Трудовая книжка, ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. С 1 сентября 2021 года правила её заполнения изменились. Эта статья объясняет, что именно нужно писать в новой трудовой книжке, как правильно оформлять записи и избежать критических ошибок, которые могут привести к потере стажа и пенсионных прав.

Кому выдаётся новая трудовая книжка?

Новая (унифицированная) форма трудовой книжки выдаётся:

• Лицам, впервые устраивающимся на работу после 31 августа 2021 года.
• Работникам, утратившим старую книжку, при условии трудоустройства после указанной даты (на основании письма Минтруда России от № 14-6/В-1049).

Заполнение ьного листа (первой страницы)

На ьном листе указываются:

1. Фамилия, имя, отчество (если есть) работника.
2. Дата рождения.
3. Сведения об образовании (уровень, специальность, год окончания), не обязательны, но рекомендуются для заполнения.

Данные на ьном листе подтверждаются подписью работника и заверяются печатью организации (при её наличии).

Запись о приёме на работу (самая важная)

Это первая и фундаментальная запись. Её ошибка может «обнулить» стаж. Правильный порядок заполнения:

Графа 1 (№ п/п)

Порядковый номер записи, начиная с 1.

Графа 2 (Дата)

Дата фактического приёма на работу (день, когда работник приступил к обязанностям). Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа 3 (Сведения о работе)

Запись имеет строгий формат:
«Принят(а) на работу в [наименование структурного подразделения, если есть] на должность (специальность, профессия) [название должности в соответствии со штатным расписанием]».

Ключевые правила:

• Должность пишется точно по штатному расписанию.
• Структурное подразделение (отдел, цех, департамент) указывается только если оно есть в трудовом договоре и приказе о приёме.
• Не указывать в этой записи: условия труда (вахтовый метод, работа в северных районах), характер договора (срочный/бессрочный), размер оклада.

Графа 4 (Основание)

Номер и дата приказа (распоряжения) о приёме на работу. Пример: «Приказ № 123-к от «.

Записи о переводах и изменениях

При переводе на другую постоянную работу (в т.ч. в другое структурное подразделение или на другую должность) делается новая запись по тому же принципу, что и при приёме.

Важно: В графе 3 делается ссылка на перевод: «Переведён(а) в порядке перевода на должность…».

Также вносятся записи о:

• Получении второй и последующих специальностей/профессий.
• Присвоении нового разряда, класса, категории, классного чина.
• Изменении условий труда, если это влечёт изменение трудового договора.

Запись об увольнении

Самая ответственная запись. Указывается:

• Дата увольнения (фактический последний день работы).
• Формулировка причины увольнения дословно из текста статьи Трудового кодекса РФ (например, «по соглашению сторон», «в связи с истечением срока трудового договора», «по инициативе работника»).
• Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении.

Запрещено вносить в книжку сведения, не предусмотренные законом (например, «уволен за прогул», если в приказе указана иная статья).

Изменение формулировки причины увольнения

Если по решению суда или иному основанию формулировка увольнения меняется, делается новая запись:

«Запись за № [X] недействительна. Уволен(а) [новая формулировка]. На основании [номер и дата приказа/решения суда]».

Особые случаи и частые вопросы

Совместительство

Записи о работе по совместительству вносятся в ту же трудовую книжку (если работник не отказался от неё). Указывается как обычная запись о приёме на работу с указанием, что работа осуществляется по совместительству.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если работник выбрал ЭТК, бумажная книжка не выдается. Все сведения вносятся в электронный реестр СФР. Работодатель обязан:

1. Получить от работника заявление о предоставлении ЭТК.
2. Передавать сведения о кадровых событиях в СФР в течение 3 рабочих дней.
3. По первому запросу работника выдать ему выписку из ЭТК на бумаге.

Проверка данных при приёме

Никогда не вносите в книжку данные «со слов» работника! Все сведения сверяются с документами:

• Паспорт (ФИО, дата рождения).
• Документ об образовании (если требуется);
• Трудовой договор и приказ о приёме.
• При наличии — выписка из предыдущей трудовой книжки или выписка из СФР (СТД-СФР) для подтверждения стажа.

Что делать, если в книжке уже есть ошибка?

Исправления, помарки, зачёркивания запрещены. При обнаружении ошибки:

1. Совершается новая запись с правильными сведениями.
2. В новой записи делается ссылка на ошибочную: «Внесены корректные сведения взамен записи за № [X]».
3. Ошибочная запись не зачёркивается, но считается недействительной.

Правильное заполнение новой трудовой книжки — это защита трудовых прав и пенсионных накоплений работника. Основные принципы:

• Точность: данные только из первичных документов (приказ, договор).
• Полнота: отражать все кадровые события.
• Законность: формулировки только по тексту ТК РФ.
• Чёткость: рукописный ввод без сокращений, чёткие ссылки на приказы.

Всегда сверяйтесь с Приказом Минтруда РФ № 320н и актуальными разъяснениями Роструда. При сомнениях — запросите у работника выписку из СФР (СТД-СФР) для верификации предыдущего стажа.