Трудовая книжка, это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. Внесение корректной записи о приеме на работу, не просто формальность‚ а юридически значимое действие‚ от которого зависят права сотрудника на пенсию‚ компенсации‚ отпуска и другие льготы. В 2026 году правила заполнения трудовой книжки остались неизменными по сравнению с предыдущими годами‚ однако важно учитывать актуальные требования Министерства труда и социальной защиты РФ‚ а также особенности оформления при разных видах трудоустройства.

Основные правила заполнения записи о приеме на работу

Согласно Положению о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225)‚ запись о приеме на работу должна содержать следующие обязательные элементы:

• Порядковый номер записи (по хронологии в книжке);
• Дата приема на работу (указывается цифрами‚ без сокращений);
• Наименование должности (в соответствии со штатным расписанием);
• Наименование структурного подразделения (если оно есть);
• Основание для приема — ссылка на номер и дату приказа (распоряжения) работодателя;
• Подпись ответственного лица (как правило‚ кадровика или руководителя);
• Печать организации (если она используется).

Важно: Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента фактического начала работы сотрудника (ст. 66 ТК РФ). Нарушение этого срока может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Образец записи о приеме на работу (стандартный случай)

Ниже приведен типовой образец записи в трудовой книжке при приеме на работу на полную ставку:

1. № 1 — 15 марта 2026 г. — Принят на работу в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам.
2. Основание: Приказ № 45-к от г.

Формат записи:

№, Дата — Текст записи

Основание: Документ‚ на основании которого произведен прием

Запись вносится четко‚ без сокращений‚ исправлений и помарок. Если ошибка допущена — запись признается недействительной‚ и вносится новая‚ с указанием номера и даты‚ а старая — зачеркивается одной линией‚ с пометкой «Запись недействительна» и подписью ответственного лица.

Образцы записей для разных ситуаций

Прием на работу на неполную ставку (0‚5 ставки)

1. № 2 — 05 апреля 2026 г. — Принят на работу в бухгалтерию на должность бухгалтера по учету затрат на условиях неполного рабочего дня (0‚5 ставки).
2. Основание: Приказ № 67-к от г.

Прием по срочному трудовому договору

1. № 3, 12 мая 2026 г. — Принят на работу в отдел логистики на должность курьера по срочному трудовому договору на срок 4 месяца (с г. по г.).
2. Основание: Трудовой договор № 112 от г.‚ Приказ № 89-к от г.

Прием в порядке перевода из другой организации

1. № 4, 20 мая 2026 г. — Принят на работу в отдел продаж на должность менеджера по работе с клиентами в порядке перевода из ООО «Светлый путь».
2. Основание: Приказ № 95-к от г.

Внутреннее совместительство

Важно! Запись о внутреннем совместительстве в трудовую книжку вносится только по письменному заявлению работника. Если сотрудник не просит об этом, запись не делается.

1. № 5 — 01 июня 2026 г. — Принят на работу по внутреннему совместительству в отдел уборки на должность уборщика производственных помещений в режиме 1 час в день‚ 5 дней в неделю.
2. Основание: Договор о работе по совместительству № 23 от г.‚ Приказ № 102-к от г.

Прием на работу с использованием электронной трудовой книжки

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Если сотрудник выбрал ЭТК‚ бумажная книжка не ведется. Однако если работник предоставил бумажную книжку старого образца — работодатель обязан вносить в нее записи в традиционном формате.

При этом:

• Новые бланки трудовых книжек с 2024 года могут изготавливать любые организации‚ соответствующие требованиям Гознака (список опубликован на сайте www.goznak.ru);
• Замена старых книжек на новые — не обязательна.

Что нельзя делать при заполнении

• Использовать сокращения: вместо «менеджер по продажам» нельзя писать «мен. по прод.»;
• Писать от руки карандашом — только чернилами (черными или синими);
• Исправлять ошибки корректором или закрашивать, только зачеркивание одной линией с пометкой;
• Вносить записи без основания (приказа или договора);
• Не указывать дату приказа — только дату приема;
• Оставлять графы пустыми — если нет подразделения‚ пишется «без подразделения».

Ответственность за неправильное оформление

Нарушение правил ведения трудовой книжки влечет за собой:

• Штрафы для работодателя, от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Судебные иски от сотрудников о восстановлении трудового стажа;
• Отказ Пенсионного фонда в зачете стажа при назначении пенсии.

Практические советы для кадровиков

1. Всегда сверяйте данные в приказе‚ трудовом договоре и трудовой книжке — они должны совпадать.
2. Храните копии приказов и договоров не менее 75 лет (срок хранения трудовых книжек).
3. При приеме нового сотрудника — сразу проверьте‚ есть ли у него трудовая книжка‚ и если да — убедитесь‚ что она не заполнена до конца.
4. Если сотрудник предоставил трудовую книжку с ошибками — не вносите новые записи‚ пока не исправите старые (по правилам).
5. Используйте шаблоны и чек-листы для проверки записей — это снижает риск ошибок.

Запись о приеме на работу в трудовую книжку, это не просто формальность‚ а важнейший юридический акт‚ защищающий права как работника‚ так и работодателя. В 2026 году правила остались неизменными‚ но требования к точности и полноте информации только усиливаются. Соблюдение всех норм‚ использование официальных образцов и внимательное отношение к деталям позволят избежать штрафов‚ споров и потери стажа.

Рекомендуем: Скачайте актуальные образцы записей в трудовую книжку с сайта КонсультантПлюс или Госуслуги для использования в вашей организации.

Помните: правильная трудовая книжка, это залог спокойствия сотрудника и надежности вашей кадровой службы.