Трудовая книжка — это главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на глобальную цифровизацию и переход на электронные форматы, вопросы выдачи трудовой книжки остаются одними из самых острых как для сотрудников, так и для работодателей. В этой статье мы подробно разберем, что говорит Трудовой кодекс (ТК РФ) о выдаче этого документа, как действовать в эпоху электронных трудовых книжек (ЭТК) и какую ответственность несет работодатель за задержку.
Электронная трудовая книжка: новые реалии
С 2021 года в России произошел масштабный переход на электронные трудовые книжки. Теперь при приеме на работу специалисты по кадрам формируют сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передают их в Социальный фонд России (СФР).
Важно: Переход на ЭТК не означает полную отмену бумажного варианта. В некоторых ситуациях вести бумажную трудовую книжку необходимо:
- Если работник до конца 2020 года подал работодателю письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.
- Если работник впервые устроился на работу после 31 декабря 2020 года, ему оформляется только ЭТК. Однако по его просьбе работодатель может завести и бумажную трудовую книжку.
Таким образом, бумажная трудовая книжка все еще остается в обороте, и правила ее выдачи строго регламентированы законодательством.
Основные правила выдачи трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка является документом строгой отчетности. Работодатель несет за нее полную ответственность весь период трудовых отношений.
Выдача при увольнении
Самый частый вопрос возникает при увольнении сотрудника. Согласно части 4 статьи 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора (в день увольнения). В этот же день в документ вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью, пункт и часть ТК РФ.
Работник должен расписаться в самой трудовой книжке, в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
Выдача по заявлению работника в период работы
Многие ошибочно полагают, что получить трудовую книжку на руки можно только при увольнении. Однако статья 62 ТК РФ устанавливает, что работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и в период работы. Это делается в следующих случаях:
- Для предоставления сведений о трудовой деятельности — по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему оригинал трудовой книжки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
- Для оформления пенсии, работник имеет право забрать оригинал для предоставления в Социальный фонд.
Обратите внимание: При выдаче трудовой книжки по заявлению (в период работы) работник обязан вернуть ее работодателю также в течение трех рабочих дней после возвращения оригинала из органа, куда он ее предоставлял.
Особые случаи: иностранные граждане
В практике кадровиков часто встречаются ситуации с иностранными работниками. Например, в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан, а бумажной трудовой книжки у него нет. Как быть?
Если иностранный гражданин впервые устраивается на работу в РФ, работодатель не обязан оформлять ему бумажную трудовую книжку образца 2004 года. С 2021 года на таких работников заводится только электронная трудовая книжка. Если же у иностранного сотрудника есть бумажная трудовая книжка советского или российского образца, работодатель продолжает вести ее на общих основаниях.
Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки
Невыдача трудовой книжки в день увольнения — серьезное нарушение трудового законодательства. Если работодатель задержал документ, он несет материальную ответственность.
Согласно статье 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок в результате незаконного лишения его возможности трудиться. Это означает, что за каждый день задержки выдачи трудовой книжки работодатель должен выплатить бывшему сотруднику средний заработок.
Судебная практика подтверждает это: граждане регулярно обращаются в суд с исками о взыскании неполученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки, и суды встают на сторону работников. Дни задержки рассчитываются с даты увольнения до даты фактической выдачи документа.
Как работодателю защитить себя?
Иногда работник сам уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае, чтобы избежать ответственности, работодатель должен:
- В день увольнения направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
- Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
Выдача электронной трудовой книжки
В связи с внедрением информационных технологий и дополнением Трудового кодекса новыми статьями, процесс получения сведений о стаже упростился. Если работник перешел на ЭТК, при увольнении ему выдается не бумажная книжка, а сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Этот документ может быть:
- Выдан на бумажном носителе под подпись работника.
- Направлен в электронном виде, если это предусмотрено локальными нормативными актами работодателя и есть усиленная квалифицированная электронная подпись.
Также работник в любой момент может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или МФЦ.
Трудовой кодекс четко регламентирует порядок выдачи трудовой книжки. Главное правило для работодателей, выдавать документ строго в день увольнения или в течение трех дней по заявлению работника. Задержка грозит судебными исками и финансовыми потерями в виде компенсации неполученного заработка. А для работников важно знать свои права: вы имеете право на получение оригинала документа не только при увольнении, но и для решения важных жизненных вопросов, таких как оформление пенсии или получение социальных льгот.