Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Вопросы ее ведения, хранения и выдачи строго регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). В последние годы произошло масштабное реформирование системы — переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), что изменило правила выдачи документа. В этой статье мы подробно разберем, что говорит Трудовой кодекс о выдаче трудовой книжки, как работают новые электронные форматы и какие права есть у работника.
Что говорит Трудовой кодекс РФ?
Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для сотрудника основной.
С введением электронного формата Трудовой кодекс был дополнен статьей 66.1 ТК РФ, которая регулирует порядок формирования и ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
С 1 января 2020 года в России введен новый формат документа — электронная трудовая книжка. Это цифровой аналог бумажного документа, который избавляет работника от риска утраты документа, в т.ч. по вине работодателя.
Где хранится ЭТК?
Электронная трудовая книжка хранится в электронной базе Социального фонда России (СФР). В ней отражается следующая информация:
- Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Сведения о трудовом стаже;
- Данные о заработной плате и социальных выплатах;
- Сведения о приеме на работу, переводах и увольнении.
Обязанность работодателя по отчетности
На всех лиц, работающих по трудовым договорам, работодатели обязаны подавать в СФР Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1. Именно из этих отчетов формируется электронная база каждого гражданина.
Кому выдается электронная трудовая книжка?
Правила выдачи и ведения документа зависят от того, когда сотрудник впервые устроился на работу:
- Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (если ранее они не работали по трудовому договору и ТК не оформлялась), трудовая книжка открывается автоматически в электронной форме. Бумажный вариант им больше не заводится.
- Для остальных работников (кто начал трудовую деятельность до 2020 года) сохраняется право выбора. Они могут написать заявление и выбрать способ ведения: электронная или бумажная трудовая книжка (ст. 66, 66.1 ТК РФ).
Выдача трудовой книжки при увольнении
Один из самых частых вопросов — в какой момент и в каком виде выдается документ при расторжении трудового договора.
Если ведется бумажная трудовая книжка
Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести расчет. В документ вносится запись об увольнении, которая заверяется подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печатью организации (печатью кадровой службы). Также работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
Если ведется электронная трудовая книжка
Если работник перешел на ЭТК, бумажная книжка ему не выдается при увольнении. Вместо этого работодатель в установленный срок (при увольнении — на следующий рабочий день) сдает отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России, и сведения о стаже автоматически фиксируются в электронном досье работника.
Одновременное ведение бумажного и электронного формата
В переходный период допускается одновременное применение электронного и бумажного вариантов. Это происходит в том случае, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В такой ситуации:
- Работодатель продолжает вносить записи в бумажный бланк по старым правилам;
- Одновременно работодатель сдает отчеты по форме ЕФС-1 в СФР, дублируя информацию в электронном виде.
Если же работник подал заявление о переходе исключительно на ЭТК, бумажный вариант выдается ему на руки, и работодатель освобождается от ответственности за его дальнейшее ведение и хранение.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Несмотря на то что ЭТК хранится в СФР, работник в любой момент может получить сведения из нее. Выписка может быть выдана:
- Через портал «Госуслуги»;
- В клиентской службе Социального фонда России;
- Через банк (если он предоставляет такую услугу);
- У текущего работодателя (он обязан по заявлению работника предоставить выписку из ЭТК за период работы в данной организации).
Трудовой кодекс РФ четко регламентирует процесс выдачи и ведения трудовых книжек. Сегодня система находится на этапе цифровой трансформации: для новых сотрудников (с 2026 года) документ выдается исключительно в электронном формате в базе СФР, а для опытных работников сохраняется право выбора. Главное для работника — знать свои права: бумажная книжка должна быть выдана в день увольнения, а данные электронной — своевременно переданы в Социальный фонд.