Трудовая книжка — главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на глобальную цифровизацию и внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат по-прежнему остается важным документом, ошибки в котором могут стоить работнику части пенсии. Как отмечают эксперты, небрежность при заполнении трудовой книжки может привести к недоначислению пенсии.
С 1 сентября 2021 года вступил в силу новый порядок заполнения и хранения трудовых книжек, утвержденный Минтрудом, который действует и в 2026 году. Кроме того, с 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению ЭТК; Разбираемся подробно, что изменилось и как правильно вносить записи, изменения и исправления.
Новые бланки и общие правила
Одно из ключевых изменений — введение новых бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Новый порядок заполнения устанавливает некоторые правила, которые ранее не использовались. В частности, регламентировано использование печатей: как разъясняет Роструд, при заполнении трудовой книжки можно ставить печать отдела кадров. Если в трудовой книжке стоит печать кадровой службы, другая печать работодателя не требуется.
Также стоит помнить, что в случае изменения трудовой функции сотрудника внутри компании на постоянной основе, в трудовую книжку обязательно нужно внести соответствующую запись об этом.
Изменение персональных данных на ьном листе
Чаще всего у кадровиков возникают вопросы при изменении сведений о работнике. Здесь важно различать изменения (дополнения) и исправления (ошибки).
Как изменить ФИО и дату рождения
Если у работника изменились персональные данные (фамилия, имя, отчество или дата рождения), изменения вносятся на ьном листе. Изменение данных, это зона ответственности текущего работодателя, даже если изменение произошло ранее, а сотрудник перешел к вам с трудовой книжкой старого образца.
Алгоритм действий следующий:
- Прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), а также дата рождения зачеркивается одной чертой.
- Рядом записываются новые данные.
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ, послуживший основанием для изменений (например, свидетельство о браке), с указанием его реквизитов и подписью работодателя.
Изменение сведений об образовании и профессии
Если изменения касаются образования, профессии или специальности работника, старые данные зачеркивать не нужно. В этом случае вносятся дополнения: новые записи просто вписываются рядом или строкой ниже через запятую.
Исправление ошибок в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»
Именно в разделе «Сведения о работе» ошибки допускаются чаще всего. Главное правило: на страницах с информацией о работе и награждениях зачеркивать ничего нельзя!
Если в этих разделах обнаружена неверная информация, исправление вносится только путем создания новой записи. Порядок таков:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем сразу вноситься верная информация.
- В графе 4 повторяется номер приказа или иного документа, на основании которого вносится правильная запись.
Кто вносит исправления?
По общим правилам исправления в трудовую книжку вносит тот работодатель, который допустил ошибку. Однако на практике это не всегда возможно. Если организация ликвидирована, исправления вносит текущий работодатель на основании официальных документов (архивных справок, копий приказов) от прежнего работодателя.
Дубликат трудовой книжки
В отдельных случаях (утрата, порча, массовая негодность бланков из-за чрезвычайных ситуаций) выдается дубликат трудовой книжки; Порядок внесения записей в дубликат также строго регламентирован: в него вносятся сведения об общем и/или непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, а затем записи о работе у данного работодателя.
Подводим итоги
Несмотря на то что с 1 января 2026 года в России завершился переход на электронные трудовые книжки, бумажные бланки продолжают свою жизнь. Работодателям необходимо строго соблюдать актуальные правила:
- На ьном листе: исправления неверных данных, зачеркиванием (одной чертой), дополнения образования, без зачеркивания.
- В разделах о работе и награждениях: любые ошибки исправляются только признанием записи недействительной и внесением новой верной записи;
- Использовать новые бланки и руководствоваться актуальными правилами заполнения, действующими с 2021 года.
Соблюдение этих несложных, но строгих алгоритмов позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и защитит пенсионные права сотрудников.