудника, убедиться, что его стаж фиксируется правильно, так как от этого напрямую зависит размер будущей пенсии и подтверждение профессионального опыта.

Помните: грамотное оформление документов в первый день работы избавляет от множества юридических проблем в будущем.