Дата актуализации:

Правовая база

Обязанность вести трудовую книжку (бумажную или электронную) закреплена в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ), статья 66:

Работодатель (за исключением работодателей‑физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведеться).

Дополнительные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

• Приказ Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• Федеральный закон № 273‑ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в части стажировки и практики);
• Постановление Правительства РФ от № 1585 «Об электронных трудовых книжках».

Кому обязан вести трудовую книжку?

Обязанность ведения трудовой книжки распространяется на:

1. Все юридические лица, в т.ч. государственные, муниципальные и частные компании;
2. Индивидуальные предприниматели, если они нанимают работников (в отличие от физических лиц‑работодателей, не являющихся ИП);
3. Организации, где работа является основной для сотрудника (т.е. более 50 % рабочего времени).

Исключения:

• Работодатели‑физические лица, не зарегистрированные как ИП (например, частные репетиторы, няни и т.п.);
• Сотрудники, работающие исключительно по гражданско‑правовым договорам (ГПХ), если их трудовая деятельность не считается основной.

Когда трудовая книжка обязана быть оформлена?

• При заключении трудового договора, если срок работы планируется более пяти календарных дней;
• При переводе сотрудника в другую организацию‑работодателя (перенос записей в новую книжку или электронный аналог);
• При восстановлении работника после увольнения (в случае, если прежняя книжка была возвращена работодателю).

Бумажная vs. электронная трудовая книжка

С 2025 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Основные различия:

Для большинства работодателей рекомендуется перейти на электронный формат, так как он упрощает контроль и снижает риск потери документа.

Порядок оформления и ведения трудовой книжки

Приём на работу

1. Проверка наличия у соискателя личного документа (паспорт, СНИЛС) и, при необходимости, старой трудовой книжки;
2. Оформление трудового договора.
3. Запись в трудовую книжку:
   • ФИО, дата рождения, пол;
   • Наименование работодателя, ИНН, ОКПО;
   • Должность, дата начала работы, условия труда;
   • Ставка, размер заработной платы, график работы.
4. Подпись руководителя и печать (для бумажного варианта) или подтверждение в системе (для ЭТК).

Кадровые изменения (переводы, повышения, отпуска, увольнение)

• Каждое изменение фиксируется в отдельной строке с указанием даты, основания и подписи ответственного лица.
• При увольнении в последнюю строку вносятся сведения о дате увольнения, причине и подписи обеих сторон.

Выдача трудовой книжки сотруднику

По окончании трудовых отношений работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её электронный аналог) в течение трёх рабочих дней. При этом необходимо предоставить:

• Справку о заработке за последний месяц;
• Расчётный лист за последний расчётный период;
• Справку о размере заработной платы (если требуется).

Ответственность за нарушение требований

Нарушения могут повлечь за собой как административные, так и уголовные последствия:

• Административная ответственность – штраф для работодателя от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) за отсутствие или неполноту записей в трудовой книжке.
• Уголовная ответственность – в случае умышленного уничтожения или фальсификации записей (ч. 2 ст. 285.1 УК РФ) – штраф, исправительные работы или лишение свободы до 2 лет.
• Отказ в выплате пособий по безработице, пенсии и иных социальных выплат, если трудовая книжка не подтверждает стаж.

Исторический аспект

Трудовые книжки в России появились после Октябрьской революции 1917 года как основной документ, фиксирующий трудовой стаж. В XIX веке аналогичные документы использовались в Европе для учёта мастерских и долгов перед работодателями. С 1990‑х годов система постоянно модернизировалась, а в 2025 году введён электронный формат, позволяющий автоматизировать процесс учёта.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Обязан ли индивидуальный предприниматель вести трудовую книжку?

Да, если ИП нанимает работников. Исключение – физические лица‑работодатели, не зарегистрированные как ИП.

Вопрос: Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки?

Да, работник может подать заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае всё ведётся в электронном виде.

Вопрос: Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Работодатель обязан оформить справку о потере и, при наличии электронного варианта, перевести записи в ЭТК. При отсутствии ЭТК – выдать новую бумажную книжку с указанием «замена» и ссылкой на оригинальные записи.

Вопрос: Сколько дней после увольнения работник получает трудовую книжку?

Трудовая книжка должна быть выдана в течение трёх рабочих дней после подписания акта приёма‑сдачи.

Вопрос: Как проверить корректность записей в электронной трудовой книжке?

Через личный кабинет на портале Госуслуги можно просмотреть все записи, сравнить их с выпиской из СЗВ‑ТД и при обнаружении ошибок обратиться в отдел кадров или в службу поддержки портала.

Практические рекомендации работодателям

• Внедрить автоматизированную систему кадрового учёта, интегрированную с СЗВ‑ТД.
• Обучить ответственных лиц правилам заполнения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
• Регулярно проводить внутренний аудит записей (раз в квартал) для предотвращения ошибок.
• Своевременно информировать сотрудников о переходе на электронный формат и о порядке отказа от бумажного варианта.
• Хранить копии всех кадровых документов (в электронном виде) в течение минимум пяти лет после увольнения.

Ведение трудовой книжки – неотъемлемая часть кадрового учёта в России. С 2025 года каждый работодатель обязан вести её в бумажном или электронном виде, за исключением небольших физических лиц‑работодателей. Соблюдение требований ТК РФ, своевременное внесение записей и правильное оформление документов защищают интересы как работников, так и работодателей, предотвращая штрафы и юридические споры.

Статья подготовлена на основе официальных источников: Трудовой кодекс РФ (ст. 66), Приказ Минтруда № 320н, актуальные публикации КонсультантПлюс и материалы портала Госуслуги.