Правовая база
Трудовая книжка (бумажная или электронная) регулируется Трудовым кодексом РФ, а также нормативными актами Министерства труда и социальной защиты (Роструд) и Федеральным законом «Об электронных трудовых книжках» (№ 125‑ФЗ). Основные требования:
- Работодатель обязан вести учёт трудовой деятельности каждого работника.
- Трудовая книжка выдаётся при приёме на работу (в т.ч. при первом месте работы).
- Запись о приёме, переводе, увольнении и других кадровых действиях вносится в течение трёх рабочих дней с момента их совершения.
- С 2021 года для всех новых работников автоматически формируется электронная трудовая книжка (ЭТК) в СФР (Система Фондов России).
Основные случаи, когда работник получает трудовую книжку
- Первое место работы (работник ранее не имел трудовой книжки).
При заключении трудового договора работодатель открывает новую книжку (бумажную) или инициирует её электронный вариант. Если работник согласен на ЭТК, бумажную книжку выдавать не требуется, но запись о переходе должна быть сделана в бумажной форме (для архивных целей) и в СФР. - Перевод внутри организации (смена должности, подразделения, графика).
Запись о переводе вносится в уже существующую книжку (бумажную или электронную) в течение трёх дней. - Приём на работу по срочному договору (в т.ч. на декретную ставку).
Как напомнили эксперты Роструда в своём Telegram‑канале, даже при срочном договоре запись о приёме обязана быть внесена в трудовую книжку. - Реорганизация компании, выделение нового юридического лица.
При переходе работников в новое юридическое лицо необходимо оформить их трудовые книжки заново или перенести записи в ЭТК. Эксперты Онлайнинспекции разъяснили порядок: все сведения о трудовой деятельности передаются в СФР, а в бумажных книжках делается отметка о переходе. - Увольнение (прекращение трудового договора).
Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения. Если это невозможно (отсутствие работника, отказ от получения), работодатель обязан направить уведомление с указанием даты и способа получения (лично, по почте, через курьерскую службу). - Переход на электронную трудовую книжку.
С 2025‑2026 годов большинство работодателей переводят сотрудников на ЭТК. Процедура выглядит так:- Сотрудник подписывает заявление о переходе.
- Работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку (если она есть) и в СФР.
- Работнику выдаётся бумажный документ‑подтверждение не позднее трёх дней с момента получения заявления.
При желании работника получить бумажную книжку он может её запросить, но в дальнейшем все новые записи будут вноситься только в электронный реестр.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): как её получить
Для получения ЭТК необходимо выполнить несколько шагов:
- Работодатель регистрирует сотрудника в системе СФР (форма ЕФС‑1). Это делается через портал Госуслуги или через МФЦ.
- Сотрудник подписывает заявление о переходе на электронную форму (можно сделать онлайн через Госуслуги).
- После подтверждения данных в СФР работнику открывается личный кабинет, где он может просматривать и скачивать выписки из своей ЭТК.
- Если работник предпочитает бумажный вариант, он получает бумажную книжку, а в СФР одновременно формируется её электронный аналог.
Важно: Квалифицированная электронная подпись (КЭП) может потребоваться для подтверждения некоторых действий (например, при передаче данных в случае реорганизации). ФНС уже предоставляет возможность получения КЭП с использованием биометрических данных.
Сроки и порядок выдачи
- Приём на работу: книжка (бумажная или электронная) должна быть оформлена и передана работнику в течение трёх рабочих дней после подписания трудового договора.
- Перевод/смена условий труда: запись в книжку – в течение трёх дней с даты изменения.
- Увольнение: книжка должна быть выдана в день увольнения. При невозможности – уведомление и отправка по почте в течение пяти дней.
Особые случаи
5.1 Студенты и специалисты без опыта
Если работник устраивается впервые после 2021 года, книжка формируется автоматически в электронном виде. Приём на работу оформляется обычным трудовым договором, а запись в ЭТК происходит без необходимости выдавать бумажный документ.
5.2 Работники, отказывающиеся от получения книжки
Работодатель обязан зафиксировать отказ в письменной форме (протокол отказа) и сохранить его в личном деле. При этом все дальнейшие записи вносятся в электронный реестр.
5.3 Выдача книжки при реорганизации
При выделении нового юридического лица все сотрудники переходят в новую структуру. Работодатель обязан:
- Сформировать новые электронные трудовые книжки в СФР.
- Сделать отметку о переходе в старой (бумажной) книжке.
- Выдать сотрудникам подтверждающий документ о переходе в течение трёх дней.
Что делать, если работодатель не выдал книжку
Если работодатель нарушил сроки выдачи, работник имеет право:
- Обратиться в службу по труду (Роструд) с жалобой.
- Подать заявление в прокуратуру о нарушении трудового законодательства.
- Требовать компенсацию за отсутствие трудовой книжки, если это привело к потере прав (например, при получении пенсии).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки? Да, если работник согласен хранить сведения в электронном виде. В этом случае ему выдаётся подтверждающий документ о переходе.
- Нужна ли подпись работодателя в электронной книжке? Записи в ЭТК подтверждаются электронными подписями (КЭП) работодателя, которые автоматически фиксируются в системе СФР.
- Как получить выписку из ЭТК? Через личный кабинет на портале Госуслуги или в отделении ПФР по месту жительства.
- Можно ли передать трудовую книжку другому лицу? Нет. Трудовая книжка является личным документом работника и передавать её нельзя.
Трудовая книжка – обязательный документ, фиксирующий трудовую историю сотрудника. В 2026 году большинство новых работников получают её в электронном виде, однако закон требует, чтобы запись о приёме, переводе и увольнении была сделана в течение трёх рабочих дней. При реорганизации, переходе на декретную ставку, срочном договоре и других особых ситуациях работодатели обязаны соблюдать те же сроки и оформить соответствующие записи как в бумажной, так и в электронной форме.
Соблюдение этих правил защищает интересы как работника, так и работодателя, упрощает процесс получения социальных выплат и обеспечивает прозрачность трудовых отношений.
Дата публикации: