Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его должности, переводы и увольнения. От правильности и точности записей в ней зависит размер пенсии, возможность получения пособий, трудоустройство в будущем и даже юридическая защита работника. С 1 сентября 2025 года вступили в силу новые уточнения к Порядку ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 320н), которые необходимо строго соблюдать.

Когда и на основании чего вносится запись?

Запись в трудовую книжку не может быть сделана без официального приказа работодателя. Это фундаментальное правило. Даже если сотрудник уволился по собственному желанию, запись вносится только после издания приказа об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а).

Срок внесения записи: не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа (п. 9 Порядка № 320н).
Ответственность: за ошибки, пропуски или несвоевременное внесение записей несёт ответственность работодатель (вплоть до штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ).

Какие записи вносятся в трудовую книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ и Приказу № 320н, в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

Прием на работу (первичная запись).
Перевод на другую постоянную работу (внутренний или внешний).
Увольнение с указанием основания.
Награждения за успехи в работе (премии, почетные грамоты, благодарности и т.д.).
Изменение ФИО работника (в связи с браком, сменой имени и т.п.).
Исправления ошибок (при наличии подтверждающих документов).

Важно: записи о временных поручениях, командировках, повышении квалификации, премиях за производственные результаты — не вносятся в трудовую книжку, если они не связаны с изменением должности или статуса.

Правила оформления записей: пошаговая инструкция

Прием на работу

Формулировка:

Принят на работу в качестве [должность] в [название подразделения] по [дата].

Пример:

Запись: Принят на работу в качестве бухгалтера по кадрам в отдел кадров 15 марта 2026 года.

Обязательные элементы:

Полное наименование должности (как в штатном расписании).
Название подразделения (если есть).
Дата приема — дата начала работы, а не дата подписания приказа.

Перевод на другую постоянную работу

Формулировка:

Переведен на работу [новая должность] в [новое подразделение] с [дата] по [основание: письменное согласие работника].

Пример:

Запись: Переведен на работу ведущего специалиста по кадрам в отдел кадров с 10 апреля 2026 года по письменному согласию работника.

Важно: перевод на другую постоянную работу, это смена должности, структурного подразделения или места работы. Если сотрудник просто получил дополнительные обязанности — запись не делается.

Увольнение

Здесь критически важно точное соответствие формулировкам Трудового кодекса РФ. Ни в коем случае нельзя использовать разговорные или сокращённые формулировки.

Таблица: правильные формулировки увольнений по ТК РФ

Основание увольнения (статья ТК РФ)	Правильная формулировка записи
Ст. 77, п. 3	Уволен по собственному желанию
Ст. 77, п. 1	Уволен по соглашению сторон
Ст. 81, п. 2	Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин
Ст. 83, п. 5	Уволен в связи с ликвидацией организации
Ст. 83, п. 7	Уволен в связи с отказом от перевода на другую работу в связи с изменением условий трудового договора

Запрещено:

«Уволен по инициативе работника» — неверно, правильно: «по собственному желанию».
«Уволен за прогул» — слишком кратко, нужно: «за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей».
«Уволен по сокращению» — неполная формулировка, правильно: «в связи с сокращением численности или штата».

Награждения

В раздел «Сведения о награждении» вносятся только те поощрения, которые предусмотрены внутренними локальными актами организации и носят официальный характер.

Примеры вносимых награждений:

Почетная грамота от организации
Благодарность от генерального директора
Звание «Лучший сотрудник года»
Нагрудный знак или значок

Не вносятся:

Материальные премии (даже если они крупные)
Бонусы за выполнение плана
Подарки

Формулировка:

Запись: Награжден почетной грамотой за высокие результаты работы в 2025 году.

Смена фамилии, имени, отчества

Запись вносится на основании документа, подтверждающего смену ФИО (свидетельство о браке, решение суда и т.д.).

Формулировка:

Запись: В связи с переменой фамилии (на основании свидетельства о заключении брака № 123 от ) фамилия изменена с [старая] на [новая].

После этого вносится новая запись о работе с новыми ФИО, а старая запись не зачеркивается — она сохраняется как часть истории.

Как исправлять ошибки?

Если запись сделана с ошибкой — зачеркивать, исправлять, вычеркивать или использовать корректор нельзя! Это нарушение Порядка № 320н и может привести к признанию трудовой книжки недействительной.

Правильный порядок исправления:

Вносится новая запись: «Запись о [что было] от [дата] признана недействительной».
Ниже — правильная запись с указанием даты и основания.
Новая запись нумеруется по порядку, а не заменяет старую.

Пример исправления:

Недействительная запись: Принят на работу в качестве бухгалтера

Исправление: Запись о приеме на работу в качестве бухгалтера от признана недействительной. Принят на работу в качестве главного бухгалтера .

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что нужно знать?

С 2020 года работники могут выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку. Если работник выбрал ЭТК, записи в бумажную книжку не вносятся, кроме случаев:

Работник до 2020 года имел бумажную книжку, в неё вносятся записи до .
Если работник подал заявление о возврате к бумажной книжке, новые записи вносятся только в неё.
Если работник не выбрал формат — работодатель ведёт бумажную книжку.

Все записи в ЭТК автоматически передаются в Пенсионный фонд РФ через СЗВ-ТД. Работодатель обязан подавать сведения о каждом изменении в течение 1 рабочего дня после издания приказа.

Что делать, если организация ликвидирована?

Если организация прекратила деятельность, а в трудовой книжке есть ошибки — работник может обратиться в:

Государственный архив (по месту нахождения ликвидированной организации)
Территориальный орган Пенсионного фонда РФ
Росударственную инспекцию труда

Архивы обязаны выдать копии документов, подтверждающих трудовую деятельность, и помочь в восстановлении записей.

Особые случаи: иностранные граждане

Если работник — гражданин Республики Узбекистан (или другого государства) и у него нет трудовой книжки — работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку в течение 5 дней с даты заключения трудового договора.

Записи вносятся на русском языке, в соответствии с российским законодательством. Документы на иностранном языке должны быть переведены и нотариально заверены.

Последствия ошибок в трудовой книжке

Одна неверная запись может привести к:

Снижению размера пенсии (если стаж не учтён)
Отказу в трудоустройстве
Спорам с Пенсионным фондом
Штрафам для работодателя до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)

Важно! Работник имеет право требовать исправления ошибок в трудовой книжке в любое время, даже после увольнения. Работодатель обязан это сделать в течение 10 рабочих дней.

Чтобы избежать проблем, запомните 5 золотых правил:

Никаких записей без приказа.
Точная формулировка по ТК РФ — без сокращений и разговорных слов.
Никаких исправлений карандашом, корректором или зачёркиванием.
Записи вносятся в хронологическом порядке, без пропусков.
ЭТК — не отменяет ответственность, а усиливает её: все записи автоматически передаются в ПФР.

Правильное ведение трудовой книжки, это не бюрократия, а защита прав работника и репутации работодателя. Отнеситесь к этому с максимальной ответственностью.

Совет: регулярно проходите обучение по Приказу № 320н. Обновлённые образцы записей и шаблоны можно найти на официальном сайте Минтруда России: trud.gov.ru.