Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её правильное заполнение регулируется Постановлением Правительства РФ от № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Приказом Минтруда России от № 69 (в редакции от ). Нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь административную ответственность, а также споры с сотрудниками при оформлении пенсии, компенсаций или при трудоустройстве.
Общие требования к заполнению трудовой книжки
- Записи вносятся только на русском языке (даже если предприятие расположено в республике с иным государственным языком — согласно п. 2.1 Инструкции).
- Используются чернила чёрного, синего или фиолетового цвета. Красные, зелёные, карандаш — запрещены.
- Записи делаются разборчиво, без помарок, зачёркиваний и исправлений. При ошибке — вносится новая запись с указанием основания для исправления.
- Все записи заверяются печатью организации (если она используется) и подписью ответственного лица (кадровика, руководителя).
- Нумерация записей, последовательная, без пропусков.
Обязательные реквизиты для каждой записи
Каждая запись в трудовой книжке (в разделе «Сведения о работе») должна содержать четыре обязательных графы:
Графа 1 — Порядковый номер записи
Проставляется арабскими цифрами по порядку, 1, 2, 3 и т.д. Нумерация начинается с первой записи о приёме на работу и продолжается до последней записи (включая увольнение, переводы, награждения).
Графа 2 — Дата события
Указывается точная дата (число, месяц, год) совершения действия:
- Приём на работу — дата выхода на работу;
- Увольнение — дата прекращения трудового договора;
- Перевод — дата вступления в силу приказа о переводе;
- Награждение — дата издания приказа о награждении;
- Изменение ФИО — дата внесения изменений в документы (не дата подачи заявления!).
Формат: ДД.ММ.ГГГГ, например: .
Графа 3, Наименование организации
Указывается полное наименование работодателя в соответствии с учредительными документами (Устав, свидетельство о регистрации). Также допускается указание сокращённого наименования — если оно официально зарегистрировано и используется в документах.
Пример:
- Полное: Акционерное общество «Северный Транс»
- Сокращённое: АО «Северный Транс»
Запись должна быть точной — не допускаются сокращения вроде «Транс», «Северный» и т.п.
Графа 4 — Основание (реквизиты документа)
Это ключевой реквизит, подтверждающий законность внесения записи. Указываются:
- Наименование документа, например: «Приказ», «Распоряжение», «Постановление»;
- Номер документа — например: № 12-к;
- Дата документа — например: от .
Пример записи в графе 4:
Приказ № 12-к от
Важно: Если запись вносится на основании изменённого приказа (например, при исправлении ошибки), то указываются реквизиты нового, исправленного приказа, а не старого. При этом в новой записи делается ссылка на предыдущую ошибку и причину исправления.
Примеры заполнения по типам записей
Приём на работу
- Графа 1: 1
- Графа 2:
- Графа 3: ООО «Ромашка»
- Графа 4: Приказ № 5 от
Увольнение
- Графа 1: 3
- Графа 2:
- Графа 3: ООО «Ромашка»
- Графа 4: Приказ № 28 от (п. 3 ст. 77 ТК РФ)
Перевод на другую должность
- Графа 1: 2
- Графа 2:
- Графа 3: ООО «Ромашка»
- Графа 4: Приказ № 10 от
Награждение
- Графа 1: 4
- Графа 2:
- Графа 3: ООО «Ромашка»
- Графа 4: Приказ № 35 от «О награждении сотрудника по итогам года»
Изменение фамилии (при замужестве, смене имени и т.п.)
Запись вносится на основании документа, подтверждающего изменение — свидетельство о браке, решение ЗАГСа и т.д.
- Графа 1: 5
- Графа 2:
- Графа 3: — (не заполняется — это не смена работодателя)
- Графа 4: На основании свидетельства о заключении брака № 12345 от
На оборотной стороне обложки трудовой книжки также указывается реквизит документа, на основании которого внесены изменения, и ставится печать и подпись ответственного лица.
Внесение записи о прохождении военной службы
Запись вносится по заявлению работника на основании военного билета или справки из военкомата.
- Графа 1: 6
- Графа 2:
- Графа 3: Воинская часть 12345
- Графа 4: Справка № 789 от
Что делать, если закончились страницы?
Если в трудовой книжке закончились свободные строки в разделе «Сведения о работе», необходимо оформить вкладыш.
- Вкладыш выдаётся работнику бесплатно;
- Вкладыш имеет тот же юридический статус, что и трудовая книжка;
- На обложке вкладыша указывается номер трудовой книжки, к которой он прикреплён;
- Вкладыш вшивается в трудовую книжку и скрепляется печатью организации.
Важно! Не допускается выдача нового бланка трудовой книжки без оснований (утрата, порча, заполнение всех страниц). Новый бланк выдаётся только при замене по уважительной причине (например, при утрате или нечитаемости записей).
Исправление ошибок
Зачёркивания, подчистки, корректоры и исправления карандашом строго запрещены! (п. 3.1 Инструкции № 69).
Правильный порядок исправления:
- Вносится новая запись с номером, следующим за последней.
- В графе 4 указывается: «Запись № X от ДД.ММ.ГГГГ признана недействительной, так как содержала ошибку».
- Затем вносится правильная запись с указанием реквизитов исправляющего документа (например, приказа об исправлении).
Пример:
- Запись № 3: «Приказ № 10 от » — ошибочно указано наименование организации.
- Новая запись № 4: «Запись № 3 от признана недействительной. Исправлено на основании Приказа № 15-исп от ».
- Запись № 5: «Приём на работу в ООО «Ромашка» — приказ № 15-исп от ».
Особенности ведения трудовой книжки при переходе на электронный формат
С 2021 года в России действует возможность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом:
- Работодатель обязан внести запись в бумажную трудовую книжку: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде на основании заявления работника» — с указанием даты подачи заявления и реквизитов заявления (если оно подавалось в письменной форме).
- Если работник не подавал заявление, бумажная трудовая книжка продолжает вестись в обычном порядке.
Ответственность за нарушения
Нарушение правил заполнения трудовой книжки влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, ошибки в трудовой книжке могут привести к отказу в начислении пенсии или проблемам при трудоустройстве.
Правильное заполнение трудовой книжки — это не просто формальность, а важнейший элемент кадрового документооборота. Каждая запись должна быть точной, обоснованной и подтверждённой реквизитами официальных документов. Работодатель несёт полную ответственность за сохранность, достоверность и своевременность внесения записей.
Рекомендация: Регулярно проверяйте заполнение трудовых книжек, обучайте кадровых работников, используйте шаблоны и контрольные списки. При сомнениях — обращайтесь к официальному тексту Инструкции № 69 или консультируйтесь с юристом.
Сохраняйте трудовые книжки в соответствии с требованиями архивного законодательства — срок хранения — 75 лет после увольнения работника.
Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Основано на действующем законодательстве РФ: Постановление Правительства РФ № 225 от , Инструкция Минтруда РФ № 69 от (ред. от ).