Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её ведение регулируется Трудовым кодексом РФ, Постановлением Правительства РФ от № 225 и Приказом Минтруда России от № 69. Несмотря на развитие электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажные экземпляры остаются актуальными, особенно для работников, начавших трудовую деятельность до 2020 года. В этой статье вы найдёте подробные инструкции, образцы записей и правила заполнения трудовой книжки в 2026 году.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Перед тем как вносить записи, важно помнить следующие основные принципы:
- Записи вносятся только на основании официальных документов: приказа о приёме, увольнении, переводе, награждении и т.д.
- Все записи делаются чернилами чёрного цвета (не карандашом, не краской, не корректором).
- Использование сокращений допускается только если они официально утверждены (например, «ООО», «ЗАО»).
- Нельзя допускать зачёркиваний, исправлений, помарок. При ошибке — делается аннулирующая запись и вносится правильная.
- Записи нумеруются последовательно по порядку.
- Все записи должны быть подписаны ответственным лицом (кадровиком, руководителем) и скреплены печатью организации (если она используется).
Структура записи в трудовой книжке
Каждая запись состоит из трёх граф:
- Графа 1 — порядковый номер записи (1, 2, 3 и т.д.).
- Графа 2 — дата события (число, месяц, год — в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3 — содержание события (полное наименование действия, основание, реквизиты документа).
Все записи должны быть сделаны четко, без сокращений названий организаций, если они не являются общепринятыми (например, «ОАО «Газпром»» — допустимо, «ОАО» — нет).
Образцы записей в трудовой книжке (2026 год)
Приём на работу
Основание: приказ работодателя № 15 от и трудовой договор № 45/26 от .
- Графа 1: 1
- Графа 2:
- Графа 3: Принят на работу в качестве бухгалтера по основному месту работы.
Важно: наименование организации указывается полностью, «ООО «Светлый путь»», а не «ООО» или «Светлый путь».
Увольнение по собственному желанию
Основание: заявление работника от , приказ № 88 от .
- Графа 1: 2
- Графа 2:
- Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Важно: обязательно указывать пункт статьи ТК РФ — это требование законодательства. Не допускается запись вида: «Уволен по собственному желанию» без ссылки на закон.
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение штата)
Основание: приказ № 105 от , уведомление работника от .
- Графа 1: 3
- Графа 2:
- Графа 3: Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Перевод на другую должность (внутренний перевод)
Основание: приказ № 55 от , согласие работника в письменной форме.
- Графа 1: 4
- Графа 2:
- Графа 3: Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера.
Важно: если должность меняется, а структурное подразделение — нет, то наименование организации не повторяется. Если перевод происходит в другое подразделение (например, из филиала в головной офис), то указывается новое место работы.
Смена фамилии (из-за брака, развода и т.п.)
Основание: свидетельство о браке № 1234 от .
- Графа 1: 5
- Графа 2:
- Графа 3: В связи с переменой фамилии, фамилия изменена с «Иванова» на «Петрова».
Важно: в графе 3 указываются обе фамилии, старая и новая. Также вносится запись в личное дело работника и обновляются все кадровые документы.
Награждение (поощрение)
Основание: приказ № 77 от «О поощрении работников».
- Графа 1: 6
- Графа 2:
- Графа 3: Награждён благодарностью за высокие результаты работы в 2025 году.
Важно: если поощрение связано с государственной наградой (орден, медаль), то указывается полное наименование награды и номер документа, например: «Награждён медалью «За трудовую доблесть» (Указ Президента РФ от № 287)».
Закрывающая запись при увольнении (последняя запись)
Это запись об увольнении, после которой трудовая книжка передаётся работнику. Она должна содержать:
- Полное наименование организации (как в графе 3 при приёме).
- Пункт ТК РФ.
- Дата увольнения.
- Ссылка на приказ.
Пример:
- Графа 1: 7
- Графа 2:
- Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Трудовая книжка выдана .
Важно: запись о выдаче книжки вносится только в последнюю запись и только при увольнении. Она не дублируется в книге учёта трудовых книжек — там делается отдельная запись.
Как заполнить ьный лист трудовой книжки
ьный лист заполняется при первичном оформлении трудовой книжки. Ответственность за его заполнение несёт работодатель.
- Фамилия, имя, отчество: полностью, как в паспорте.
- Дата рождения: ДД.ММ.ГГГГ.
- Образование: указывается по паспорту или диплому (например, «среднее общее», «среднее профессиональное», «высшее»).
- Профессия, специальность: по диплому (например, «бухгалтер», «инженер-программист»).
Важно: если работник не указал профессию при приёме, то в графу пишется «не указана».
Ошибки, которых следует избегать
- Неполное наименование организации («ООО» вместо «ООО «Светлый путь»»).
- Отсутствие ссылки на статью ТК РФ при увольнении.
- Использование корректора, зачёркиваний, исправлений.
- Запись без подписи и печати (если печать обязательна).
- Внесение записи не на основании приказа или договора.
- Неправильная дата — например, дата приказа вместо даты начала работы.
Что делать, если запись сделана с ошибкой?
Нельзя исправлять ошибку простым зачёркиванием! Правильный порядок:
- Сделать аннулирующую запись — «Запись № X от ДД.ММ.ГГГГ признана недействительной».
- Номер аннулирующей записи — следующий по порядку.
- Затем внести правильную запись с новым номером.
- Обе записи должны быть подписаны и скреплены печатью.
Пример аннулирования:
- Графа 1: 8
- Графа 2:
- Графа 3: Запись № 7 от признана недействительной, так как в ней указано неверное основание увольнения.
- Графа 1: 9
- Графа 2:
- Графа 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Трудовая книжка выдана .
Выдача трудовой книжки работнику
Согласно статье 84.1 ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана работнику в последний день его работы. При этом:
- Работодатель вносит запись в книгу учёта трудовых книжек и бланков строгой отчётности.
- Работник расписывается в книге учёта в получении книжки;
- Если работник не явился за книжкой — работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за ней.
Электронная трудовая книжка (ЭТК), что изменяется?
С 2020 года работники могут выбрать: бумажную или электронную трудовую книжку. Если работник подал заявление на переход на ЭТК, то:
- Записи в бумажную книжку больше не вносятся (кроме записей, сделанных до 2020 года).
- Все новые записи (приём, увольнение, перевод) вносятся только в электронный формат.
- Бумажная книжка хранится в архиве организации до 50 лет.
- Работник может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или в ПФР.
Важно: если работник работает по совместительству и имеет ЭТК, то запись о совместительстве в бумажную книжку не вносится — только в электронную.
Правильное ведение трудовой книжки — это не просто формальность, а гарантия сохранения трудового стажа работника. Ошибки в записях могут привести к отказу в назначении пенсии, проблемам с трудоустройством, судебными спорами. Поэтому работодателям и кадровым службам необходимо строго соблюдать установленные правила и использовать актуальные образцы.
Совет: регулярно сверяйтесь с Приказом Минтруда № 69 и Постановлением Правительства № 225. Также рекомендуется использовать специализированные программы (например, «1С:Зарплата и управление персоналом»), которые автоматически формируют записи в соответствии с законодательством 2026 года.
Помните: каждая запись в трудовой книжке — это часть истории жизни человека. Относитесь к ней с ответственностью и точностью.