Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на цифровизацию кадрового документооборота, правильное ведение бумажной трудовой книжки остается критически важной задачей для работодателя; Ошибки, помарки и неточности в этом документе могут привести к серьезным проблемам для сотрудника при оформлении пенсии или трудоустройстве на новое место.

В данной статье мы подробно разберем актуальные правила, приведем образцы заполнения и расскажем о нюансах, связанных с трудовыми книжками нового образца, которые используются в России с 1 января 2023 года.

Новые трудовые книжки: что изменилось с 2023 года?

С 1 января 2023 года в России начали использоваться трудовые книжки нового образца и вкладыши к ним. Соответствующее постановление Правительства РФ вступило в силу именно с этой даты. Важно понимать ключевые моменты:

• Старые книжки не утратили силу: Если у работника есть трудовая книжка старого образца, она продолжает действовать. Заменять ее на новую не нужно.
• Новые бланки: Выдавать трудовые книжки нового образца следует сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу, а также в случае утери или порчи старого документа.
• Правила уже действуют: Не стоит ждать выхода дополнительных инструкций. Новые правила и формы уже применяются на практике, и кадровикам необходимо работать по ним уже сейчас.
• Закупка бланков: С 2023 года изменился порядок обеспечения бланками. Работодателю необходимо заранее договариваться с поставщиками о том, когда и как будут доставлены бланки трудовых книжек нового образца.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Прежде чем перейти к конкретным образцам, необходимо усвоить базовые принципы ведения документа:

1. Записи производятся аккуратно, без помарок и исправлений (замазкой пользоваться категорически запрещено).
2. Используются перьевые, капиллярные или гелевые ручки. Чернила могут быть черного, синего или фиолетового цвета.
3. Все даты записываются арабскими цифрами: день и месяц — двузначными, год, четырехзначными (например, ).
4. Сокращения слов не допускаются (нельзя писать «пр.», «расп.», «переведен» вместо «переведен» и т.д.).
5. Записи нумеруются сквозной нумерацией в пределах соответствующего раздела.

Образец заполнения ьного листа

ьный лист заполняется на первого работника, поступающего на работу впервые, или при оформлении дубликата. Данные вносятся на основании паспорта и документа об образовании.

Пошаговый образец заполнения:

• Фамилия, Имя, Отчество: Указываются полностью, без сокращений, строго по паспорту (например: Иванова Мария Петровна).
• Дата рождения: Число, месяц, год (например: 15 апреля 1985 г.).
• Образование: Указывается уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее и т.д.) на основании диплома.
• Профессия, специальность: Указывается квалификация по диплому (например: Юрист, Инженер-механик). Если документа об образовании нет, ставится прочерк.
• Дата заполнения: Указывается дата внесения первой записи.
• Подпись владельца: Работник ставит свою подпись, подтверждая правильность данных.
• Подпись лица, ответственного за выдачу: Подпись кадровика или руководителя, расшифровка подписи и печать организации (при наличии).

Образец заполнения раздела «Сведения о работе»

Это самый объемный и важный раздел. Рассмотрим образец внесения записей на примере приема на работу, перевода и увольнения.

Запись о приеме на работу

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации (например: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)). Под этим заголовком вносятся данные:

• Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер (например, 1).
• Графа 2 (Дата): Дата приема на работу (например: 12 05 2026).
• Графа 3 (Сведения о работе): «Принят(а) в отдел маркетинга на должность менеджера».
• Графа 4 (Основание): Указывается приказ или распоряжение работодателя, дата и номер (например: Приказ от № 15-к);

Запись о переводе

• Графа 1: Следующий номер (например, 2).
• Графа 2: Дата перевода.
• Графа 3: «Переведен(а) в отдел продаж на должность старшего менеджера».
• Графа 4: Реквизиты приказа о переводе.

Запись об увольнении

Запись об увольнении вносится в день увольнения сотрудника.

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата увольнения.
• Графа 3: Указывается причина увольнения со ссылкой на статью, часть и пункт Трудового кодекса РФ (например: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
• Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении.

После записи об увольнении необходимо поставить подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, подпись самого работника и печать организации (при наличии).

Книга учета движения трудовых книжек

Помимо правильного заполнения самих бланков, работодатель обязан вести учет движения трудовых книжек. Минтруд неоднократно разъяснял, что книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу по учету бланков трудовой книжки нужно вести на бумажном носителе.

Наниматель обязан вести эти книги для контроля перемещения трудовых книжек внутри организации (прием, выдача, списание испорченных бланков). Даже в эпоху электронной цифровой подписи и электронных трудовых, бумажный журнал учета остается обязательным.

Внесение исправлений

Если в трудовой книжке допущена ошибка, ее нельзя зачеркивать или замазывать корректором. Исправление вносится следующим образом:

1. В графе 1 указывается порядковый номер записи.
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем в этой же графе вносится правильная формулировка.
4. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого вносилась ошибочная запись (или указывается новый приказ, если ошибка была в реквизитах).

Аккуратность и строгое следование нормативным актам — главные правила при работе с трудовыми книжками. Использование новых бланков с 2023 года требует от кадровых специалистов внимательности к деталям и своевременного обеспечения организации новыми формами. Сохраняйте эту страницу в закладки, чтобы всегда иметь под рукой актуальные правила и образцы заполнения важнейшего кадрового документа.