Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное её ведение обязательно для работодателей и важно для самих сотрудников, поскольку от точности записей зависят пенсионные права, подтверждение стажа и многие другие социальные гарантии.

Нормативная база

• Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) – «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей».
• Приказ Минтруда России от № 320н – утверждение формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек.
• Региональные нормативные акты (например, Инструкция Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь).

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из следующих элементов:

1. Титульный лист – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
2. Раздел «Сведения о работе» – таблица с колонками:
   • № п/п;
   • Дата приема/увольнения/перевода;
   • Наименование организации, структурное подразделение;
   • Должность, род работы;
   • Основание записи (приказ, справка и т.д.).
3. Раздел «Сведения о наградах и поощрениях» (при наличии).
4. Вкладыш – дополнительный лист, используемый при заполнении всех страниц основной части.

Порядок заполнения основных записей

Заполнение титульного листа

При первичном оформлении трудовой книжки:

• Заполняются поля «Фамилия, имя, отчество», «Дата рождения», «Место рождения».
• Указывается образование (наименование учебного заведения, год окончания, квалификация).
• Профессия, специальность, разряд (если предусмотрен отраслевой классификатор).
• Все записи делаются разборчивым печатным шрифтом, без исправлений. При ошибке бланк подлежит замене.

Запись о приёме на работу

В разделе «Сведения о работе» делается первая строка:

• В колонке «Дата» указывается день, месяц, год приёма.
• В колонке «Наименование организации» – полное наименование работодателя.
• В колонке «Должность, род работы» – должность согласно штатному расписанию.
• В колонке «Основание» – номер и дата приказа о приёме (или справка).

Запись о переводе (внутри организации)

• Дата перевода – день, когда вступил в силу новый трудовой договор или дополнительное соглашение.
• Наименование организации остаётся прежним.
• Изменяется только колонка «Должность, род работы» (новая должность).
• Основание – приказ о переводе.

Запись о совместительстве

Совместительство оформляется как отдельная строка:

• Дата – день начала совместительства.
• Наименование организации – место совместительства.
• Должность – позиция, которую занимает работник по совместительству.
• Основание – приказ о приёме на совместительство или договор.
• Важно: в трудовой книжке основного места работы совместительство не отражается, если оно оформлено у другого работодателя.

Запись об увольнении

• Дата – последний день работы.
• Наименование организации – как в предыдущих записях.
• Должность – та, которую занимал работник на момент увольнения.
• Основание – приказ об увольнении с указанием пункта статьи ТК РФ (например, п. 1 ч. 1 ст. 77 – по собственному желанию).

Изменение фамилии, имени, отчества

При изменении личных данных вносится запись в титульный лист:

• В поле «Фамилия, имя, отчество» ставится новая запись.
• Рядом делается пометка «Изменено в связи с …» и указывается документ (свидетельство о браке, решение суда и т.д.).
• Исправления в уже сделанных записях не допускаются – при ошибке заменяется весь лист.

Запись о прохождении военной службы

Если работник проходил службу по призыву или по контракту, в трудовую книжку вносится запись:

• Дата – день начала и окончания службы (можно две строки: «Начало службы» и «Окончание службы»).
• Наименование организации – «Военная служба» (или наименование воинской части).
• Должность – воинское звание и должность.
• Основание – военный билет, приказ о зачислении/удалении.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 г. работодатели обязаны сдавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде. При переходе на ЭТК:

• В бумажной трудовой книжке делается запись: «Сведения о трудовой деятельности с … передаются в электронном виде в Пенсионный фонд РФ».
• Основание – приказ о переходе на ЭТК или уведомление работника.
• Дальнейшие сведения о работе вносятся только в электронный формат; бумажная книжка считается завершённой.

Оформление дубликата и вкладыша

Дубликат выдаётся при утрате или порче оригинала:

• Работодатель предоставляет чистый бланк (старый, приобретённый до 2024 г., либо новый образца 2024 г.).
• Все сведения из оригинала переносятся в дубликат под распиской работника и заверяются печатью организации.
• Если оригинал найден позже, дубликат считается недействительным.

Вкладыш используется, когда все страницы основной части заполнены:

• На вкладыше ставится штамп «Выдан вкладыш», указываются его серия и номер.
• Первая запись в вкладыше делается с продолжения нумерации строк (например, если последняя строка в основной части – № 25, то в вкладыше начинается с № 26).
• Оформление вкладыша производится бесплатно для работника.

Особенности заполнения в 2024‑2026 гг.

• Новый бланк 2024 г. – изменён формат титульного листа (добавлено поле «СНИЛС»).
• Запрет на исправления – при любой ошибке в титульном листе или первой строке раздела «Сведения о работе» бланк подлежит замене.
• Электронная трудовая книжка – с 2021 г. обязательна передача данных в ПФР; бумажная книжка ведётся только для тех, кто отказался от ЭТК (по заявлению).
• Бесплатные бланки – работодатель обязан обеспечить сотрудников бланками трудовой книжки и вкладышами за свой счёт.

Практические советы для кадровиков

1. Перед заполнением проверяйте соответствие данных в трудовой книжке с документами работника (паспорт, диплом, военный билет).
2. Используйте только чёрную или синюю пасту; иные цвета не допускаются.
3. Записи делайте строго по порядку, без пропусков номеров строк.
4. После каждой записи ставьте подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.
5. Храните трудовые книжки в металлическом шкафу или сейве, обеспечивая защиту от влаги, огня и несанкционированного доступа.
6. При переходе на ЭТК ведите журнал передачи сведений в ПФР, фиксируя дату и номер передачи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли исправить ошибку в уже сделанной записи?

Нет. Согласно Инструкции, исправления недопустимы. Ошибочный лист заменяется новым бланком.

Нужен ли нотариальный перевод трудовой книжки при работе за границей?

Для подтверждения стажа за рубежом часто требуется заверенный перевод. Перевод выполняется аккредитованным переводчиком и заверяется нотариусом.

Как оформить запись о декретном отпуске?

Декретный отпуск не считается трудовой деятельностью, поэтому отдельной записи не делается. В трудовой книжке фиксируется только отпуск по уходу за ребёнком, если он оформлен как отпуск без сохранения содержания (ст. 256 ТК РФ).

Что делать, если работник потерял трудовую книжку, а у работодателя нет бланка старого образца?

Можно использовать бланк нового образца (2024 г.) и оформить дубликат, сделав отметку о выдаче дубликата в оригинальном журнале движения трудовых книжек.

Правильное ведение трудовой книжки – залог законности трудовых отношений и защиты социальных прав работника. Соблюдение инструкций Минтруда, актуальных нормативных актов и рекомендаций, приведённых в данном пособии, позволит избежать штрафов, споров и обеспечит прозрачность кадрового документооборота.

Следите за обновлениями законодательства, регулярно проходите обучение кадровых служб и всегда проверяйте актуальность бланков перед их использованием.