Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника. Её ведение и выдача регулируются ТК РФ, коллективными договорами и рядом нормативных актов. В этой статье подробно разберём, кто несёт расходы на оформление и выдачу трудовой книжки, а также какие нюансы следует учитывать как при оформлении бумажной, так и электронной формы.
Общие принципы выдачи трудовой книжки
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 (в редакции от ) и Трудовому кодексу РФ, статье 62, работодатель обязан:
- выдать работнику трудовую книжку (или её электронную форму) не позднее недели с даты приёма на работу;
- выдать книжку в течение трёх рабочих дней по письменному заявлению работника;
- включить в неё сведения о трудовой деятельности, месте работы, дате начала и окончания трудовых отношений, а также сведения, необходимые для обязательного социального страхования.
Эти обязательства распространяются на всех работодателей, за исключением физических лиц‑непредпринимателей, которые ведут трудовые отношения с работниками.
Бумажная vs электронная форма
С 2020 года в РФ действует закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом:
- Работник может иметь как бумажную, так и электронную форму.
- Если работник желает пользоваться только ЭТК, он подаёт соответствующее заявление, и работодатель обязуется вести её в электронном виде.
- ЭТК хранится в ПФР и доступна для проверки работником и контролирующими органами.
Кто оплачивает стоимость трудовой книжки?
По пункту 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, если работник самостоятельно заказывает бланк (например, в случае потери или порчи), то работодатель взимает с него только те расходы, которые сам несёт на приобретение такого бланка. То есть:
- Бумажная трудовая книжка обычно выдаётся работодателем бесплатно при первом официальном трудоустройстве.
- Если работник хочет купить отдельный экземпляр (например, для личного пользования), он может сделать это самостоятельно, а работодатель лишь возмещает реальные расходы.
- Для электронной трудовой книжки отдельные расходы на «покупку» не предусмотрены – её формирует работодатель и передаёт в ПФР.
Таким образом, основная ответственность за оплату и выдачу книжки лежит на работодателе. Работник оплачивает только в случае самостоятельного заказа бланка, и то в размере, соответствующем фактическим расходам работодателя.
Как правильно оформить выдачу трудовой книжки?
В процессе оформления следует учитывать несколько важных моментов:
- Письменное заявление работника – необходимо для выдачи книжки, в т.ч. электронной.
- Сроки выдачи – не более трёх рабочих дней с момента подачи заявления.
- Запись об увольнении – в последний день работы работодатель обязан внести в книжку запись об увольнении.
- Хранение и передача – после увольнения книжка остаётся у работника, но её копию можно передать в ПФР для подтверждения стажа.
Примеры оформления
Вот типичный порядок действий:
- Работник приступает к работе – работодатель оформляет бумажную или электронную трудовую книжку.
- Через несколько лет работник меняет место работы – при приёме на новое место он может запросить выдачу новой книжки или продолжать использовать ЭТК.
- При увольнении работодатель в последний день работы выдаёт книжку с отметкой об увольнении.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Если работник был принят в 2020 году и это его первое трудоустройство, нужно ли было заводить бумажную трудовую книжку?
Ответ: Да. При первом официальном трудоустройстве работодатель обязан выдать бумажную книжку (или оформить ЭТК, если работник выбрал эту форму).
Вопрос: Может ли работник сам купить трудовую книжку?
Ответ: Да, но в этом случае он оплачивает её самостоятельно, а работодатель лишь возмещает реальные расходы, если они согласованы.
Вопрос: Где хранится электронная трудовая книжка?
Ответ: ЭТК хранится в ПФР (Пенсионном фонде России) и доступна для проверки как работодателю, так и самому работнику.
Понимание этих правил помогает избежать недоразумений при приёме на работу, при смене места работы и при увольнении, а также гарантирует, что все сведения о трудовом стаже будут правильно зафиксированы и могут быть использованы для расчёта пенсии, соцвыплат и иных выплат.