Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника. Ее законность и практическую ценность определяют не только нормативные акты, но и действия работодателя, который обязан правильно оформить и заверить запись о трудоустройстве.
Правовая основа трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст. 72‑77) и Федеральному закону от № 273‑ФЗ «О трудовых пенсиях», трудовая книжка является официальным документом, фиксирующим:
- даты начала и окончания трудового договора;
- наименования организаций‑работодателей;
- должности, разряды, ставки и прочие условия труда;
- информацию о периодах отпуска, командировок, обучения и т.д.
Трудовая книжка заверяется работодателем подписью, печатью (если она есть) и датой записи. Без такой подписи запись считается недействительной.
Как работает заверение работодателем в 2026 году
Обязанность работодателя
- При приёме на работу выдать работнику новую трудовую книжку (или оформить электронную версию).
- Внести запись о трудоустройстве в течение 5 рабочих дней с момента начала работы.
- Подписать запись своей подписью и поставить печать (если организация имеет печать).
- При увольнении оформить запись о прекращении трудового договора и выдать книжку работнику.
Что считается «заверением»
Заверением считается наличие:
- подписи уполномоченного лица (директора, главного бухгалтера, специалиста отдела кадров);
- печати организации (необязательно, если в организации нет печати – достаточно подписи);
- указания даты внесения записи.
Важно: подпись должна быть оригинальной, а не сканированной. При использовании электронных трудовых книжек (ЭТК) заверение происходит через цифровую подпись, подтверждённую квалифицированным сертификатом.
Пошаговая инструкция по оформлению записи
Что необходимо подготовить
- Трудовой договор (копия);
- Справка о заработной плате (при необходимости);
- Документы, подтверждающие квалификацию (диплом, сертификаты).
Алгоритм заполнения
- Откройте трудовую книжку на странице «Запись о приёме на работу».
- Запишите полные реквизиты организации (наименование, ИНН, ОКПО, адрес).
- Укажите должность, разряд (если есть), оклад и режим рабочего времени.
- Проставьте дату начала работы (по ТК – не позже 5 дней с момента начала).
- Подпишите запись и поставьте печать.
- Сохраните копию записи (фото или скан) в личном деле работника.
Оформление записи об увольнении
При увольнении необходимо:
- Записать дату увольнения и основание прекращения трудового договора (по взаимному согласию, по инициативе работника и т.д.).
- Указать выплаченные компенсации (выходное пособие, компенсацию за неиспользованный отпуск).
- Подписать запись и поставить печать.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Преимущества:
- Отсутствие риска потери бумажного документа;
- Мгновенный доступ работодателя и работника к истории трудовой деятельности;
- Автоматическое формирование записей на основе данных кадровой системы.
Для заверения в ЭТК используется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Процедура аналогична бумажной, но полностью автоматизирована.
Как проверить подлинность записи
- Сравните подпись в книжке с образцом подписи работодателя (обычно хранится в отделе кадров).
- Убедитесь в наличии печати и её соответствия официальному образцу.
- Проверьте даты: запись о приёме не должна превышать 5 дней с начала работы, запись об увольнении – не позже 3 дней после увольнения.
- Для ЭТК используйте сервис Госуслуги – там можно увидеть все электронные записи и их статус подтверждения.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи – запись считается недействительной.
- Неправильные даты – могут привести к проблемам при расчете пенсии.
- Неуказание полного наименования организации – усложняет проверку в Пенсионном фонде.
- Заполнение без печати в организации, где она обязательна – запись может быть оспорена в суде.
- Отсутствие записи об изменении условий труда (перевод, повышение оклада) – приводит к недостоверности трудовой истории.
Вопросы и ответы (FAQ)
Нужно ли сохранять старую трудовую книжку, если я получил электронную?
Да. По закону бумажная книжка считается действительной до момента её официального изъятия работодателем. При переходе на ЭТК работодатель обязан выдать подтверждающий документ о передаче данных.
Что делать, если в моей трудовой книжке нет подписи работодателя?
Обратитесь в отдел кадров с требованием оформить запись в течение 5 рабочих дней. При отсутствии реакции – подайте жалобу в Государственную инспекцию труда.
Можно ли самостоятельно подписать запись в трудовой книжке?
Нет. Подпись может ставить только уполномоченное лицо организации. Самостоятельная подпись считается недействительной.
Как влияет отсутствие печати на законность записи?
Если у организации нет печати (например, в случае ИП без печати), запись считается законной при наличии подписи уполномоченного лица. Для юридических лиц наличие печати является обязательным, если иное не предусмотрено внутренними регламентами.
Трудовая книжка, заверенная работодателем, остаёться ключевым документом для подтверждения стажа, расчёта пенсии и защиты прав работника. В 2026 году процесс её оформления стал более прозрачным благодаря внедрению электронных систем, однако базовые требования – подпись, печать и корректные даты – остаются неизменными.
Для сохранения своих трудовых прав рекомендуется регулярно проверять записи в книжке, требовать их корректного оформления и при необходимости обращаться за юридической помощью.
Дата публикации: