Трудовая книжка, главный документ о стаже и трудовой деятельности работника․ Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат всё ещё остается актуальным и требует строгого соблюдения нормативов․ В 2026 году кадровикам необходимо ориентироваться на Приказ Минтруда России от № 320н, который утвердил новые формы, порядок ведения и хранения трудовых книжек․ С 1 сентября 2025 года вступили в силу очередные изменения, которые действуют и в 2026 году․
В этой статье мы подробно разберем ключевые правила ведения бумажных трудовых книжек и приведем наглядные примеры заполнения основных разделов․
Электронная и бумажная трудовая книжка: как совместить?
С 1 января 2020 года действует Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек․ Работодатели формируют сведения о сотрудниках в электронном виде и передают их в СФР (ранее ПФР)․
Однако бумажная трудовая книжка не отменена․ Если сотрудник до конца 2020 года подал заявление о сохранении бумажного формата, работодатель обязан вести обе версии параллельно: и бумажную, и электронную․ Если сотрудник выбрал только ЭТК, бумажный документ выдается на руки, но работодатель продолжает сдавать электронные отчеты в СФР․
Общие правила заполнения по Приказу № 320н
- Записи производятся перьевой, капиллярной или гелевой ручкой․ Допускается использование световодостойких чернил черного, синего или фиолетового цвета․
- Сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «пр․» вместо «приказ», «расп․» вместо «распоряжение»)․
- Даты записываются арабскими цифрами: число и месяц, двузначными, год — четырехзначными (например, )․
- Печать работодателя (при наличии) ставится при увольнении работника и на ьном листе․
- Зачеркивание неверных записей в разделе «Сведения о работе» не допускается — изменения вносятся путем признания записи недействительной․
Примеры заполнения разделов трудовой книжки
ьный лист
Оформляется на работника, поступающего на работу впервые, в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу․
Пример заполнения:
- Фамилия Имя Отчество: Иванова Мария Ивановна
- Дата рождения:
- Образование: Высшее
- Профессия, специальность: Юрист
- Дата заполнения:
Подпись работника ставится на ьном листе, подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, заверяется печатью (при наличии)․
Прием на работу
В графе 3 в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․ Под ним вносится запись о приеме․
Пример 1: Прием на полную ставку
- Графа 1: 10
- Графа 2:
- Графа 3: Принята в юридический отдел на должность юрисконсульта․
- Графа 4: Приказ от № 12-к
Пример 2: Прием на 0,5 ставки
- Графа 1: 11
- Графа 2:
- Графа 3: Принята в бухгалтерию на должность кассира на 0,5 ставки․
- Графа 4: Приказ от № 18-к
Перевод на другую работу
Перевод оформляется только при наличии письменного согласия работника․
Пример: Постоянный перевод
- Графа 1: 12
- Графа 2:
- Графа 3: Переведена в отдел кадров на должность ведущего специалиста по кадрам․
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Изменение персональных данных (смена фамилии)
На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, на основании которого изменена фамилия․
Пример записи на обложке:
Фамилия «Иванова» изменена на «Петрова» на основании свидетельства о заключении брака серии I-МЮ № 123456, выданного Ленинским ЗАГС г․ Москвы ․
Старая фамилия на ьном листе зачеркивается одной чертой, рядом пишется новая․ Ссылка на документ заверяется подписью ответственного лица и печатью (при наличии)․
Увольнение (прекращение трудового договора)
Запись об увольнении вносится в точном соответствии с формулировкой Трудового кодекса РФ․ При увольнении запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью и подписью самого работника․
Пример 1: Увольнение по собственному желанию
- Графа 1: 13
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
- Графа 4: Приказ от № 67-к
Пример 2: Увольнение в связи с сокращением штата
- Графа 1: 14
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․
- Графа 4: Приказ от № 75-к
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Зачеркивать неверную запись в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено․ Ошибка аннулируется путем признания записи недействительной․
Пример исправления:
Допустим, запись № 12 содержит ошибку в должности (написано «специалист по кадрам» вместо «ведущий специалист по кадрам»)․ Следующей записью (под номером 13) пишем:
- Графа 1: 13
- Графа 2:
- Графа 3: Запись за номером 12 недействительна․ Переведена в отдел кадров на должность ведущего специалиста по кадрам․
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Выдача дубликата
Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, работодатель обязан выдать дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления․ В дубликат вносятся:
- Общий стаж работы до поступления к данному работодателю (на основании подтверждающих документов)․
- Сведения о работе и награждениях по последнему месту работы․
Хранение и учет
Трудовые книжки и их дубликаты хранятся в сейфе или несгораемом шкафу․ Работодатель обязан вести:
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — для регистрации полученных от сотрудников и выданных им бланков․
- Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — для учета закупленных работодателем чистых бланков․
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы․
Ведение трудовых книжек требует от кадрового специалиста предельной внимательности․ Актуальные правила 2026 года (по Приказу Минтруда № 320н) несколько смягчили требования к оформлению, но принцип точности и полноты записей остается неизменным․ Использование наглядных образцов и регулярное обращение к справочно-правовым системам (таким как КонсультантПлюс или Бухонлайн) поможет избежать ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции․