Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности гражданина. Правильное её оформление — не просто формальность, а юридически значимое действие, от которого зависят пенсионные начисления, получение социальных льгот и подтверждение стажа. С 2025 года вступили в силу существенные изменения, касающиеся, в первую очередь, электронных трудовых книжек. Данная статья объединяет ключевые положения Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение №1 к Постановлению Минтруда РФ от №69) и Порядка ведения и хранения (Приложение №2), а также актуальные новации.

Когда и кто оформляет трудовую книжку?

Оформление новой трудовой книжки (ТК) — это процесс, который осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 21 Правил ведения и хранения ТК).

• Для впервые устраивающихся (у которых нет трудового стажа) работодатель обязан завести новую книжку.
• Для имеющих стаж работодатель принимает трудовую книжку от работника, проверяет её правильность заполнения и делает новую запись о приёме на работу.

Важно! С 1 января 2025 года при приёме на работу нового сотрудника (у которого ранее не было трудового стажа) работодатель вправе оформить ему только электронную трудовую книжку (ЭТК). Бланковая (бумажная) ТК выдаётся только по письменному заявлению работника. Для сотрудников, уже имеющих бумажную ТК, продолжает действовать принцип «двух форм»: они могут получать записи и в бумажный, и в электронный документ.

Оформление титульного листа (первой страницы)

Титульный лист — это «лицо» документа. Его заполнение регламентировано строго.

Обязательные реквизиты:

1. ФИО — полностью, без сокращений, в соответствии с паспортом.
2. Дата рождения.
3. Сведения о образовании (например, «высшее», «среднее специальное»). Указываются только документы об основном образовании.
4. Специальность (по диплому или по фактическому направлению работы).
5. Дата выдачи ТК и подпись работника.
6. Подпись и расшифровка (ФИО) руководителя организации или уполномоченного лица.
7. Печать организации.

Что НЕ указывается:

• Адрес, паспортные данные, семейное положение.
• Сведения об учёбе (если образование не основное).
• Воинское звание (если не связано со специальностью).

Записи о приёме на работу и увольнении (основной раздел)

Этот раздел — самый важный. Записи делаются на основании приказа (распоряжения) о приёме/увольнении.

Образец записи о приёме:

Принят(а) на работу [должность] с [число, месяц, год]

Пример: Принят на работу инженером с

В записи не указывается:

• Основание приёма (номер договора).
• Условия труда (полная/неполная занятость, вахтовый метод).
• Размер оплаты.

Образец записи об увольнении:

Уволен(а) с работы [по собственному желанию / в связи с...] с [число, месяц, год] на основании приказа №... от [число, месяц, год]

Пример: Уволен с работы по собственному желанию с на основании приказа №125-к от

Ключевое правило: В записи обязательно указывается номер и дата приказа (распоряжения), на основании которого происходит действие.

Другие виды записей (переводы, совместительство, смена ФИО)

• Перевод: Переведён(а) на должность [новая должность] с [дата] на основании приказа №... от [дата].
• Совместительство: Запись не делается. Информация о работе по совместительству отражается только в электронной трудовой книжке (ЭТК) в разделе «Сведения о работодателях». В бумажную ТК такие записи не вносятся.
• Вахтовый метод: В бумажную ТК не вносится. Условия вахтового метода фиксируются только в трудовом договоре и ЭТК.
• Смена ФИО: Фамилия, имя, отчество изменены на [новые ФИО] с [дата] на основании свидетельства о перемене ФИО №... от [дата]. Запись делается на старом месте (в записи о приёме), а новое ФИО проставляется в заголовочной части страницы и в дальнейших записях.

Вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы основного раздела (записи о работе) заполнены, работодатель обязан оформить вкладыш. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки.

• Оформляется по той же Инструкции, что и основная книга.
• Имеет свой серийный и номерной штамп.
• На первом листе вкладыша делается запись: Вкладыш к трудовой книжке серии [серия] № [номер].
• Далее записи продолжаются в том же порядке, что и в основной книжке.
• Вкладыш подшивается к основной книжке и скрепляется печатью организации.

Исправления и помарки: чего делать нельзя

Запрещено:

• Подчищать, закрашивать, использовать корректирующую жидкость.
• Оставлять незаполненные поля или пропуски.
• Вносить исправления без заверения.

Если ошибка допущена:

1. Зачеркнуть ошибочную запись одной жирной чертой (чтобы было видно исходный текст).
2. Рядом внизу сделать верную запись.
3. Об erroneous записи и исправлении сделать отметку: Исправление верно.
4. Отметку заверить подписью ответственного лица (как правило, кадровика) и печатью организации.
5. Дату исправления не проставлять.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Работодатель обязан выдать трудовую книжку (или дубликат) работнику в день увольнения (последний рабочий день).

• Если в день увольнения выдать книжку невозможно (например, она находится в архиве), работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления работником.
• При выдаче составляется расписка в двух экземплярах: один — у работника, второй — у работодателя. В расписке указываются дата выдачи, номер ТК, ФИО работника и подпись получившего лица.
• Если работник не явился за книжкой, работодатель направляет ему заказное письмо с уведомлением о необходимости забрать документ; С этого дня работодатель считается исполнившим обязанность.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат выдаётся при утере, порче или невозможности использования основной книжки.

1. Работник подаёт письменное заявление.
2. Работодатель (или архив) на основании приказа выдаёт дубликат.
3. Дубликат оформляется по той же Инструкции, что и оригинал.
4. В графе «Серия и номер» указывается «Д» и присваивается собственный номер.
5. На первом листе делается запись: Дубликат трудовой книжки серии [серия] № [номер] выдан [дата] на основании приказа №... от [дата].
6. Все записи из утерянной/негодной книжки переносятся в дубликат на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность (приказы, выписки из них).

Хранение и учёт

Работодатель ведёт журнал учёта выдачи трудовых книжек (Приложение №2 к Порядку). В журнале фиксируются:

• ФИО работника.
• Серия и номер ТК.
• Дата выдачи.
• Подпись работника о получении.

Трудовые книжки (и дубликаты) хранятся в отделе кадров или ином структурном подразделении, ответственном за кадровую работу. Хранение должно быть в условиях, обеспечивающих их сохранность (пожаробезопасность, защита от влаги и т.д.).

Оформление трудовой книжки — процесс, требующий внимательности и знания действующих правил. Ключевые изменения 2025-2026 годов связаны с массовым переходом на электронные трудовые книжки для вновь принимаемых сотрудников. При работе с бумажным документом необходимо строго следовать Инструкции Минтруда, избегать недопустимых исправлений и обеспечивать своевременную выдачу при увольнении. Ответственность за правильное ведение и хранение ТК лежит на работодателе и может повлечь административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ).

Полезная ссылка: Актуальные тексты Приложения №1 (Инструкция) и Приложения №2 (Порядок) к Правилам ведения и хранения трудовых книжек можно найти в системе «Гарант» или на официальном портале правовой информации.