Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Согласно законодательству Российской Федерации, она является официальным источником информации о стаже, занимаемых должностях, наградах и увольнениях сотрудника. Правильное ведение трудовых книжек, обязанность каждого работодателя, нарушение которой влечёт за собой административную ответственность; В данной статье подробно изложены все актуальные инструкции по ведению, заполнению, хранению и выдаче трудовых книжек в соответствии с действующим законодательством на 2026 год.

Правовая база ведения трудовых книжек

Основными нормативными актами, регулирующими ведение трудовых книжек, являются:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 68–70, 77, 84.1, 85)
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»
• Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ № 69, с учётом изменений до 2026 г.)
• Приказ Минтруда России от № 588н (вносит изменения в Инструкцию)
• Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с введением электронных трудовых книжек»

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные книжки остаются в силе для тех, кто не подал заявление о переходе на электронный формат.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Обязанность ведения трудовых книжек возлагается на:

• все юридические лица — работодатели (ООО, АО, ИП и т.д.)
• индивидуальных предпринимателей, имеющих наёмных работников

Важно: Трудовая книжка ведётся на всех работников, заключивших трудовой договор на срок более 5 дней; Исключение, сотрудники, работающие по совместительству, если у них уже есть трудовая книжка у основного работодателя.

Когда и как заводится трудовая книжка?

Трудовая книжка заводится работодателем в день приёма на работу (ст. 66 ТК РФ). Если работник ранее не имел трудовой книжки, работодатель обязан:

1. Закупить бланк трудовой книжки у уполномоченного изготовителя (с 2023 года — только компания «Гознак»)
2. Заполнить ьный лист (ФИО, дата рождения, образование, профессия)
3. Поставить печать организации (если она есть) и подпись ответственного лица
4. Внести запись о приёме на работу в раздел «Сведения о работе»

Важно: Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами: день и месяц, двузначными, год, четырёхзначными. Например: .

Как правильно заполнять трудовую книжку?

Общие требования к заполнению

• Записи вносятся только чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, устойчивыми к свету и влаге (не гелевые ручки, не карандаш)
• Использование корректора, закрашивания, перечёркивания — запрещено
• Записи делаются чётко, разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых: ОАО, ООО, ИП и т.д.)
• Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется)

Порядок внесения записей

Записи вносятся в следующих случаях:

1. Приём на работу — указывается наименование организации, должность, дата приёма, основание (приказ, договор)
2. Перевод на другую работу — указывается новая должность, подразделение, дата перевода, основание (приказ)
3. Назначение на должность — например, «назначен на должность главного бухгалтера»
4. Награждение — если предусмотрено внутренними локальными актами (например, «награждён благодарностью»)
5. Увольнение — указывается основание (п. 1, 2, 3, 5, 7 и т.д. ст. 77 ТК РФ), дата увольнения, номер и дата приказа

Пример записи при увольнении:

«Уволен по собственному желанию, п; 3 ст. 77 ТК РФ. Приказ № 45 от »

Ошибки и исправления

Если допущена ошибка в записи, её необходимо исправить следующим образом:

1. Неверная запись зачёркивается одной линией (чтобы текст был читаем)
2. Над ней делается правильная запись
3. Справа указывается: «Исправлено»
4. Ставится дата исправления
5. Подпись и печать ответственного лица

Запрещается: стирать, закрашивать, использовать корректор, вносить исправления карандашом или цветными чернилами.

Хранение трудовых книжек

Ответственность за хранение трудовых книжек возлагается на работодателя. Порядок хранения:

• Трудовые книжки хранятся в специальном сейфе или металлическом шкафу с замком
• Доступ к ним имеют только уполномоченные лица (кадровый работник, бухгалтер)
• При увольнении работника трудовая книжка выдаётся ему в день увольнения под роспись
• Если работник не явился за книжкой — работодатель направляет ему уведомление о необходимости получения
• При утрате книжки работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней по письменному заявлению работника

Важно: После увольнения трудовая книжка хранится в архиве организации в течение 75 лет (согласно Перечню типовых архивных документов).

Учёт трудовых книжек

Работодатель обязан вести учёт трудовых книжек в двух регистрах:

1. Книга приёма трудовых книжек — фиксирует поступление новых книжек (с указанием серии, номера, даты, ФИО работника)
2. Книга расхода трудовых книжек — фиксирует выдачу книжек (с указанием даты, ФИО, основания — приём/увольнение)

Каждый месяц, до 5-го числа, ответственное лицо обязано представлять в бухгалтерию отчёт о наличии и движении бланков трудовых книжек.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года работники могут выбрать формат ведения трудовой книжки:

• Бумажная — по умолчанию, если работник не подал заявление
• Электронная — по заявлению работника

При выборе ЭТК:

• Работодатель передаёт сведения в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через систему «СЗВ-ТД»
• Работник может получить доступ к своим данным через портал «Госуслуги» или личный кабинет ПФР
• Бумажная книжка остаётся у работника, но новые записи в неё не вносятся
• При переходе на ЭТК работодатель обязан выдать работнику копию всех записей на бумажном носителе

Важно: С 1 января 2026 года все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде для новых сотрудников, если они не заявили о желании сохранить бумажную книжку.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил ведения трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей
• Для ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей
• Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей

Повторное нарушение, штрафы увеличиваются в 2–3 раза. Также возможна приостановка деятельности организации на срок до 90 суток.

Частые ошибки и рекомендации

Вот типичные ошибки, которые допускают кадровики:

1. Запись даты в формате «15 марта 2025» — недопустимо, только цифры
2. Использование гелевой ручки — чернила могут размазаться
3. Отсутствие подписи или печати при внесении записи
4. Не внесение записи о переводе или повышении
5. Задержка выдачи книжки при увольнении — нарушение ТК РФ
6. Не ведение книг приёма и расхода

Рекомендации:

• Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек (должностная инструкция обязательна)
• Проводите регулярные инструктажи для кадровых работников
• Используйте шаблоны записей, утверждённые Минтрудом
• Следите за обновлениями в законодательстве, изменения вносятся ежегодно

Ведение трудовых книжек, это не просто формальность, а важнейшая часть кадрового учёта, влияющая на права работников на пенсию, компенсации, отпуска и другие социальные гарантии. Несоблюдение правил ведения может привести к серьёзным последствиям как для работника, так и для работодателя.

С 2026 года в России активно развивается система электронных трудовых книжек. Работодателям необходимо:

• Оформить все необходимые документы для передачи данных в ПФР
• Обеспечить доступ сотрудников к личным кабинетам на Госуслугах
• Сохранять бумажные книжки в архиве в течение 75 лет
• Проводить регулярный аудит правильности заполнения

Соблюдение всех требований Инструкции о порядке ведения трудовых книжек — залог законности, прозрачности и доверия между работодателем и сотрудником.

В