Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Правильное оформление записей в ней имеет юридическую силу и защищает права как работника, так и работодателя․ В 2026 году действуют обновлённые правила ведения трудовых книжек, утверждённые Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г․ № 320н․
Общие правила заполнения трудовой книжки
Основные требования
- Записи вносятся ручкой с чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета;
- Не допускаются помарки, подчистки, использование корректора;
- Все записи должны быть чёткими и разборчивыми;
- В графе 3 указывается полное наименование должности с указанием структурного подразделения;
- В графе 4 указываются реквизиты приказа (дата и номер);
- Записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)․
Структура записи
Каждая запись в трудовой книжке состоит из следующих элементов:
- Дата внесения записи (число, месяц, год);
- Содержание записи (например, «Принят на должность․․․»);
- Основание (реквизиты приказа о приёме или увольнении);
- Подпись ответственного лица;
- Печать организации (при наличии)․
Образцы записей в трудовой книжке в 2026 году
Запись о приёме на работу
Принят на должность менеджера по продажам в отдел продаж с окладом 50 000 рублей․
Основание: Приказ № 45 от ․
Подпись: Иванов И․И․ М․П․
Запись об увольнении
В 2026 году действуют следующие основные формулировки для увольнения:
Увольнение по собственному желанию
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
Основание: Заявление от № 12․
Подпись: Петров П․П․ М;П․
Увольнение по соглашению сторон
Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
Основание: Соглашение сторон от ․
Подпись: Сидоров С․С․ М․П․
Увольнение в связи с ликвидацией организации
Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации․
Основание: Приказ № 78 от ․
Подпись: Арбитражный управляющий Иванов И․И․ М․П․
Увольнение в связи с переходом на выборную должность
Уволен в связи с переходом на выборную работу на должность председателя профсоюзного комитета в ООО «Ромашка», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․
Основание: Протокол собрания трудового коллектива от ․
Подпись: Генеральный директор Петров П․П․ М․П․
Запись о переводе на другую работу
Переведён на должность старшего менеджера по продажам в отдел продаж․
Основание: Приказ № 56 от ․
Подпись: Иванов И․И․ М․П․
Запись о смене фамилии
Сведения о фамилии, имени, отчестве: Иванова Мария Сергеевна (ранее — Иванова Мария Ивановна)․
Основание: Свидетельство о браке № 123456 от ․
Подпись: Иванова М․С․ М․П․
Исправление ошибок в трудовой книжке
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, её необходимо исправить․ Существует два основных способа:
Зачёркивание неправильной записи
Неправильная запись аккуратно зачёркивается одной чертой, а сверху или на полях вносится правильная запись․ В конце делается пометка «Запись №__ исправлена»․
Внесение записи об исправлении
Если ошибка значительная, можно внести отдельную запись об исправлении:
Запись № 5 от о приёме на работу исправлена․ В графе 3 наименование должности указано неверно․
Основание: Приказ № 48 от ․
Подпись: Иванов И․И․ М․П․
Особенности заполнения трудовой книжки в 2026 году
Электронные трудовые книжки
С 1 января 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Однако бумажные трудовые книжки продолжают действовать․ В 2026 году:
- Работодатель обязан выдавать бумажную трудовую книжку по первому требованию работника;
- Все записи в бумажную трудовую книжку вносятся в соответствии с общими правилами;
- Электронные записи дублируются в бумажную трудовую книжку․
Записи при работе по совместительству
Если работник принят на условиях внутреннего или внешнего совместительства, в трудовой книжке делается соответствующая запись:
Принят на должность бухгалтера-кассира по совместительству с окладом 30 000 рублей․
Основание: Приказ № 34 от ․
Подпись: Сидоров С․С․ М․П․
Частые ошибки при заполнении трудовой книжки
Наиболее распространённые ошибки, которых следует избегать:
- Отсутствие даты в графе 1;
- Неполное наименование должности (например, «менеджер» вместо «менеджер по продажам»);
- Отсутствие реквизитов приказа в графе 4;
- Неправильное указание статьи ТК РФ при увольнении;
- Отсутствие подписи ответственного лица;
- Использование корректора или ластика;
- Нечитаемый почерк или неразборчивые записи․
Порядок ознакомления работника с записями в трудовой книжке
Работник должен быть ознакомлен с каждой записью в его трудовой книжке․ Это оформляется:
- Подписью работника в книге учёта движения трудовых книжек;
- Либо отдельным актом ознакомления;
- Либо проставлением подписи работника непосредственно в трудовой книжке․
Пример акта ознакомления:
АКТ № 5 от
Я, Иванов Иван Иванович, ознакомлен с записью в трудовой книжке № 5 от о приёме на работу на должность менеджера по продажам․
Подпись: Иванов И․И․ Дата:
Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки
Неправильное ведение трудовой книжки может повлечь за собой:
- Административную ответственность для работодателя (ст․ 5․27 КоАП РФ);
- Материальную ответственность в случае причинения ущерба работнику;
- Трудовые споры и судебные разбирательства;
- Отказ в предоставлении льгот и гарантий, связанных с трудовой деятельностью․
Правильное оформление записей в трудовой книжке — это не только требование закона, но и важный элемент защиты прав работника и работодателя․ В 2026 году действуют обновлённые правила, которые необходимо строго соблюдать․
Напомним основные ключевые моменты:
- Все записи должны быть чёткими, объективными и заверенными;
- Ошибки исправляются только установленным порядком;
- Работник должен быть обязательно ознакомлен с каждой записью;
- Соблюдение правил ведения трудовой книжки защищает от юридических рисков․
Следуя этим правилам, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовых книжек в вашей организации․