Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Правильное её заполнение — ответственность работодателя, за ошибки предусмотрена административная ответственность. В статье разберем, как корректно вносить записи в 2026 году согласно Приказу Минтруда России от № 320н (действующая редакция).
Общие правила заполнения (ключевые требования)
Любая запись в разделе «Сведения о работе» должна содержать:
- Дату события (приема, увольнения, перевода и т.д.).
- Наименование организации (с указанием организационно-правовой формы, например, ООО, АО).
- Должность (специальность, профессию) в соответствии со штатным расписанием.
- Основание для внесения записи (номер и дата приказа, договора).
Записи делаются разборчиво, без исправлений, без сокращений (кроме общепринятых, например, «ст.», статья). Подпись ответственного лица (обычно кадровик) и расшифровку подписи обязательны.
Типовые записи и образцы
Запись о приеме на работу
Вносится при первом оформлении или при переходе из другой организации. Запись делается на основании трудового договора и приказа о приеме.
Образец записи:
Принят(а) на работу [дата]
[Наименование организации, например, Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»]
на должность [например, менеджер по продажам]
На основании: приказа № [номер] от [дата]
Запись об увольнении
Вносится при прекращении трудовых отношений. Основание — приказ об увольнении (с указанием конкретной статьи Трудового кодекса РФ) и заявление работника (если увольнение по инициативе работника).
Образец записи:
Уволен(а) с работы [дата]
по [указать основание, например: собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)]
На основании: приказа № [номер] от [дата]
Запись о переводе (перемещении)
С 2021 года правила изменились: вносится запись как о постоянном, так и о временном переводе, если последний длится более одного месяца. Основание — приказ о переводе.
Образец записи о переводе:
Переведен(а) на постоянную работу [дата]
[Наименование организации]
на должность [новая должность]
На основании: приказа № [номер] от [дата]
Запись при переименовании организации
Если работодатель сменил название, запись вносится отдельной строчкой в графе 3. В графе 4 указывается основание — документ о переименовании.
Образец записи:
Организация [старое наименование] переименована в [новое наименование]
На основании: [например, Устава, свидетельства о переименовании]
от [дата] № [номер]
Запись о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник отказывается от бумажного бланка, работодатель обязан:
- Оперативно (не позднее следующего рабочего дня) сообщить об этом в СФР.
- Внести в бумажную книжку запись о переходе на ЭТК и выдать её работнику.
Образец записи:
Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки [дата]
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже формируются в электронном виде.
На основании: заявления работника от [дата]
Особые случаи и исправления
Запись о совместительстве
Если работа по совместительству ведется в той же организации, запись не вносится. Если совмещение — в другой организации, вносится как обычная запись о приеме на работу с указанием «по совместительству» в графе о должности.
Запись о вахтовом методе работы
Вносится обычная запись о приеме. Дополнительно в графе 4 (основание) можно указать «Договор о вахтовом методе работы от [дата] № [номер]».
Как исправлять ошибки
Исправления не допускаются путем зачеркивания и написания сверху. При обнаружении ошибки (опечатка, неточность) или отсутствии записи:
- Делается новая, правильная запись.
- В новой записи указывается: «Заменяет запись от [дата ошибочной записи]».
- Старая (ошибочная) запись не зачеркивается, она остается в книжке.
Если ошибка допущена в записи об увольнении, для подтверждения правильного периода работы могут быть приняты трудовой договор и иные документы (п. 6 Правил ведения трудовых книжек).
Ответственность за нарушения
Неправильное ведение трудовых книжек (невнесение записей, искажение данных) влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: штрафы для должностных лиц и юридических лиц. Работник вправе потребовать внесения корректной записи и возмещения ущерба.
Важные изменения с 2021 года (Приказ №320н)
- Четко регламентированы записи о временных переводах (более 1 месяца).
- Упрощен порядок при реорганизации (слиянии, присоединении) — записи о работе в прежних организациях сохраняются.
- Подробно описан переход на ЭТК.
- Установлен единый порядок исправлений (замена записи, а не корректировка).
Внесение записи в трудовую книжку — формальная, но критически важная процедура. Ключевое — действовать строго по Приказу №320н, basing each entry on a specific document (приказ, договор, заявление). При сомнениях — обратитесь к юсту или используйте официальные образцы, размещенные на портале Госуслуг или сайте Минтруда. Помните: точность записей защищает и права работника, и интересы работодателя.