Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ Работодатель вносит в неё информацию о местах работы‚ переводах‚ увольнениях и поощрениях․ С помощью трудовой книжки работник может подтвердить свой опыт работы‚ а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат․
Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ начавшийся в 2020 году‚ у многих сотрудников до сих пор сохраняются бумажные бланки․ Кроме того‚ если сотрудник в 2020 году‚ работая в другой организации‚ сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки‚ он продолжает вести её в традиционном формате․ В связи с этим у работодателей и кадровиков по-прежнему возникает необходимость правильно запросить‚ оформить и хранить этот документ․
Когда работодатель вправе запросить оригинал трудовой книжки?
Согласно трудовому законодательству‚ работодатель обязан запросить оригинал бумажной трудовой книжки у сотрудника при его приеме на работу․ Исключение составляют лишь случаи‚ когда:
- Это первое место работы сотрудника․
- Сотрудник поступает на работу по совместительству․
- Сотрудник ранее выбрал электронный формат ведения трудовой книжки и не имеет бумажного бланка․
В остальных случаях предоставление оригинала обязательно․ Если трудовая книжка утеряна или испорчена‚ работодатель обязан по заявлению работника оформить новую или дубликат․
Электронная трудовая книжка: новые реалии
Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже․ Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде․ В ней отражается информация о личных данных сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения)‚ а также о его трудовой деятельности․
Однако важно помнить: если сотрудник предоставил при приеме на работу оригинал трудовой книжки и написал заявление о продолжении ведения бумажного варианта‚ работодатель обязан вести обе формы, и бумажную‚ и электронную․ С 2023 года бумажные трудовые книжки нужно оформлять на новых бланках установленного образца․
Как оформить запрос на предоставление трудовой книжки?
Обычно запрос о предоставлении трудовой книжки не требует составления отдельного официального письма‚ так как это стандартная процедура кадрового делопроизводства․ Сотруднику достаточно просто принести документ в отдел кадров․ Однако в некоторых случаях (например‚ при взаимодействии с удаленными сотрудниками или в рамках судебных разбирательств) может потребоваться официальное письмо-запрос․
Правила составления письма-запроса
Данный документ оформляется в соответствии со всеми требованиями к деловой переписке․ Официальное письмо-запрос должно быть достаточно длинным‚ чтобы четко изложить суть просьбы‚ но достаточно кратким‚ чтобы получатель мог быстро его понять․
В письме-запросе необходимо указать:
- Шапку документа: наименование организации-отправителя и организации-получателя (или ФИО сотрудника)‚ адреса и контакты․
- Суть запроса: четко сформулированная просьба предоставить оригинал или заверенную копию трудовой книжки․
- Обоснование: причина запроса (например‚ «для оформления трудовых отношений» или «для предоставления в Пенсионный фонд»)․
- Сроки: желаемая дата предоставления документа․
- Подпись уполномоченного лица: директора или начальника отдела кадров․
Судебный запрос и запрос от адвоката
Отдельно стоит отметить случаи‚ когда трудовая книжка запрашивается в рамках судебного разбирательства․ Судебный запрос о выдаче заверенных документов или запрос о выдаче копии постановления является обязательным для исполнения работодателем․ Также может быть направлен адвокатский запрос (например‚ об обследовании данных или истребовании документов в связи с расхождениями учетных данных)․ Игнорирование таких запросов может повлечь штрафные санкции․
Выдача трудовой книжки на руки в период работы
В соответствии с действующим законодательством‚ в период действия трудового договора оригинал бумажной трудовой книжки выдается сотруднику на руки только в одном случае — для обязательного социального страхования (обеспечения)‚ например‚ для назначения пенсии․ В этом случае сотрудник должен написать заявление‚ а работодатель обязан выдать документ под роспись в течение 3 рабочих дней․
Во всех остальных случаях (для получения кредита‚ визы и т․д․) работодатель выдает лишь заверенную копию трудовой книжки․ Задержка выдачи трудовой книжки при увольнении — грубое нарушение․ Гражданин вправе обратиться в суд с иском к бывшему работодателю о взыскании неполученного заработка за весь период задержки выдачи трудовой книжки․
Особые случаи: выдача трудовой книжки умершего работника
Полагаем‚ что и формулировку п․ 38 и п․ 43 Порядка ведения трудовых книжек не следует рассматривать в качестве препятствия как для выдачи на руки‚ так и для направления по почте трудовой книжки умершего работника его родственникам․ Документ выдается ближайшим родственникам под расписку с проставлением даты и подписи․
Процедура запроса и выдачи трудовой книжки строго регламентирована․ Работодатель должен учитывать статус документа (бумажный или электронный)‚ правильно оформлять запросы в рамках деловой переписки и не забывать о своей ответственности за сохранность оригинала․ Переход на ЭТК значительно упростил учет стажа‚ но до тех пор‚ пока существуют бумажные бланки‚ кадровикам необходимо соблюдать все юридические тонкости их оборота․