Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж, должности, места работы и причины увольнения. В России правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек регулируются рядом нормативных актов, в т.ч. Трудовым кодексом РФ, постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. и инструкцией Минтруда от 10 октября 2003 г. В 2020 г; в ТК РФ были внесены поправки, предусматривающие введение электронных трудовых книжек (ЭТК).
Что такое трудовая книжка?
- Официальный документ, выдаваемый работодателем при приёме на работу.
- Содержит сведения о трудовом стаже, должностях, местах работы, причинах увольнения.
- Необходима для подтверждения квалификации, получения пенсионных и иных социальных выплат.
Правовые основания
- Трудовой кодекс РФ (статья 66) – определяет содержание и порядок ведения трудовой книжки.
- Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. – правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей.
- Инструкция Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. – порядок заполнения трудовых книжек.
- Постановление Минтруда РФ от 1 января 2020 г. – введение электронных трудовых книжек.
Структура трудовой книжки
Трудовая книжка состоит из двух частей:
- ьный лист – первая страница, где указываются данные о работнике и работодателе.
- Основная часть – разделы, в которые вносятся записи о приёме, переводе, увольнении и прочих событиях.
3.1 ьный лист
На ьном листе фиксируются:
- ФИО работника, дата рождения, место жительства.
- Серия и номер трудовой книжки.
- Данные работодателя: название, ИНН, КПП, адрес.
- Дата выдачи и дата начала работы.
3.2 Основная часть
Основная часть делится на несколько разделов:
- Приём на работу (назначение).
- Перевод на другую постоянную работу к другому работодателю.
- Увольнение (прекращение трудового договора).
- Сведения о работе по совместительству.
- Сведения о смене места работы в рамках одной организации.
Правила заполнения записей
Записи в трудовой книжке должны быть точными, разборчивыми и в соответствии с установленными формами.
4.1 Приём на работу (назначение)
- Дата начала работы.
- Должность, место работы.
- Уровень квалификации, если применимо.
- Указание «Приём на работу» в виде надписи «Приём на работу».
4.2 Перевод на другую постоянную работу
- Дата перевода.
- Новая должность и место работы.
- Номер приказа о переводе.
- Указание «Перевод» и «Перевод на другую постоянную работу».
4.3 Увольнение (прекращение трудового договора)
- Дата увольнения.
- Причина увольнения (по инициативе работника, работодателя, по соглашению сторон, по истечении срока и т.д.).
- Номер приказа об увольнении.
- Указание «Увольнение» и «Прекращение трудового договора».
4.4 Сведения о работе по совместительству
- Дата начала совместной работы.
- Должность и место работы.
- Указание «Работа по совместительству».
Особенности заполнения при переходе на выборную работу
При переходе работника на выборную работу (изменение должности в рамках одной организации) в трудовой книжке фиксируются:
- Дата перехода.
- Новая должность и место работы.
- Номер приказа о переходе.
- Указание «Переход на выборную работу».
Дубликаты трудовой книжки
В случае потери, кражи или повреждения трудовой книжки работнику выдается дубликат. При оформлении дубликата соблюдаются следующие требования:
- На ьном листе дубликата в правом верхнем углу надпись «Дубликат».
- Указание «Взамен выдан дубликат» на ьном листе оригинала.
- Серия и номер дубликата совпадают с оригиналом.
- Запись о выдаче дубликата в основной части оригинальной трудовой книжки.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2020 г. в РФ действует Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек. Основные моменты:
- Все сведения о работнике формируются работодателем в электронном виде.
- Передаются в Пенсионный фонд РФ (ПФР) для хранения.
- ЭТК заменяет бумажную трудовую книжку, но при этом сохраняется возможность получения бумажного дубликата.
- Порядок заполнения и ведения ЭТК описан в инструкциях Минтруда.
Хранение и защита трудовой книжки
Трудовая книжка должна храниться в надёжном месте, защищённом от потери, кражи и повреждения. Работодатель обязан:
- Обеспечить сохранность трудовой книжки в течение всего срока её использования.
- Передать сведения о работе работника в СФР (Система Фондов Ресурсов) для ведения ЭТК.
- При увольнении выдавать работнику копию записей о приёме, переводе и увольнении.
Практические рекомендации
- Точность и разборчивость – все записи должны быть чёткими и без ошибок.
- Соблюдение сроков – записи о приёме, переводе и увольнении вносятся в течение 30 дней с момента события.
- Проверка данных – работник имеет право проверить правильность записей в трудовой книжке.
- Своевременное оформление дубликата – при потере трудовой книжки работник должен обратиться в отдел кадров в течение 10 дней.
- Переход на ЭТК – работодатель обязан перейти на электронную форму в соответствии с инструкцией Минтруда.
Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую историю работника. Правильное заполнение, ведение и хранение трудовой книжки обеспечивают защиту прав работника и соблюдение требований законодательства. Следуя установленным правилам и рекомендациям, работодатели и работники могут избежать ошибок и проблем при оформлении трудовой книжки.