Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В ней фиксируются сведения о местах работы, должностях, периодах занятости, а также о полученных наградах и отчислениях в пенсионный фонд. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант остаётся обязательным для большинства организаций.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок оформления, учёта и хранения трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‑71.
2. Приказ Минтруда России от № 426н (вопросы введения ЭТК).
3. Постановление Правительства РФ от № 1970 (правила ведения книги учёта движения трудовых книжек).
4. Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» – защита информации, содержащейся в трудовых книжках.

Виды трудовых книжек

2.1 Бумажная трудовая книжка

• Стандартный документ формата А5, печатается на бумаге повышенной плотности.
• Содержит 8 листов‑вкладышей (по 4 листа в каждом) и обложку.
• Выдаётся при первом приёме на работу (за исключением работников, для которых оформляется только электронная версия).

2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Хранится в информационной системе Минтруда (Госуслуги).
• Доступ к ней имеет работник через личный кабинет «Госуслуги» и работодателя через специализированный сервис.
• ЭТК считается равнозначной бумажному документу (ст. 67 ТК РФ).

Процедура выдачи трудовой книжки

3.1 Приём на работу (бумажный вариант)

1. Работодатель проверяет наличие у соискателя действующей трудовой книжки. Если её нет – оформляет новую в отделе кадров.
2. Заполняет книгу учёта движения трудовых книжек (журнал № 1) – фиксирует дату выдачи, ФИО работника, номер книжки.
3. В трудовую книжку вносятся начальные сведения:
   • ФИО, дата рождения, пол, гражданство.
   • Дата и место первого трудоустройства.
   • Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО.
4. Работник подписывает акт приёма‑передачи книжки.

3.2 Оформление ЭТК

1. Работодатель регистрирует нового сотрудника в системе «Электронная трудовая книжка» через портал Госуслуг.
2. Система автоматически генерирует запись о начале трудового стажа.
3. Работник получает уведомление и подтверждает согласие на ведение ЭТК.
4. Все последующие изменения вносятся в электронный реестр.

Учёт и хранение трудовых книжек

4.1 Книга учёта движения трудовых книжек (журнал № 1)

Обязательна для всех работодателей, независимо от формы собственности. В ней фиксируются:

• Дата выдачи и возврата книжки.
• ФИО сотрудника, табельный номер.
• Основание выдачи (приём на работу, перевод, командировка и т.д.).
• Состояние книжки (полностью, с повреждениями).

4.2 Книга учёта бланков трудовых книжек (журнал № 2)

Ведётся для контроля за наличием и использованием бланков. В журнале фиксируются:

• Номер и серия полученных бланков.
• Дата их получения от поставщика.
• Дата выдачи бланков в отдел кадров.
• Остаток бланков на складе.

4.3 Хранение бумажных трудовых книжек

Требования к условиям хранения:

• Температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
• Защита от прямого солнечного света, пыли и механических повреждений.
• Хранение в закрытом шкафу с ограниченным доступом (только уполномоченный персонал отдела кадров).
• Срок хранения – до полного выхода сотрудника из организации (включая период после увольнения, пока книжка не будет возвращена).

4.4 Хранение электронной трудовой книжки

ЭТК хранится в облачной инфраструктуре Минтруда, поэтому физическое хранение не требуется. Однако работодатель обязан:

• Обеспечить надёжный доступ к системе для уполномоченных лиц;
• Вести журнал доступа (логирование) к записям ЭТК.
• Соблюдать требования к защите персональных данных (шифрование, ограничение прав доступа).

Выдача и возврат трудовой книжки при увольнении

5.1 Процедура при увольнении (бумажный вариант)

1. В отделе кадров готовят акт о завершении трудовых отношений.
2. Сотрудник подписывает акт о получении трудовой книжки.
3. В журнале № 1 фиксируется дата возврата и состояние книжки.
4. Если книжка содержит ошибки, они исправляются в соответствии с инструкциями Минтруда (штамп «Исправление» и подпись ответственного лица).

5.2 При переводе или командировке

Если работник временно переводится в другое подразделение, книжка может быть передана в новое место работы. При этом в журнале указывается «перевод», а в новой организации – «приём». При возвращении в исходное подразделение оформляется обратный акт.

5.3 Возврат ЭТК

ЭТК не «выдаётся» в физическом виде, но при увольнении работнику необходимо:

• Получить уведомление о закрытии записи в системе.
• Проверить корректность всех записей (даты, должности, начисления).
• Подписать электронный акт о завершении трудовых отношений.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Практические рекомендации для работодателей

• Автоматизировать процесс – использовать специализированные программы для учёта трудовых книжек и интеграцию с системой ЭТК.
• Регулярно проводить инвентаризацию бумажных книжек (не реже одного раза в полугодие).
• Обучать персонал отдела кадров правилам заполнения и требованиям к оформлению исправлений.
• Создать политику доступа к журналам учёта (только уполномоченные лица).
• При переходе на ЭТК обеспечить информирование сотрудников о правах и обязанностях в цифровом формате.
• Хранить копии всех актов (бумажных и электронных) в архиве не менее 5 лет после завершения трудовых отношений.

Трудовая книжка – ключевой документ, подтверждающий стаж и права работника. Правильное ведение учёта, хранение и выдача как бумажных, так и электронных трудовых книжек позволяют избежать юридических рисков, обеспечить прозрачность трудовых отношений и упростить процесс получения пенсии и иных социальных выплат.

Соблюдая указанные в статье правила и рекомендации, организации смогут эффективно управлять трудовыми книжками, соответствовать требованиям законодательства и защищать интересы как работодателей, так и работников.