Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника․ Правильность и своевременность её оформления критически важны как для сотрудника, так и для работодателя․ В статье подробно разберем, вносится ли запись в трудовую книжку о различных кадровых событиях, на каком основании, в какие сроки и как правильно․
Общее правило: запись вносится всегда
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66, 69) и Порядку ведения трудовых книжек (Постановление Правительства № 320н), работодатель обязан вносить в трудовую книжку сведения о каждом работнике․ Исключения составляют лишь работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (например, работа по договору гражданско-правового характера)․
Ключевой принцип: Любая запись вносится исключительно на основании приказа (распоряжения) работодателя или иного решения, предусмотренного законом (например, решения суда)․ Без такого документа вносить данные незаконно․
Какие сведения вносятся в трудовую книжку?
В книжку фиксируются следующие данные:
- О приеме на работу: дата, наименование должности, структурное подразделение․
- О переводе на другую постоянную работу: как внутри организации, так и в другую организацию (при переводе с сохранением прежнего работодателя)․
- Об увольнении: дата и точная формулировка основания прекращения трудового договора (например, «по соглашению сторон», «в связи с истечением срока трудового договора», «по инициативе работника» и т․д․)․
- О квалификации: присвоение разряда, класса, категории․
- О награждениях: поощрения, награды, звания․
- Об изменении условий трудового договора (если это влечет изменение записи о должности)․
Сроки внесения записей: главные правила
Сроки жестко регламентированы п․ 9 Порядка № 320н:
- Запись об увольнении: вносится в день увольнения (дата в записи и дата подписания приказа об увольнении должны совпадать)․
- Все остальные записи (прием, перевод, квалификация, награждение): вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня издания соответствующего приказа (распоряжения)․
- Важный нюанс: Срок исчисляется с момента, когда приказ (распоряжение) вступил в силу, а не с даты его подписания․
Основание для внесения: приказ или распоряжение
Без документа от работодателя запись не имеет юридической силы․ Приказ должен содержать:
- Дату и номер․
- ФИО сотрудника․
- Конкретное решение (принять на работу, перевести, уволить и т․д․)․
- Основание (если требуется по закону)․
- Дату вступления решения в силу․
Запись в книжке должна дословно соответствовать тексту приказа․ Нельзя менять формулировки, сокращать или дополнять их по своему усмотрению․
Особенности для старых трудовых книжек (до )
Если книжка была выдана до 2004 года:
- Записи продолжают вносится в ту же самую книжку, если в ней есть свободные строки в разделе «Сведения о работе»․
- Когда свободные места закончатся, необходимо оформить вкладыш на современном бланке (форма Т-2)․
- Все дальнейшие записи (после заполнения старой книжки) вносятся уже во вкладыш․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для большинства работодателей․ В этом случае:
- Сведения о приеме, переводе, увольнении и т․д․ вносятся в электронный журнал․
- Информация автоматически передается в Социальный фонд России (СФР) на следующий рабочий день после издания приказа․
- Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент через портал Госуслуг․
- При увольнении работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в бумажном виде (если она у него была) или выписку из ЭТК, если книжка была только электронной․
Ознакомление работника с записью
Каждую внесенную запись (за исключением, например, записей о награждениях, которые могут вноситься без обязательного ознакомления) работодатель обязан предложить работнику ознакомиться под роспись․ Это подтверждается подписью сотрудника на соответствующей странице книжки или в приказе․ Если работник отказывается ставить подпись, об этом составляется акт․
Что делать, если запись внесена неправильно или не вовремя?
Для работника:
- Если запись не соответствует тексту приказа или ТК РФ (например, указано неверное основание увольнения), вы имеете право потребовать от работодателя её исправления․
- Если запись не внесена в установленный срок, вы можете обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд․
- При увольнении запись должна быть внесена в день увольнения․ Если этого не сделали, вы можете требовать восстановления на работе (если увольнение было незаконным) или компенсации за задержку․
Для работодателя:
- Несвоевременное или некорректное оформление влечет административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штрафы)․
- Неправильная запись об увольнении может стать основанием для признания увольнения незаконным и обязательного восстановления работника с выплатой среднего заработка за вынужденный прогул․
Краткий чек-лист для работодателя
- Издайте приказ (распоряжение) по каждому кадровому событию․
- Внесите запись в трудовую книжку (или ЭТК) в установленные сроки: для увольнения, в день, для остальных — в течение 5 рабочих дней․
- Сверьте текст записи с текстом приказа — они должны быть идентичны․
- Ознакомьте работника с записью под роспись (если это требуется)․
- При увольнении выдайте книжку (или выписку из ЭТК) в день увольнения․
Ответ на вопрос «Вносится ли запись в трудовую книжку о том?» — однозначно да․ Любое существенное изменение в трудовых отношениях (прием, перевод, увольнение, награждение) должно быть отражено в этом документе․ Соблюдение сроков, точность формулировок и наличие правового основания (приказа) — обязательные условия для законного оформления․ И работнику, и работодателю важно помнить: трудовая книжка — это не формальность, а юридически значимый документ, от которого зависят пенсионные права, получение кредитов и многие другие жизненные обстоятельства․