Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 2021 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки, однако бумажные экземпляры до сих пор активно используются, особенно при первичном трудоустройстве. В 2026 году правила заполнения трудовой книжки остались неизменными в рамках действующего Трудового кодекса РФ и Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225.
Когда выдается новая трудовая книжка?
Новая трудовая книжка выдается работнику в следующих случаях:
- При первичном трудоустройстве — если работник никогда не имел трудовой книжки;
- При утрате, повреждении или порче предыдущей трудовой книжки — по заявлению работника и при предоставлении подтверждающих документов;
- При смене гражданства или изменении ФИО, если в старой книжке невозможно внести корректные данные.
Важно: новая трудовая книжка выдается работодателем бесплатно в первый рабочий день после заключения трудового договора, если работник не предоставил ранее выданную книжку.
Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?
Ответственность за правильное и своевременное заполнение трудовой книжки несёт работодатель, юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ИП). В организации эту функцию обычно выполняет:
- Кадровый работник (специалист по кадрам);
- Бухгалтер (при небольших организациях);
- Руководитель организации (если кадровой службы нет).
Заполнение должно осуществляться чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, без помарок, исправлений и зачёркиваний. Использование карандаша, корректора или скрепок строго запрещено.
Образец заполнения новой трудовой книжки при приеме на работу
Рассмотрим пошаговый образец заполнения записи о приёме на работу в новой трудовой книжке на примере сотрудника, принятого на основное место работы в ООО «Ромашка».
Шаг 1: Обложка трудовой книжки
На обложке заполняются следующие поля:
- Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте: Иванов Иван Иванович
- Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ:
- Образование — указывается по паспорту или диплому: высшее
- Специальность — по диплому: Экономист
Важно! Поле «Специальность» заполняется только при наличии соответствующего документа (диплома, аттестата). Если специальность не указана, оставляется пустым.
Шаг 2: Запись о приёме на работу (первая запись)
Первая запись в разделе «Сведения о работе» оформляется в день приёма на работу (не позднее 5 рабочих дней с даты заключения трудового договора — ст. 66 ТК РФ).
Пример записи:
- Дата приёма:
- Основание: Приказ № 12-к от
- Наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
- Должность: Экономист
- Структурное подразделение (если есть): Отдел бухгалтерии
Формат записи в трудовой книжке:
№ | Дата | Основание | Наименование организации | Должность | Примечание ----|-----------|---------------------|--------------------------------------|---------------------|--------------- 1 | | Приказ № 12-к от | Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» | Экономист | Отдел бухгалтерии
Важные правила:
- Наименование организации указывается полностью — как в уставе и свидетельстве о регистрации.
- Должность указываеться точно так, как в штатном расписании и трудовом договоре.
- Если работник принимается в обособленное подразделение (филиал, представительство), это указывается отдельно: Филиал ООО «Ромашка» в г. Сочи.
- Если работник — ИП, то в графе «Наименование организации» пишется: Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.
Особенности приёма на работу без трудовой книжки
Если работник пришёл на работу впервые и не имеет трудовой книжки, работодатель обязан:
- Выдать ему новую трудовую книжку в день заключения трудового договора;
- Зарегистрировать её в журнале учёта трудовых книжек и вкладышей (форма № Т-4);
- Оформить запись о приёме в течение 5 рабочих дней;
- Поставить печать организации на обложке (если у работодателя есть печать).
Важно! Если работник ранее работал, но потерял книжку — он должен предоставить справку с предыдущего места работы о стаже. На основании этой справки в новую книжку вносятся все предыдущие записи с пометкой «Восстановлена на основании справки № ___ от ___».
Какие документы нужны для оформления новой трудовой книжки?
Работнику необходимо предоставить:
- Паспорт (для заполнения ФИО и даты рождения);
- Диплом об образовании (для заполнения поля «Образование» и «Специальность»);
- СНИЛС (для внесения в электронную базу, если используется электронная трудовая книжка);
- Если ранее работал — справку с предыдущего места работы (о стаже и должности).
Что делать, если ошибка в трудовой книжке?
Если при заполнении допущена ошибка — исправления и зачёркивания запрещены. В этом случае:
- Запись признаётся недействительной;
- В новой строке делается запись: «Запись № ___ недействительна»;
- Ниже, правильная запись с указанием даты и основания;
- На обороте страницы ставится отметка: «Исправление произведено» с подписью ответственного лица и печатью.
Сроки и ответственность
Согласно Трудовому кодексу РФ:
- Запись о приёме на работу должна быть сделана не позднее 5 рабочих дней с даты заключения трудового договора;
- Нарушение сроков — основание для привлечения работодателя к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ): штраф до 50 000 рублей для юрлица, до 5 000 рублей для ИП.
Скачать образцы и бланки
Актуальные бланки трудовой книжки и вкладыша (форма № ТД-1) можно бесплатно скачать на официальных сайтах:
- Российский министерство труда и социальной защиты
- Гарант
- Бухонлайн
Также рекомендуем ознакомиться с Постановлением Правительства РФ № 225 и Письмом Роструда от № ПГ/10889-6-1 — в них содержатся разъяснения по заполнению трудовых книжек в 2026 году.
Правильное оформление трудовой книжки — это не просто формальность, а гарантия сохранения трудового стажа работника. В 2026 году, несмотря на развитие электронных систем, бумажные трудовые книжки остаются важным документом, особенно для лиц, вышедших на пенсию или планирующих получать льготы. Поэтому работодатели обязаны соблюдать все требования к заполнению, избегать ошибок и своевременно вносить записи.
Помните: одна ошибка в трудовой книжке может привести к потере стажа, а значит — к уменьшению пенсии. Отнеситесь к этому документу с максимальной ответственностью.
Если вы кадровик — регулярно проходите обучение по новым правилам. Если вы работник — проверяйте все записи в своей трудовой книжке при получении и при увольнении. Лучше перепроверить, чем потом восстанавливать стаж через суд.