Трудовая книжка остается одним из главных документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь гражданина Российской Федерации. Несмотря на активный переход к цифровым форматам, понимание того, какие именно сведения вносятся в этот документ и как они фиксируются, критически важно как для работников, так и для работодателей. В данной статье мы подробно разберем актуальные правила ведения записей, особенности электронных трудовых книжек (ЭТК) и исторический контекст этого документа.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, именно в нее вносятся сведения о:

• Работнике (ФИО, дата рождения, образование);
• Выполняемой работе;
• Переводах на другую постоянную работу;
• Увольнении работника;
• Основаниях прекращения трудового договора;
• Награждениях за успехи в работе.

История этого документа уходит корнями еще в сентябрь 1781 года, когда первые прототипы появились во Франции. Тогда они служили для регулирования движения рабочей силы и содержали данные о долгах работника перед мастерскими. В современной России трудовая книжка выполняет функцию гарантии социальных прав, позволяя подтверждать стаж для назначения пенсии и различных льгот.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность

С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, запустивший процесс перехода на электронные трудовые книжки. По состоянию на май 2026 года, система ЭТК полностью интегрирована в работу Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР, ныне часть Социального фонда России).

Как это работает?

Все основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в базу данных ПФР. Перечень сведений в электронной трудовой книжке аналогичен сведениям в бумажном аналоге:

1. Информация о работнике;
2. Даты приема, увольнения и перевода;
3. Место работы (наименование организации);
4. Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
5. Основание для внесения записи (приказ, распоряжение).

Важно: Работодатель обязан передавать все сведения о трудовой деятельности работника в ПФР, включая прием на работу, переводы, увольнения и другие изменения, в установленные законодательством сроки.

Правила заполнения сведений о работе

Заполнение трудовой книжки (как бумажной, так и формирование данных для электронной) требует строгого соблюдения инструкций. Особое внимание уделяется графе 3 раздела «Сведения о работе».

Особенности записей при выборе на должность

Если работник избирается на должность выборным органом, запись делается следующим образом:

• Сначала указывается полное наименование выборного органа, а также сокращенное наименование (при его наличии);
• Затем в графе 3 делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник;
• В графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

Стоит помнить, что в трудовую книжку вносятся сведения только об основной работе. Работа по совместительству вноситься по желанию работника, но правила формирования электронной базы данных также предусматривают учет таких сведений при их предоставлении работником.

Бумажная vs Электронная: текущий статус в 2026 году

На сегодняшний день сложилась ситуация двойного формата для многих граждан:

«У работника есть на руках бумажная трудовая книжка по старой деятельности, но она больше не ведется, а по всей текущей трудовой деятельности на него подаются сведения для ведения электронной трудовой книжки».

Это означает, что бумажный документ хранится у работника как архивный, подтверждающий стаж до момента перехода на ЭТК или до написания заявления о выборе формы ведения книжки. Все новые записи с 2020 года (для тех, кто выбрал ЭТК, или для впервые устраивающихся на работу) существуют исключительно в цифровом виде.

Как получить выписку?

Работник в любой момент может получить сведения из своей электронной трудовой книжки. Например, учебные заведения или работодатели предоставляют эти данные:

• На бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
• В форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Для этого необходимо подать соответствующее заявление работодателю или в органы Социального фонда.

Часто задаваемые вопросы

Ведется ли бумажная трудовая для новых сотрудников?
Нет, для работников, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2020 года, трудовая книжка на бумажном носителе не ведется. Сведения о их трудовой деятельности формируются только в электронном виде.

Кто хранит электронную трудовую?
Электронную трудовую книжку ведет и хранит в своей информационной системе Пенсионный фонд Российской Федерации (оператор базы данных). Работодатель лишь передает актуальные сведения.

Что делать, если обнаружена ошибка?
Неверная запись исправляется работодателем, допустившим ошибку, или новым работодателем на основании соответствующего приказа. В электронном виде процедура корректировки также регламентирована и требует подачи уточняющих отчетов в ПФР.

Сведения о работе в трудовой книжке, это фундамент социального обеспечения гражданина. Переход на электронные форматы (ЭТК) упростил процесс учета стажа, сделав данные более защищенными и доступными. Однако знание правил заполнения и хранения этих сведений, описанных в Трудовом кодексе и подзаконных актах, остаеться необходимым навыком для грамотного специалиста и ответственного работодателя.

Помните: своевременная проверка записей в трудовой книжке (будь то бумажный вариант или выписка из ЭТК) поможет избежать проблем при оформлении пенсии или подтверждении опыта работы в будущем.