Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. От корректности внесенных в нее записей зависит будущее право сотрудника на пенсию. Как отметил заслуженный юрист России Иван Соловьев, ошибки и небрежность в записях могут привести к тому, что часть рабочего стажа не зачтут при расчете пенсии. Именно поэтому фраза «сделаю запись в трудовой книжке» несет в себе огромную ответственность для работодателя.

В данной статье мы подробно разберем актуальные правила заполнения трудовых книжек, актуальные на 2026 год, рассмотрим типичные ситуации и узнаем, как избежать фатальных ошибок.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если эта работа является для сотрудника основной). При заполнении документа необходимо строго соблюдать следующие требования:

• Цвет чернил: записи делаются только черной, синей или фиолетовой ручкой. Использование карандаша, маркеров или ручек других цветов недопустимо.
• Разборчивость и отсутствие сокращений: все слова пишутся разборчиво, без аббревиатур. Категорически нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «пер.» вместо «перевод» и т.д.
• Основание для записей: любая запись вносится исключительно на основании официальных документов (приказов, распоряжений) и со ссылкой на них.
• Сроки: запись об увольнении вносится не позднее дня прекращения трудового договора.

Первая запись: если сотрудник устраивается впервые

Если компания является первым местом работы сотрудника, и в его трудовой книжке еще нет никаких записей, работодатель обязан для начала заполнить ьный лист (первую страницу). На нем указываются:

1. Фамилия, имя, отчество работника (полностью).
2. Дата рождения.
3. Образование и профессия/специальность.
4. Дата заполнения документа.
5. Подписи работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печать (при наличии).

Как правильно внести запись о приеме на работу

При приеме сотрудника в раздел «Сведения о работе» вносятся данные в три главные графы:

• Графа 1: ставится порядковый номер записи.
• Графа 2: указывается дата приема на работу (арабскими цифрами, например: ).
• Графа 3: вносится сама запись. В виде заголовка пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под ним указывается: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]».
• Графа 4: указывается документ, на основании которого внесена запись (например, «Приказ от № 12-к»).

Стоит учитывать нюансы: образцы записей 2026 года подразумевают разные формулировки для приема на полную ставку, на 0,5 ставки, по срочному договору или в порядке перевода.

Особенности для совместителей

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. То есть работодатель по совместительству не делает записи в трудовой книжке сам, это делает основной работодатель сотрудника на основании справки или приказа с дополнительного места работы.

Особенности для руководителей

Часто возникают вопросы о том, как сделать запись, если администрация принимает на работу директора подведомственного учреждения; В графе 3 в таком случае указывается: «Назначен(а) на должность директора [наименование учреждения]».

Запись об увольнении

Запись об увольнении — одна из самых важных. В 2026 году она производится с соблюдением строгих правил (п. 2.26 Правил):

1. Графа 1: порядковый номер записи.
2. Графа 2: дата увольнения.
3. Графа 3: причина увольнения со ссылкой на статью, пункт и часть ТК РФ (без сокращений!).
4. Графа 4: реквизиты приказа об увольнении.

После внесения записи об увольнении работник должен быть ознакомлен с ней под роспись в личной карточке и в самой трудовой книжке.

Записи о переводах, награждениях и смене фамилии

В разделе «Сведения о работе» также отражаются записи о переводах на другую постоянную работу и о заключении нового контракта.

Что касается поощрений, Минтруд РФ разъяснил, какие именно премии нужно отражать в трудовой книжке. Вносятся записи только о поощрениях за трудовые заслуги (государственные награды, почетные грамоты, звания и т.д.); Обычные ежемесячные или квартальные производственные премии в трудовую книжку не вписываются.

При смене фамилии старая фамилия зачеркивается одной чертой (на ьном листе), а новая пишется рядом. Ссылка на документ (свидетельство о браке/разводе, паспорт) дается на внутренней стороне обложки.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2026 года продолжается активный переход на ЭТК. Работники могут выбрать ведение исключительно электронной трудовой книжки. Однако бумажный вариант все еще остается в ходу, и для тех, кто за ним сохранил, правила заполнения остаются прежними. Важно помнить, что специальный стаж, как правило, автоматически учитывается Социальным фондом России (СФР) при оформлении страховых пенсий, но только если данные в ЭТК и бумажной книжке корректны и совпадают.

Исправление ошибок: как не потерять стаж

Ошибки, допущенные в трудовых книжках, могут обернуться заниженным размером пенсии. Внимательная проверка документов и своевременное исправление неточностей позволяют избежать потери стажа.

• Ошибка на ьном листе: зачеркивается одной чертой, пишутся верные данные, ставится печать и подпись ответственного лица.
• Ошибка в разделе «Сведения о работе»: зачеркивать ничего нельзя! В таком случае под следующим порядковым номером пишется: «Запись за номером [неверный номер] недействительна». И сразу после этого вносится правильная запись.

Например, если в компании обнаружили, что под очередным порядковым номером ошибочно внесена запись об увольнении (сотрудник не увольнялся), необходимо признать эту запись недействительной в установленном порядке.

Миф о «советском стаже»

Многие пенсионеры считают, что все записи в советской трудовой книжке автоматически увеличат их пенсию на значительную сумму. Однако это заблуждение. Хотя советский стаж и имеет свои особенности оценки, он не умножает пенсию сам по себе — важна точность записей, подтвержденная документами, и соответствие условий труда требованиям того времени.

Трудовая книжка — это прямой путь к будущей пенсии сотрудника. Любая неточность может стоить человеку части его стажа. Поэтому, беря на себя ответственность со словами «сделаю запись в трудовой книжке», специалист по кадрам или руководитель должен:

1. Проверить наличие официального основания (приказа).
2. Вносить данные без сокращений, черной, синей или фиолетовой ручкой.
3. Соблюдать нумерацию и даты.
4. При обнаружении ошибки — немедленно ее исправить по правилам.

Соблюдение этих простых, но строгих правил защитит как интересы работника, так и работодателя от возможных претензий со стороны проверяющих органов и Социального фонда России.