Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её выдача и хранение строго регламентированы Трудовым кодексом РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными Постановлением Правительства РФ № 225 от . В этой статье мы подробно разберём, кому именно может быть выдана трудовая книжка, как в обычных случаях, так и в особых ситуациях.

Кому выдаётся трудовая книжка при увольнении?

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, в день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку непосредственно работнику. Это — основное и первоочередное правило.

• Работник лично — главный получатель. Только он имеет право на получение своей трудовой книжки при увольнении;
• Запись об увольнении заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется).
• Работник также должен расписаться в получении трудовой книжки — это подтверждение её передачи.

Можно ли выдать трудовую книжку представителю работника?

Да, но только при наличии надлежаще оформленной доверенности.

Согласно разъяснениям Роструда (от ), работодатель может выдать трудовую книжку третьему лицу, если:

• Работник заранее уведомил работодателя о том, что не сможет получить документ лично (например, из-за болезни, командировки, нахождения в другом городе и т.п.).
• Представитель предъявил нотариально заверенную доверенность, в которой чётко указано право на получение трудовой книжки.
• В доверенности должны быть указаны: ФИО представителя, ФИО работника, реквизиты трудовой книжки (серия, номер), а также конкретный полномочия — «получить трудовую книжку».

Важно! Простая письменная доверенность или устное поручение не являются основанием для выдачи трудовой книжки третьему лицу. Только нотариус может удостоверить такой документ.

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения?

Если работник отсутствует в день увольнения (например, болеет, уехал, отказывается забрать документ), работодатель обязан:

1. Направить письменное уведомление — заказным письмом с уведомлением о вручении — с требованием явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку по почте.
2. Предложить отправку по почте, если работник согласен, трудовая книжка отправляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
3. Сохранить трудовую книжку — до момента получения работником. Хранить её нужно в специально отведённом месте (например, в сейфе или в кадровом архиве).

Если работник не отвечает на уведомления в течение нескольких месяцев, работодатель может передать трудовую книжку в архив организации, но ответственность за её хранение остаётся на работодателе до момента фактической передачи работнику.

Кому отдать трудовую книжку, если работник умер?

В случае смерти работника на рабочем месте или после увольнения, трудовая книжка выдаётся членам его семьи или наследникам по закону.

Согласно статье 83 ТК РФ и разъяснениям прокуратуры, трудовая книжка может быть выдана:

• Супругу (супруге) — при наличии свидетельства о браке;
• Родителям — если умерший не был женат/замужем и не имел детей;
• Детям, несовершеннолетним или совершеннолетним, если они являются наследниками;
• Иным наследникам — при наличии свидетельства о праве на наследство (выданного нотариусом).

Важно! Работодатель не имеет права выдавать трудовую книжку просто по просьбе родственников. Требуется:

• Письменное заявление от наследника;
• Копия свидетельства о смерти;
• Документ, подтверждающий родство или право на наследство (свидетельство о наследовании, решение суда и т.п.).

Можно ли выдать трудовую книжку в период работы?

Да, но только по письменному заявлению работника и в исключительных случаях.

Согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель может выдать трудовую книжку работнику в период трудовых отношений для:

• Предоставления в органы социальной защиты (для получения пособий, льгот);
• Предоставления в банк (для оформления кредита);
• Предоставления в органы МВД, ФМС, суда и т.п.

При этом:

• Работник должен написать заявление с указанием причины и срока выдачи;
• Работодатель выдаёт книжку под расписку с указанием срока возврата;
• Срок хранения у работника — не более 1 месяца (по согласованию);
• Работодатель обязан сделать копию трудовой книжки для внутреннего архива.

Электронная трудовая книжка: что с бумажной?

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Работник может выбрать:

• Оставить бумажную трудовую книжку, и дальше работать с ней;
• Перейти на электронную, тогда бумажная книжка остаётся у работника, но новые записи вносятся только в электронный формат.

Важно: Если работник выбрал ЭТК, работодатель не обязан передавать ему бумажную книжку при увольнении — если он не подал заявление о желании получить её. Однако, если работник ранее имел бумажную книжку, он имеет право запросить её на руки — и работодатель обязан выдать.

Бумажная трудовая книжка в 2026 году остаёться действительной документом. Её нельзя уничтожать — она хранится у работника до конца жизни и может потребоваться для подтверждения стажа до 2020 года.

Кому НЕЛЬЗЯ выдавать трудовую книжку?

Закон строго запрещает передавать трудовую книжку:

• Работодателю — даже если работник увольняется и сразу устраивается на новое место.
• Коллегам или друзьям без доверенности.
• Организациям (например, банкам, МФО) — только копии, но не оригинал.
• Несовершеннолетним, если они не являются наследниками и не имеют нотариально заверенной доверенности.

Чтобы избежать нарушений и ответственности, работодателю следует помнить:

1. Трудовая книжка — личный документ работника. Выдавать её можно только работнику или его законному представителю.
2. Доверенность — только нотариальная. Устные поручения и простые письменные заявления не действительны.
3. При смерти работника — только наследники с документами. Не выдавайте книжку по просьбе родственников без подтверждения права на наследство.
4. При отказе от получения — уведомляйте письменно. Это защитит вас от претензий в будущем.
5. Электронная книжка не отменяет бумажную. Если работник её имел — он имеет право на получение.

Соблюдение этих правил — не только требование закона, но и залог доверия между работодателем и сотрудником. Нарушение порядка выдачи трудовой книжки может повлечь штрафы от Роструда и даже судебные иски.

Всегда действуйте в рамках закона — и ваша организация будет надёжной и уважаемой.