Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все этапы трудовой деятельности работника. Правила заполнения записей определены Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым приказом Минтруда России от № 320н. Ниже разберём, какие именно записи вносятся, как они оформляются и какие нюансы следует учитывать в 2026 году.

Структура записи в разделе «Сведения о работе»

Каждая запись состоит из четырёх граф (столбцов), расположенных в следующем порядке:

1. Порядковый номер записи (нарастающий в течение всей трудовой истории).
2. Дата начала работы (при приёме) или даты изменения статуса (при переводе, повышении, увольнении).
3. Наименование организации (полное и, при наличии, сокращённое).
4. Сведения о должности, причинах изменения статуса и документе, подтверждающем действие.

Все даты пишутся арабскими цифрами: день.месяц.год (например, ). Записи делаются световодостойкими чернилами (черный, синий, фиолетовый) без сокращений: пр. вместо приказ, расп. вместо распоряжение и т.д.

Пример записи о приёме на работу

ООО «ТехноПром»
Оператор-наладчик
Приказ № 12 от 

Пример записи о переводе в другую должность

ООО «ТехноПром»
Перевод на должность Системный администратор. Приказ № 45 от 

Специфические типы записей

Увольнение

Запись о выходе из организации оформляется так:

Увольнение по собственному желанию. Приказ № 78 от 

В графе 3 указывается причина увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон и т.д.) и документ, подтверждающий увольнение.

Перевод в другую организацию (внутренний перевод)

При переводе сотрудника в другую организацию (например, в дочернюю компанию) запись выглядит так:

ООО «ТехноПром» → ООО «ТехноПром-2»
Перевод на должность Инженер. Приказ № 12 от 

Вахтовый метод работы

Если сотрудник работает вахтовым методом, в разделе «Сведения о работе» добавляется отдельная запись:

ООО «ТехноПром»
Вахтовый метод работы (смена 14 дней). Приказ № 23 от 

Награждение и поощрение

Запись о награждении оформляется в отдельном разделе «Сведения о награждениях и поощрениях»:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата вручения награды.
3. Наименование организации (полное и, при наличии, сокращённое).
4. Сведения о награде (тип, причина, документ).

Пример:

ООО «ТехноПром»
Награждение «Лучший сотрудник года». Приказ № 5 от 

Вторая профессия (сотрудник-совместитель)

Если работник одновременно работает в другой организации, в трудовой книжке фиксируется запись о второй профессии:

ООО «ТехноПром»
Вторая профессия: Инженер-электрик. Приказ № 9 от 

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2023 г. в России внедряется система электронных трудовых книжек. При переходе на ЭТК записи в бумажной книжке заменяются электронными, но при этом в бумажной версии сохраняется копия всех записей до перехода. Работодатель обязан:

• Обновлять данные в системе ЭТК в течение 5 рабочих дней после изменения статуса сотрудника.
• Сохранять бумажную копию записи в течение 10 лет.
• При необходимости выдавать сотруднику копию записи в бумажном виде.

Практические рекомендации

1. Порядок заполнения – всегда начинайте с заголовка (полное и сокращённое название организации), затем переходите к графам 1–4.
2. Четкость и аккуратность – используйте световодостойкие чернила, избегайте сокращений и ошибок.
3. Нумерация – номера записей нумеруются последовательно, без пропусков.
4. Документы – к каждой записи прилагается копия документа, подтверждающего действие (приказ, договор, решение и т.д.).
5. Сроки – запись в трудовую книжку должна быть внесена в течение 5 рабочих дней после фактического события.
6. Переход на ЭТК – при переходе на электронную трудовую книжку обязательно сохраните бумажную копию до 10 лет.

Запись в трудовую книжку – это официальное подтверждение трудовой деятельности сотрудника. Правильное оформление записей обеспечивает прозрачность и законность трудовых отношений, а также упрощает проверку трудового стажа при переходе на новую работу, получении пенсии или иных социальных выплатах. Следуя правилам, изложенным в Порядке № 320н, и учитывая изменения, связанные с электронными трудовыми книжками, вы сможете избежать ошибок и претензий со стороны государства и работодателя.