Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Несмотря на повсеместный переход на электронный документооборот (ЭТК), бумажные книжки продолжают использоваться во многих организациях. Любая ошибка в записях может привести к проблемам при расчете пенсии или подтверждении квалификации, поэтому крайне важно соблюдать правила заполнения.
Общие правила ведения трудовых книжек
Заполнение трудовых книжек регламентируется государственными стандартами и инструкциями по ведению трудовых книжек; Основные требования включают:
- Четкость и разборчивость: Записи должны быть сделаны аккуратно, без исправлений и помарок.
- Последовательность: Записи вносятся в хронологическом порядке.
- Соответствие приказам: Каждая запись в книжке должна основываться на соответствующем локальном акте организации (приказе или распоряжении).
Пошаговая инструкция по внесению новой записи
Прием на работу
При приеме нового сотрудника в трудовую книжку вносится запись о назначении на должность. Структура записи обычно выглядит так:
- Порядковый номер записи: Указывается в первой колонке.
- Дата приема: Число, месяц и год (например, ).
- Содержание записи: Указывается полное наименование организации, название подразделения и должность сотрудника.
Пример: «Принят в отдел маркетинга на должность ведущего специалиста». - Основание: Ссылка на приказ (номер и дата).
- По собственному желанию: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- По соглашению сторон: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Пропущенная запись: Если запись пропущена, но после нее уже есть запись об увольнении, необходимо внести запись в свободное место, указав дату события и сделав пометку о том, что запись внесена позднее.
- Судебные решения: Если суд признал увольнение незаконным, работодатель обязан внести исправления в трудовую книжку на основании решения суда.
- Совпадает ли дата в книжке с датой в приказе?
- Верно ли указана должность (в точности как в штатном расписании)?
- Нет ли опечаток в наименовании организации?
- Указана ли ссылка на номер и дату приказа?
Перевод на другую должность
Если сотрудник переводится внутри компании, запись делается следующим образом:
Пример: «Переведен на должность начальника отдела маркетинга». Также обязательно указывается номер и дата приказа о переводе.
Увольнение
Запись об увольнении является одной из самых критичных. Важно точно указать основание, чтобы у работника не возникло проблем в будущем.
Особенности и сложные случаи
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 года большинство работодателей перешли на подачу сведений в Социальный фонд (ранее ПФР) через формы СЗВ-ТД (и последующие отчеты). Если работник выбрал электронный формат, бумажная книжка не заполняется, а сведения передаются в цифровом виде.
Исправление ошибок и пропущенных записей
Если была пропущена запись (например, о переводе) или допущена ошибка:
Военная служба
Согласно разъяснениям Минтруда, сведения о прохождении военной службы также могут вноситься в трудовую книжку для подтверждения общего стажа, если это предусмотрено законодательством и подтверждено соответствующими документами из военкомата или воинской части.
Резюме: чек-лист для кадровика
Перед тем как поставить печать в трудовой книжке, проверьте следующее:
Помните: Аккуратное ведение трудовых книжек — это залог юридической безопасности работодателя и гарантия прав работника на получение заслуженной пенсии.