Вопросы, связанные с хранением, выдачей и так называемым «изъятием» (возвратом) трудовой книжки, являются одними из самых критичных в кадровом делопроизводстве․ Ошибки в этой сфере могут привести к серьезным финансовым потерям для работодателя и проблемам с трудоустройством для сотрудника․ В данной статье мы подробно разберем, когда трудовая книжка может быть выдана на руки, как правильно оформить ее возврат и что делать, если работник отказывается забирать документ при увольнении․
Может ли сотрудник забрать трудовую книжку во время работы?
По общему правилу, установленному Трудовым кодексом РФ, оригинал бумажной трудовой книжки должен храниться у работодателя по месту основной работы сотрудника․ Однако законодательство предусматривает исключительные случаи, когда сотрудник может временно изъять (забрать) оригинал документа на руки․
Основные ситуации для выдачи оригинала:
- Необходимость оформления пенсии в органах Пенсионного фонда (СФР)․
- Получение визы в консульстве иностранного государства․
- Другие случаи, предусмотренные законодательством или внутренними актами․
Важно помнить: выдача производится только по письменному заявлению работника․ В заявлении должна быть указана причина и срок, на который необходим документ․
Порядок возврата (изъятия у сотрудника) трудовой книжки
После того как сотрудник выполнил свои задачи с документом, он обязан вернуть его работодателю․ Согласно ст․ 62 ТК РФ, работник должен вернуть трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня ее получения в органе социального страхования (если выдача была связана с пенсией) или в срок, указанный в заявлении․
Факт возврата фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек․ Сотрудник ставит свою подпись в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки», что фактически означает подтверждение ее возврата работодателю после временного использования․
Выдача трудовой книжки при увольнении
Самый распространенный случай окончательного изъятия документа из архива организации — это увольнение сотрудника․ Согласно ст․ 84․1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора (последний рабочий день)․
В этот же день производятся все необходимые выплаты․ Запись об увольнении в трудовой книжке заверяется подписью работодателя и подписью самого работника․
Что делать, если в день увольнения выдача невозможна?
Ситуации, когда сотрудник отсутствует в день увольнения (больничный, прогул) или отказывается получать документ на руки, требуют от работодателя четких действий для минимизации рисков:
- Составление уведомления․ Необходимо направить работнику уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой․ Закон не устанавливает строгой формы, поэтому уведомление составляется в произвольной форме․
- Фиксация отказа․ Если сотрудник присутствует, но отказывается забирать документ, составляется Акт об отказе от получения трудовой книжки․ Акт подписывается работодателем и свидетелями (коллегами)․
- Отправка почтой․ Трудовую книжку можно отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении, но только при наличии письменного согласия работника․
Ответственность работодателя за задержку выдачи
Невыдача трудовой книжки в срок — это серьезное нарушение․ Если задержка произошла по вине работодателя (например, документ не был подготовлен, внесена неверная запись или сотрудник не был уведомлен), наступают следующие последствия:
- Материальная ответственность․ Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки․ Это связано с тем, что без трудовой книжки гражданин не может устроиться на новую работу․
- Изменение даты увольнения․ В спорных ситуациях днем увольнения может быть признан день фактической выдачи трудовой книжки, а не дата, указанная в приказе․
- Административные штрафы․ Нарушение порядка ведения и выдачи трудовых книжек может повлечь штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ․
Архивное хранение невостребованных книжек
Если сотрудник так и не забрал свою трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан хранить ее в архиве организации․ Сроки хранения зависят от даты увольнения:
- Для сотрудников, уволенных до 1 января 2003 года, срок хранения составляет 75 лет․
- Для сотрудников, уволенных после 1 января 2003 года, срок хранения составляет 50 лет (согласно ФЗ № 125-ФЗ)․
При хранении оригиналы трудовых книжек вкладываются в конверты․ Прошиваются именно конверты․ В заверяющей надписи указывается количество конвертов и общее число страниц․ Любое дополнение или изъятие документов из архива (например, при обращении бывшего сотрудника) оформляется актом, на основании которого вносится запись в заверитель․
Особые случаи: смерть работника и переход на ЭТК
Смерть работника: Трудовая книжка выдается близким родственникам умершего․ Для этого родственник должен подать письменное заявление и предоставить документы, подтверждающие родство․ Факт выдачи также фиксируется в Книге учета․
Переход на электронную трудовую: Если в период работы сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), бумажный вариант выдается ему на руки с соответствующей записью․ С этого момента обязанность по хранению бумажного оригинала у работодателя прекращается․
Правильное оформление выдачи и возврата (изъятия) трудовой книжки — залог отсутствия проблем с трудовой инспекцией и судами․ Работодателю важно строго соблюдать сроки (день увольнения или 3 дня при временной выдаче), фиксировать все действия актами и уведомлениями, а также обеспечивать надлежащее архивное хранение невостребованных документов․
Помните: трудовая книжка — это документ строгой отчетности, и любые операции с ней должны быть документально подтверждены․