Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую историю работника. В течение рабочего пути в ней могут возникать ситуации‚ требующие внесения исправлений или дополнений: изменение фамилии‚ исправление даты рождения‚ корректировка сведений о работе‚ награждениях и т.д. В статье подробно рассмотрим‚ какие правила действуют на 2026 год‚ кто имеет право вносить изменения и как правильно оформить каждую запись.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок ведения и исправления трудовых книжек:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66.1 и др.).
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек» (действует с ).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (п. 2.3‚ п. 7 Порядка ведения трудовых книжек).
• Локальные нормативные акты работодателя (приказ‚ регламент кадровой службы).

Кто может вносить изменения?

Согласно пункту 30 Правил‚ исправления вносятся тем лицом‚ которое сделало первоначальную запись‚ а также уполномоченными представителями работодателя:

1. Текущий работодатель – вносит изменения в разделы «Сведения о работе»‚ «Сведения о награждении»‚ а также в ьный лист‚ если ошибка допущена им.
2. Работодатель‚ где была сделана неправильная запись – исправляет ошибку в ьном листе‚ если запись относится к данным о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ образование и т.п.).
3. Уполномоченное лицо (начальник отдела кадров‚ главный бухгалтер) – подписывает и ставит печать организации.

Какие сведения могут быть изменены?

Разделим изменения на два типа:

Изменения в ьном листе (данные о работнике)

К ним относятся:

• Фамилия‚ имя‚ отчество.
• Дата рождения.
• Образование‚ профессия‚ специальность.
• Сведения о переименовании организации‑работодателя.

Эти данные не относятся к сведениям о работе и регулируются пунктом 30 Правил.

Изменения в разделе «Сведения о работе»

Включают:

• Записи о приёме‚ переводе‚ перемещении‚ увольнении.
• Сведения о совместительстве.
• Изменения должности‚ разряда‚ квалификации.
• Записи о награждениях (поощрениях) – в отдельный раздел «Сведения о награждении».

Порядок внесения исправлений

Общий алгоритм

1. Определить место ошибки. Установите номер строки (в графе 1) и раздел‚ где допущена неточность.
2. Подготовить документ‑основание. Это может быть приказ‚ справка‚ решение суда‚ акт о переименовании организации‚ свидетельство о браке и т.д.
3. Сделать запись об исправлении. На внутренней стороне обложки (или в свободном месте рядом с ошибкой) укажите:
   • Номер строки‚ где была ошибка.
   • Точное содержание исправления (что должно быть записано).
   • Ссылка на документ‑основание (№‚ дата).
   • Подпись уполномоченного лица и печать организации.
4. Внести корректную запись. После исправления в том же месте (или в следующей строке‚ если запись уже была сделана) вносится правильная информация‚ соблюдая форму‚ установленную приказом № 320н.
5. Сохранить оригинал. Не стирайте‚ не вычеркивайте старую запись‚ а только перечеркивайте её линией и ставьте подпись «Исправлено».

Пример исправления ФИО

Допустим‚ в ьном листе указана «Иванов Иван Иванович»‚ а после регистрации брака фамилия изменилась на «Петров». Оформление будет выглядеть так:

 Стр. 1‚ графа 1: Иванов Иван Иванович – исправлено (перечеркнуто) – Петров Иван Иванович.
 Основание: свидетельство о браке № 123 от .
 Подпись: ___________________ (уполномоченное лицо)
 Печать организации
 

Пример исправления записи о приёме на работу

Ошибка: в графе «Дата приема» указана ‚ а правильная дата – .

 Стр. 3‚ графа 1: – исправлено (перечеркнуто) – .
 Основание: приказ № 45 от «О приёме на работу».
 Подпись: ___________________ (начальник отдела кадров)
 Печать
 

Что НЕ подлежит исправлению?

Согласно пункту 30 Правил‚ в трудовой книжке не допускается вносить изменения в сведения о награждениях‚ если они уже оформлены‚ а также удалять записи о работе без надлежащего основания. В случае спорных вопросов необходимо обращаться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Если оригинал утерян‚ повреждён или полностью испорчен‚ работник имеет право получить дубликат. Порядок получения дубликата:

1. Подать заявление в отдел кадров текущего работодателя.
2. Предоставить документ‚ подтверждающий утрату (акт утраты‚ справка из полиции).
3. Работодатель оформляет дубликат в соответствии с приказом Минтруда № 320н.
4. Работник получает дубликат‚ а оригинал (если найден) передаётся в архив.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли самостоятельно исправить ошибку в трудовой книжке?

Нет. Любое исправление должно быть выполнено уполномоченным представителем работодателя и заверено подписью и печатью организации.

Как исправить ошибку‚ допущенную прежним работодателем?

Текущий работодатель вносит исправление‚ ссылаясь на документ‑основание‚ выданный прежним работодателем (например‚ приказ о приёме‚ справка об изменении ФИО). При этом в ьном листе указывается ссылка на документ прежнего работодателя.

Нужно ли вносить исправления в электронную трудовую книжку (ЭТК)?

Да. Порядок аналогичен бумажному документу‚ но запись делается в системе «Госуслуги» через уполномоченное лицо работодателя.

Можно ли изменить запись о награждении?

Записи о награждении корректируются только в случае ошибки в самом документе‑основании (например‚ неверно указана дата награждения). В остальных случаях запись считается окончательной.

Внесение изменений в трудовую книжку – процесс‚ строго регламентированный законодательством. Ключевые моменты:

• Только уполномоченный представитель работодателя имеет право вносить исправления.
• Все изменения должны быть подтверждены документом‑основанием.
• Запись делается в соответствии с формой‚ установленной приказом Минтруда № 320н (перечёркивание‚ подпись‚ печать).
• Не допускается удалять или изменять записи о награждениях без законных оснований.

Соблюдая эти правила‚ вы обеспечите юридическую чистоту трудовой истории и избежите возможных споров с контролирующими органами.

Полезные ссылки

• Приказ Минтруда № 320н от
• Госуслуги – электронная трудовая книжка
• Трудовой кодекс РФ

Если у вас остались вопросы‚ обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или к квалифицированному юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве.