Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Отдел кадров (ОК) несет прямую ответственность за ее корректное заполнение, хранение и внесение изменений. Ошибки в записях могут привести к серьезным проблемам для сотрудника при оформлении пенсии, пособий или трудоустройстве.
Кто и когда заполняет трудовую книжку?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 85) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства № 320н), обязанность по оформлению и ведению трудовых книжек лежит на работодателе.
- Ответственным за внесение записей является сотрудник, уполномоченный на ведение кадрового делопроизводства. Как правило, это специалист отдела кадров (кадровик).
- Работодатель (руководитель организации или ИП) вправе своим локальным приказом назначить ответственным не только кадровика, но и, например, бухгалтера или руководителя структурного подразделения, если они уполномочены на кадровый учет (п. 45 Правил № 320н).
- Запись должна вноситься непосредственно при кадровом событии (прием, увольнение, перевод) или в течение короткого срока после него.
Требования к оформлению записи
Каждая запись в разделе «Сведения о работе» должна быть:
- Полной и точной: указаны дата и суть события, полное наименование организации/структурного подразделения, должность с учетом квалификации (если она есть), основание (приказ, иное документообразующее событие).
- Аккуратной и разборчивой: почерк должен быть четким, чтобы документ можно было прочитать без искажений.
- Заверенной: запись заверяется подписью руководителя организации или лица, уполномоченного на ведение ТК, и печатью организации (или печатью кадровой службы, если она есть). При наличии электронной трудовой книжки (ЭТК) подпись и печать не требуются, так как запись вносится в электронный личный счет работника.
- Без исправлений и помарок. Если ошибка допущена, запись зачеркивается одной чертой (чтобы было видно исходный текст), корректируется и оформляется заново с указанием даты исправления и подписью ответственного лица. Переписывание «с чистого листа» недопустимо.
Типовые ситуации и образцы записей
Прием на работу
Образец:
01 марта 2026 г. Принят(а) на работу в отдел кадров на должность специалист по кадровому делопроизводству (квалификация по Единому квалификационному справочнику: специалист) с испытательным сроком 3 (три) месяца. Приказ от № 45-к.
Подпись ответственного лица _______________ / Иванова А.П. /
Печать организации
Важно: Если структурное подразделение не указано в штатном расписании (например, «отдел кадров»), можно указать просто должность. Прием по совместительству оформляется аналогично, но с указанием основного места работы.
Перевод в другое подразделение или на другую должность
Образец:
15 июня 2026 г. Переведен(а) из отдела кадров в финансовый отдел на должность экономист (без изменения оплаты труда). Приказ от № 112-к.
Подпись ответственного лица _______________ / Петрова С.И. /
Важно: Если перевод связан с переименованием отдела или должности (например, «отдел кадров» переименован в «департамент управления персоналом»), запись вносится в том же разделе «Сведения о работе» с указанием нового названия и ссылкой на приказ о переименовании.
Увольнение
Образец (по собственному желанию):
30 сентября 2026 г. Уволен(а) по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Приказ от № 201-к.
Подпись ответственного лица _______________ / Сидорова М.Л. /
Важно: Указывается точная формулировка основания увольнения в соответствии со ст. 81, 278 ТК РФ. Нельзя писать «уволен(а) по инициативе работника» — это не соответствует формулировкам закона.
Отсутствие записей о кадровых перемещениях
Если в трудовой книжке есть только запись о приеме, а последующие перемещения (переводы, повышения) не были отражены, это не делает запись о приеме недействительной. Отдел кадров должен:
- Внести недостающие записи на основании имеющихся приказов и документов, если они сохранились.
- Если документы утеряны, необходимо провести служебное расследование, восстановить приказы и только потом вносить исправляющие записи с указанием, что они вносятся в связи с отсутствием прежних.
- Если восстановление невозможно, в разделе «Сведения о работе» делается запись: «Сведения о работе за период с [дата] по [дата] не подтверждены документально».
Особенности при работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК)
С 2021 года в России действует система ЭТК. Если работник выбрал электронный формат:
- Бумажная трудовая книжка не выдается. Все записи вносятся в электронный личный счет работника в информационной системе (например, СБИС, Контур.Эльба).
- Отдел кадров вносит данные о приеме, увольнении, переводе через свою кадровую систему, которая автоматически передает сведения в реестр ЭТК (СЗВ-ТД).
- Подпись и печать не требуются. Запись считается внесенной после ее отправки в реестр.
- Если у работника уже есть бумажная книжка, а он переходит на ЭТК, в бумажный вариант вносится запись о переходе с указанием даты и номера электронного счета, после чего бумажная книжка возвращается работодателю на хранение или выдается работнику по его заявлению.
Ответственность отдела кадров за некорректные записи
Неправильное или неполное оформление записей влечет для работодателя административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц). Для работника последствия могут быть серьезными:
- Невозможность подтвердить стаж для назначения пенсии.
- Проблемы с оформлением пособий (по беременности, по уходу за ребенком).
- Трудности при поступлении на госслужбу или в организации, требующие полную трудовую книжку.
Если ошибка обнаружена, отдел кадров обязан внести исправления в установленном порядке (зачеркиванием, новой записью с указанием даты исправления и подписью).
Практические рекомендации для отдела кадров
- Имейте под рукой актуальные редакции: Трудовой кодекс РФ, Правила № 320н, локальные нормативные акты организации.
- Соблюдайте последовательность: Запись вносится после издания приказа о кадровом изменении и после фактического начала работы в новой должности/подразделении или даты увольнения.
- Используйте черновик: Сделайте пробную запись, сверьте даты, названия, формулировки.
- Проверяйте согласованность: Данные в трудовой книжке должны полностью соответствовать данным в приказе, штатному расписанию и личной карточке (форма Т-2).
- Обучайте сотрудников: Если ведение ТК поручено не кадровику, проведите инструктаж по правилам заполнения.
- Ведите журнал учета: Для каждой трудовой книжки (бумажной или электронной) должен быть свой учетный лист, где фиксируются все операции (выдача, возврат, внесение записей).
Отдел кадров играет ключевую роль в обеспечении законности и точности записи в трудовую книжку. Грамотное оформление кадровых документов и безупречное ведение ТК, это защита как интересов работника, так и юридической безопасности работодателя. Все записи должны быть своевременными, точными и легитимными, основанными на подлинных приказах и событиях.
Материал подготовлен на основе анализа актуального законодательства и практики кадрового делопроизводства. Применяйте данные рекомендации с учетом специфики вашей организации и в рамках действующих нормативных актов.