Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её правильное ведение критически важно как для работодателя, так и для сотрудника, поскольку от точности записей зависят будущие пенсионные выплаты и иные социальные гарантии. В статье рассмотрим актуальные нормы и правила заполнения как бумажных, так и электронных трудовых книжек, действующие в 2026 году.
Нормативная база: на что ориентироваться
Основными документами, регулирующими порядок ведения трудовых книжек, являются:
- Постановление Правительства РФ от № 225 — утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков.
- Приказ Минтруда России от № 320н — утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек (актуальная редакция).
- Федеральный закон от № 250-ФЗ — ввёл в действие электронные трудовые книжки (ЭТК) с .
- Приказ Минфина России от № 55н — регулирует изготовление бланков трудовых книжек.
Общие принципы заполнения: что нельзя делать
Важно! При заполнении трудовой книжки (бумажной) строго запрещено:
- Использовать сокращения (кроме общепринятых, например, «г.» для года).
- Вносить исправления, помарки, зачёркивания. Ошибки нужно аккуратно исправлять, оставляя читаемый исходный текст, и скреплять исправление подписью и датой.
- Заполнять поля чернилами разных цветов (кроме чёрного или синего, если иное не предусмотрено).
- Оставлять незаполненные графы (проставлять прочерк «-«).
- Наклеивать фотографии.
Заполнение титульного листа (первой страницы)
Согласно новым правилам (с 2023 года действуют обновлённые бланки), на титульном листе указываются:
- Фамилия, имя, отчество, полностью, без сокращений.
- Дата рождения — арабскими цифрами (например, ).
- Место рождения — как в паспорте.
- Образование, указывается основное (например, «среднее специальное», «высшее»). Уточняется год окончания и наименование учебного заведения.
- Специальность (квалификация) — по диплому или документу об образовании.
- Сведения о трудовом стаже — не заполняются. Эта графа исключена из нового бланка.
Особенность: Все записи на титульном листе делаются разборчиво, от руки или печатным способом. Подпись работника и руководителя организации обязательны.
Заполнение сведений о работе (основной блок)
Каждая запись о приёме на работу, переводе или увольнении оформляется на отдельной странице и содержит:
- Дату — числа, месяца и года арабскими цифрами (например, ).
- Наименование организации (работодателя) — в соответствии с уставом.
- Сведения о структурном подразделении (если есть).
- Основание для внесения записи — номер и дата приказа (распоряжения) или иного документа.
- Текст записи:
- Приём: «Принят(а) на работу в качестве [должность] с [дата]».
- Перевод: «Переведён(а) на должность [новая должность] с [дата]».
- Увольнение: «Уволен(а) с [дата] в связи с [основание, например, истечение срока договора, уходом на пенсию]».
- Подписи:
- Должность лица, внесшего запись.
- Личная подпись.
- Расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
Особенности заполнения при переводе и переходе
Если работник переходит к другому работодателю (по соглашению сторон или в связи с изменением собственника имущества организации), запись в трудовой книжке предыдущего работодателя делается как об увольнении по соглашению сторон (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). У нового работодателя запись о приёме делается как при обычном приёме на работу.
При переходе на выборную должность (например, в профсоюз) запись о приостановлении трудового договора делается по основанию, предусмотренному ТК РФ.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии
С работодатели обязаны формировать электронные трудовые книжки для вновь принимаемых на работу сотрудников. С эта обязанность распространилась на всех работников, включая тех, у кого уже есть бумажная книжка.
Ключевые моменты по ЭТК:
- Все сведения о трудовой деятельности (приёмы, увольнения, переводы) формируются работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР).
- Работник может получить выписку из электронной трудовой книжки в бумажном виде по заявлению. Работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней.
- Бумажная трудовая книжка не изымается у работника. Если у сотрудника есть бумажный документ, работодатель продолжает в него вносить записи, а параллельно формирует электронную версию в ПФР.
- При увольнении работодатель обязан передать сведения в ПФР в течение 15 календарных дней.
Хранение и учёт трудовых книжек у работодателя
Работодатель (или уполномоченное лицо) ведёт журнал учёта выдачи трудовых книжек. В нём фиксируются:
- Номер трудовой книжки;
- ФИО работника.
- Дата выдачи и возврата.
- Подпись работника (при получении и возврате).
Бланки трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя организации и печатью (при её наличии).
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
При утере бумажной трудовой книжки работодатель обязан:
- Выдать работнику справку о его трудовой деятельности (на основании имеющихся в организации документов) с указанием всех периодов работы.
- В течение 15 дней с момента заявления работника о утере выдать ему дубликат трудовой книжки.
- В дубликате вносится запись: «Выдан дубликат взамен утерянной трудовой книжки серии ___ № ___ от ___». Все записи о работе переносятся в дубликат в том же порядке.
- С 2023 года используются новые бланки трудовых книжек (утверждены Минтрудом). Старые бланки можно использовать до окончания их запаса.
- Запрещены сокращения и неразборчивый почерк. Все даты — арабскими цифрами.
- Каждая запись должна быть обоснована приказом (распоряжением) работодателя.
- Электронная трудовая книжка — обязательна для всех работодателей. Параллельное ведение бумажного и электронного документов для сотрудников со старыми книжками — норма.
- Работодатель несёт административную ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
Соблюдение этих норм обеспечивает юридическую чистоту кадрового документооборота и защищает права как работника, так и работодателя.