Актуально на 22 мая 2026 года

Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника․ Её правильное заполнение при увольнении — обязанность работодателя и право сотрудника․ С 1 января 2023 года в России действуют новые образцы бумажных книжек и вкладышей, а также электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Несоблюдение правил влечёт административную ответственность для компании․

Ключевые изменения с 2023 года

• Новый образец — с используются только книжки и вкладыши утверждённого Министром труда образца (Постановление № 722н)․ Старые бланки больше недействительны․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — работник может выбрать: получить бумажную книжку или иметь только электронную версию в Единой государственной системе информации о социальном обеспечении (ЕГИССО)․ Выбор делается письменно․
• Единая форма ЕФС-1 — сведения об увольнении автоматически передаются в ПФР через эту форму (ранее — СЗВ-ТД)․

Общие правила заполнения при увольнении

Независимо от вида книжки (бумажная/электронная) работодатель обязан:

1. Внести запись об увольнении в день увольнения (дата подписания приказа/распоряжения)․
2. Выдать книжку (или распечатанный из ЭТК вкладыш) работнику в день увольнения или на следующий рабочий день․
3. Проставить: дату увольнения, порядковый номер записи, причину увольнения (с точной формулировкой из ТК РФ), подпись руководителя/уполномоченного лица и печать организации․

Формулировка причины увольнения

Указывается точная статья Трудового кодекса РФ и её формулировка․ Примеры:

• По собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)
• По соглашению сторон (ст․ 78 ТК РФ)
• В связи с истечением срока трудового договора (ст․ 79 ТК РФ)
• За неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (ст․ 81 ТК РФ)

Важно! Запрещено указывать причины, не предусмотренные ТК РФ (например, «по личным обстоятельствам» вместо «по собственному желанию»)․

Пошаговая инструкция для бумажной книжки

Шаг 1: Подготовка приказа/распоряжения

Издается локальный нормативный акт (приказ) об увольнении с указанием:

• ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение․
• Даты увольнения и последнего рабочего дня․
• Основания увольнения (ссылка на ст․ ТК РФ)․

Шаг 2: Заполнение записи в трудовой книжке

Шаг 3: Выдача книжки сотруднику

На следующий рабочий день после увольнения (в соответствии с ч․ 1 ст․ 84․1 ТК РФ):

• Передать физическую книжку или распечатанный вкладыш из ЭТК․
• В акте о сдаче-получении трудовой книжки (форма Т-2) указать дату выдачи и подписи сторон․ Хранить акт у работодателя․

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если сотрудник выбрал ЭТК, процесс происходит в цифровом виде:

1. Внесение записи — работодатель через личный кабинет на сайте ЕГИССО формирует запись об увольнении на основе данных из ЕФС-1․
2. Сроки — запись должна быть внесена не позднее следующего рабочего дня после увольнения․
3. Доступ сотрудника — работник может в любой момент зайти в свой личный кабинет на портале «Трудовая служба России» или через «Госуслуги» и увидеть актуальную информацию․
4. Распечатка — при необходимости (например, для предоставления в банк или другую организацию) сотрудник может распечатить из ЭТК официальный вкладыш (форма Т-2) с электронной подписью работодателя․ Этот документ имеет юридическую силу․

Что делать, если запись внесена с ошибкой?

Работодатель обязан исправить ошибку:

• Для бумажной книжки, зачеркнуть ошибочную запись одной чертой (не портя текст), сделать правильную, сослаться на номер и дату исправляющего приказа, подписать и поставить печать․
• Для ЭТК, сформировать новую корректную запись, указав в комментарии причину исправления, и отменить предыдущую․ Старая запись остаётся в истории с пометкой «Аннулирована»․

Частые ошибки и последствия

Чек-лист для работодателя при увольнении

1. Издать приказ об увольнении с корректным основанием․
2. Внести запись в трудовую книжку (бумажную или ЭТК) в день увольнения․
3. Проверить: дата, причина (точная формулировка ТК РФ), подпись, печать․
4. Сформировать и передать в ПФР форму ЕФС-1 (ьный лист + подразделы 1 и 1․1)․
5. Выдать книжку/вкладыш сотруднику на следующий рабочий день, оформив акт Т-2․
6. При выборе ЭТК — убедиться, что сотрудник подписал заявление о выборе ЭТК․

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении — это не формальность, а защита трудовых прав и стажа работника․ С 2023 года ключевое значение имеет точное следование новым бланкам и правилам работы с электронной системой․ Работодатель должен чётко соблюдать сроки (следующий рабочий день) и использовать только утверждённые формулировки․ Сотрудник в свою очередь имеет право проверить запись и получить документ без задержек․

Напоминание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ Для решения конкретных ситуаций всегда консультируйтесь с юристом по трудовому праву или проверяйте актуальные редакции нормативных актов на официальных сайтах․