Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж гражданина. От правильности внесенных в нее записей напрямую зависит размер будущей пенсии, а также расчет больничных листов и пособий по беременности и родам. Даже самые незначительные на первый взгляд неточности могут привести к серьезным проблемам при обращении в Пенсионный фонд или при трудоустройстве на новое место работы.

В условиях кадрового голода формулировка записи об увольнении иногда кажется второстепенной, однако юридическая точность остается критически важной. В этой статье мы подробно разберем, какие именно формулировки должен использовать работодатель, кто имеет право вносить записи и как избежать ошибок.

Кто вносит запись об увольнении?

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, обязанность по внесению записи об увольнении лежит исключительно на работодателе. Сотрудник не делает записей в своей трудовой книжке самостоятельно.

Важно учитывать организационную структуру компании:

• Если увольнение происходит в головной организации, запись вносит и заверяет уполномоченное лицо этой организации.
• Если увольнение происходит в филиале, который не является отдельным юридическим лицом, то право заверения трудовой книжки и внесения записи остается за головной организацией. В таких случаях печать филиала может быть недостаточной, требуется печать основного юрлица или доверенность.

Основная формулировка записи

При увольнении работника в графе 3 («Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении») раздела «Сведения о работе» должна быть сделана запись следующего содержания:

1. Указывается порядковый номер записи.
2. Указывается дата увольнения (последний рабочий день).
3. Вносится причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть или статью Трудового кодекса РФ.

Наиболее распространенные формулировки:

• При увольнении по собственному желанию: «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• При увольнении по соглашению сторон: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• При сокращении штата: «Трудовой договор прекращен по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

Важность точности формулировок

Заслуженный юрист России Иван Соловьев подчеркивает, что неправильное оформление трудовой книжки может стать серьёзной проблемой при расчёте пенсии. Любая ошибка в ссылке на статью закона или в дате может привести к отказу в зачете стажа.

Запись должна быть произведена точно в соответствии с формулировками ТК РФ. Использование сокращений, не предусмотренных законом, или изменение wording (например, «уволен по собственному желанию» вместо «трудовой договор прекращен…») недопустимо и может быть расценено как ошибка, требующая исправления.

Процедура заверения записи

После внесения текстовой части записи, она должна быть правильно заверена. Это обязательный этап, без которого запись считается недействительной.

Порядок заверения:

1. Запись заверяется подписью уполномоченного лица работодателя (например, руководителя организации, руководителя кадровой службы или иного лица, ответственного за ведение трудовых книжек).
2. Проставляется печать организации (или печати кадровой службы, если она имеется и используется для заверения таких документов, хотя наличие печати организации является более надежным вариантом).
3. Своей подписью запись подтверждает и сам работник, ознакомляясь с внесенной информацией.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

В 2026 году электронные трудовые книжки являются основным форматом учета стажа для большинства работников. Принципы внесения записей в ЭТК аналогичны бумажным, но процесс автоматизирован:

• Работодатель формирует отчет в системе Социального фонда России (СФР) в день увольнения.
• Используется тот же справочник причин увольнения и ссылки на статьи ТК РФ.
• Работник может проверить запись через портал Госуслуг или в клиентском банке СФР.

Неверное заполнение электронной трудовой книжки в программе 1С или иных системах учета также может привести к проблемам. Ошибки в электронных базах данных исправляются путем подачи корректирующих отчетов, но этот процесс требует времени и внимания.

Что делать, если найдена ошибка?

Если при получении трудовой книжки на руки работник обнаружил ошибку (неверная дата, опечатка в статье закона, отсутствие печати):

1. Необходимо немедленно обратиться к работодателю, допустившему ошибку (или к новому работодателю, если ошибка старого работодателя была выявлена позже).
2. Ошибка не зачеркивается! Вносится новая запись с правильным содержанием, где указывается: «Запись за номером [номер] недействительна», а затем вносится правильная запись.
3. Все исправления заверяются подписью и печатью.

Трудовая книжка — это документ, который сопровождает человека всю жизнь. Правильная запись при увольнении гарантирует сохранение трудового стажа и отсутствие проблем с пенсионными начислениями в будущем. Работодателям следует проявлять максимальную внимательность при заполнении, а работникам — тщательно проверять каждую букву и цифру перед тем, как поставить свою подпись.