Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его квалификацию.
Неправильное заполнение может привести к задержке выплаты пенсии, ошибкам в расчётах заработной платы и другим юридическим проблемам.
В этой статье мы разберём основные правила заполнения, приведём образцы записей, расскажем о новой форме, а также дадим практические советы, как избежать ошибок.
Общие положения
- Трудовая книжка регулируется Федеральным законом № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями и дополнениями).
- Книга должна быть заполнена в порядке, установленном приказом Минтруда 320‑Н от (новая форма с 1 января 2023 г.).
- Записи в трудовой книжке делаются в порядке от начала до конца, в соответствии с датами фактических событий.
- Все данные в книге должны быть точными, без сокращений и инициалов (имя и отчество полностью).
- Формат даты: день – год арабскими цифрами, месяц можно писать цифрами или прописными буквами (ошибкой не считается).
Порядок заполнения трудовой книжки
Приём на работу
Запись делается в графе «Приём на работу» (графа 1). Формат записи:
Фамилия, имя, отчество; дата рождения; место работы; должность; дата приёма.
Пример:
| ФИО | Дата рождения | Место работы | Должность | Дата приёма |
|---|---|---|---|---|
| Иванов Иван Иванович | ООО «ТехноСервис» | Инженер-электрик |
Перевод на другую работу в пределах одного предприятия
Запись делается в графе «Перевод на другую работу» (графа 2). Формат:
ФИО; дата перевода; новая должность; новый класс/разряд; дата начала работы на новой должности.
Увольнение
Запись делается в графе «Увольнение» (графа 3). Формат:
ФИО; дата увольнения; причина увольнения (по желанию работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон); дата окончания работы.
Повышение квалификации, обучение, переподготовка
Запись делается в графе «Обучение и переподготовка» (графа 4). Формат:
ФИО; дата начала обучения; название курса/программы; учреждение; дата окончания; полученная квалификация.
Награждения и поощрения
Запись делается в графе «Награждения и поощрения» (графа 5). Формат:
ФИО; дата награждения; название награды; причина награды.
Дополнительные сведения
- Вкладка «Дополнительные сведения» (графа 6) используется для указания иных важных событий (например, командировки, отпусков с сохранением стажа).
- Все записи должны быть сделаны в течение 3 дней с момента фактического события.
Новая форма трудовой книжки (с 1 января 2023 г.)
Новая форма отличается более чёткой структурой и дополнительными полями для указания квалификации и разрядов. В ней предусмотрены:
- Вкладка «Квалификация» с полями «Класс», «Разряд», «Профессия».
- Поле «Дата заполнения» в верхней части книги (обязательное поле).
- Улучшенная графа для записи дат перевода и увольнения.
При заполнении новой формы важно соблюдать порядок следования записей, как указано выше, и использовать только официальные бланки, утверждённые Минтрудом.
Как исправлять ошибки в трудовой книжке
- Если ошибка обнаружена в момент заполнения, её можно исправить с помощью приклада (приклад № 1) и приклада (приклад № 2).
- Если ошибка обнаружена позже, необходимо оформить приклад № 3 (исправление) и получить приклад № 4 (подтверждение).
- Все исправления должны быть подписаны работодателем и сотрудником, а также иметь печать организации.
Дубликаты и копии трудовой книжки
- При потере или повреждении трудовой книжки работник имеет право на получение дубликата по заявлению.
- Дубликат оформляется в соответствии с приказом Минтруда 320‑Н и должен содержать все записи из оригинала.
- Копия трудовой книжки (не дубликат) может быть выдана по требованию работника, но она не имеет юридической силы в качестве доказательства стажа.
Практические советы для работодателя
- Проверяйте данные сотрудника (ФИО, дата рождения) на основании паспорта или свидетельства о рождении.
- Соблюдайте сроки заполнения: не более 3 дней с момента события.
- Обучайте персонал, ответственный за ведение трудовых книжек, новым требованиям и формам.
- Ведите электронный журнал, чтобы избежать потери бумажных копий.
- Периодически проверяйте, что все записи корректны и соответствуют действительности.
Образец заполнения трудовой книжки (полный пример)
Ниже приведён полный образец, включающий все основные типы записей. Он может быть использован как шаблон для практики.
| Графа | Тип записи | Пример содержания |
|---|---|---|
| 1 | Приём на работу | Иванов Иван Иванович, , ООО «ТехноСервис», Инженер-электрик, |
| 2 | Перевод на другую работу | Иванов Иван Иванович, , Менеджер по продажам, |
| 3 | Увольнение | Иванов Иван Иванович, , по соглашению сторон, |
| 4 | Обучение и переподготовка | Иванов Иван Иванович, , «Курс повышения квалификации», ТехноКолледж, , Инженер-электрик 2‑й разряд |
| 5 | Награждения и поощрения | Иванов Иван Иванович, , «Лучший сотрудник месяца», за отличную работу по проекту «Энергоэффективность» |
| 6 | Дополнительные сведения | Иванов Иван Иванович, , командировка в Москву, , , сохранение стажа |
Правильное заполнение трудовой книжки – залог юридической безопасности как для работодателя, так и для работника. Следуя установленным правилам, используя новый образец и соблюдая сроки, можно избежать многих проблем в дальнейшем. Не забывайте, что трудовая книжка – это не просто бумажный документ, а официальный свидетельство трудового стажа и квалификации, который будет сопровождать сотрудника всю его профессиональную жизнь.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.