Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Правильному ведению и заполнению этого документа кадровики и работодатели должны уделять особое внимание, поскольку ошибки в трудовой книжке могут привести к серьезным проблемам при назначении пенсии или подтверждении стажа.

В данной статье мы подробно разберем актуальные правила, нормативную базу и пошаговый алгоритм заполнения трудовых книжек.

Нормативная база: какими документами руководствоваться

Вопросы, связанные с порядком ведения, хранения и заполнения трудовых книжек, строго регламентированы законодательством. На сегодняшний день необходимо опиратся на следующие ключевые документы:

• Приказ Минтруда России от № 320н, утверждает актуальную форму трудовой книжки, а также новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (вступил в силу 1 сентября 2021 года, заменив собой ранее действовавшие Правила и Инструкцию).
• Постановление Правительства РФ от № 225 — регулирует правила изготовления бланков и обеспечения ими работодателей (действует в части, не противоречащей Приказу № 320н).
• Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК) — действует с 1 января 2020 года. Согласно ему, сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде и передаются в СФР (ранее ПФР).

Электронная или бумажная?

С 2020 года у работников появился выбор: вести только электронную трудовую книжку (ЭТК) или сохранить бумажную. Однако любой организации, нанимающей работников, по-прежнему необходимо вести трудовые книжки, либо в бумажном, либо в электронном виде, либо в обоих (если работник не подал заявление о переходе на ЭТК).

Если работник перешел на ЭТК, бумажная книжка выдается ему на руки с соответствующей записью. Если работник сохранил бумажный вариант, работодатель обязан продолжать вести его по всем правилам.

Общие требования к заполнению

При заполнении трудовой книжки (как бумажной, так и при формировании электронных данных) необходимо соблюдать следующие общие требования:

1. Записи производятся аккуратно, без помарок и сокращений.
2. Даты указываются арабскими цифрами в формате: число и месяц — двузначными, год, четырехзначными (например, ).
3. Все записи должны иметь свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.
4. Записи вносятся перьевой, капиллярной или гелевой ручкой, световодостойкими чернилами (черного, синего или фиолетового цвета).
5. Зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускаеться (изменения производятся путем признания записи недействительной и внесения новой).

Заполнение ьного листа

ьный лист — это лицо документа. На нем указываются сведения о работнике:

• Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений).
• Дата рождения (число, месяц, год).
• Сведения об образовании (среднее, высшее и т.д.), специальности и профессии.

На ьном листе обязательно проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки, а также подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать работодателя (при наличии).

Заполнение сведений о работе

Прием (назначение) на работу

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносится запись о приеме:

• Графа 1: порядковый номер записи.
• Графа 2: дата приема на работу.
• Графа 3: вносится запись о принятии в структурное подразделение с указанием должности, специальности, профессии с квалификацией.
• Графа 4: ссылка на приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу (дата и номер).

Перевод на другую работу

При переводе работника на другую постоянную работу в той же организации или при переводе к другому работодателю делается соответствующая запись. Если перевод осуществляется к другому работодателю, в графе 3 указывается, что работник уволен в порядке перевода, а у нового работодателя — что принят в порядке перевода.

Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

Запись об увольнении вносится в день прекращения трудового договора. При этом:

• Графа 2: указывается дата увольнения.
• Графа 3: указывается причина увольнения со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. Формулировка должна строго соответствовать формулировке закона.
• Графа 4: ссылка на приказ (распоряжение) об увольнении;

Особенности заполнения при переводе и переходе на выборную должность

Существуют особенности заполнения сведений об увольнении и приеме в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю или его переходом на выборную работу (должность). В таких случаях в трудовой книжке делаются взаимосвязанные записи: у прежнего работодателя фиксируется увольнение в связи с переводом, а у нового — прием в порядке перевода. Переход на выборную должность также отражается с обязательной ссылкой на решение избирательного органа.

Исправление ошибок и внесение изменений

Если в трудовую книжку внесена неверная или неточная запись, она исправляется по месту работы, где была внесена эта запись, либо новым работодателем на основании официального документа прежнего работодателя.

Изменение записей производится путем признания их недействительными. В разделе «Сведения о работе» после последней записи указывается следующий порядковый номер, дата, а в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого вносится правильная запись.

Учет и хранение трудовых книжек

Работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек. В организации должны вестись:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Бланки трудовых книжек хранятся как бланки строгой отчетности. При увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в день увольнения. В случае задержки выдачи работодатель обязан возместить работнику не полученный им за время задержки заработок.

Ведение трудовой книжки — ответственная задача, требующая внимательности и отличного знания актуального законодательства (в первую очередь — Приказа Минтруда № 320н). Помните, что даже незначительная, на первый взгляд, ошибка может создать для работника серьезные проблемы в будущем, поэтому всегда сверяйтесь с образцами и инструкциями, актуальными на текущий 2026 год.