Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина. Она необходима как для подтверждения стажа, так и для получения социальных льгот, пенсии, а также при трудоустройстве на новую работу. С 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая постепенно заменяет традиционный бумажный вариант.
Правовое регулирование трудовой книжки
Трудовая книжка регулируется следующими нормами Трудового кодекса РФ:
- Статья 66 ТК РФ – устанавливает обязательность наличия трудовой книжки у всех работающих граждан и определяет её форму.
- Статья 66.1 ТК РФ – вводит возможность ведения трудовой книжки в электронном виде.
- Статья 59 ТК РФ (в ред. от ) – уточняет порядок заключения срочных трудовых договоров и порядок внесения записей в книжку.
- Приказ Минтруда России от 23 июня 2020 г. № 322н «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».
Эти нормативные акты определяют, какие сведения обязаны вноситься, кто отвечает за их достоверность и как осуществляется контроль со стороны государства.
Виды трудовых книжек
2.1 Бумажная трудовая книжка
Традиционный вариант, представляющий собой печатный документ в виде книги. Выдаётся работодателем в момент приема на работу (если у работника её ещё нет) и хранится у работника до выхода на пенсию.
2.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в единой базе Социального фонда России (СФР). Доступ к ней получают через личный кабинет на портале Госуслуги или через мобильное приложение «ЭТК». Основные преимущества:
- Отсутствие риска потери или повреждения документа;
- Мгновенный доступ к сведениям в любой точке страны;
- Автоматическое обновление записей работодателем;
- Упрощённый процесс получения выписок и подтверждений стажа.
С 1 января 2020 года новые сотрудники, принятые на работу впервые, получают ЭТК автоматически (ст. 66.1 ТК РФ). Сотрудники, у которых уже есть бумажная книжка, могут перейти на электронный вариант по собственному желанию.
Что фиксируется в трудовой книжке
В обеих формах (бумажной и электронной) вносятся одинаковые сведения:
- Дата и номер записи.
- Наименование организации‑работодателя (полное официальное название, ИНН, ОГРН).
- Должность, на которой работник исполнял обязанности.
- Ставка (оклад, тарифная ставка, премии и др.).
- Сроки работы (дата начала и окончания трудовых отношений).
- Основания для прекращения трудового договора (увольнение, перевод, сокращение и т.п.).
- Сведения о повышении квалификации, обучении, получении профессиональных аттестатов.
- Записи о переводе, командировках, временном отстранении от работы.
Для ЭТК все эти данные вносятся в электронную форму ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности) и автоматически синхронизируются с базой СФР.
Как оформить трудовую книжку: пошаговая инструкция
4.1 Приём на работу впервые (2026 год)
- Работодатель проверяет, есть ли у соискателя уже трудовая книжка (бумажная или электронная).
- Если книжки нет, система автоматически создаёт ЭТК в базе СФР.
- Работодатель вносит запись в ЕФС‑1 через специализированную программу (например, «Электронный документооборот»).
- Сотруднику отправляется уведомление о создании ЭТК (SMS/Email) с инструкциями по доступу.
4.2 Приём на работу, если у работника уже есть бумажная книжка
- Работодатель просит работника предъявить бумажную книжку.
- Вносит запись в бумажный документ (если работник желает её вести в бумажном виде) или предлагает перейти на ЭТК.
- Для перехода работник подписывает согласие на перевод данных в электронный реестр.
- После подтверждения в системе СФР создаётся электронная запись, а бумажная книжка может быть закрыта (записана отметка «Переведено в электронный реестр»).
4.3 При переводе, командировке, обучении
Все изменения фиксируются в той же форме, что и основной запись о приёме. Для ЭТК это делается через обновление ЕФС‑1 в режиме онлайн.
4.4 При увольнении
- Работодатель вносит запись о прекращении трудового договора (указывая причину и дату).
- Для бумажной книжки ставится подпись и печать работодателя.
- Для ЭТК запись автоматически появляется в личном кабинете работника.
- Работнику выдается справка о трудовой деятельности (можно распечатать из ЭТК).
Электронная трудовая книжка: как она работает
5.1 Где хранится информация
Все сведения о трудовой деятельности сохраняются в единой государственной базе данных СФР. Доступ к базе осуществляется через:
- Личный кабинет на портале Госуслуги;
- Мобильное приложение «ЭТК»;
- Систему «Личный кабинет работодателя» (для юридических лиц).
5.2 Как проверить, что работодатель внес данные
- Войдите в личный кабинет на Госуслугах или откройте приложение «ЭТК».
- Выберите раздел «Трудовая книжка» → «История записей».
- Проверьте наличие новых записей за последние 7‑10 дней (время обработки обычно не превышает 48 часов).
- Если запись отсутствует, обратитесь к работодателю с запросом о подтверждении отправки данных в СФР.
5.3 Пошаговая инструкция для работодателя по внесению записи в ЭТК
- Откройте программу «Электронный документооборот» (или любой иной сервис, поддерживающий ЕФС‑1).
- Выберите сотрудника из списка (по ИНН/СНИЛС).
- Заполните форму: дата начала, должность, ставка, основание приема.
- Нажмите кнопку «Отправить в СФР». Система выдаст подтверждение (номер транзакции).
- Сохраните скриншот подтверждения и отправьте его сотруднику (по e‑mail или в мессенджере).
Права и обязанности сторон
- Работник:
- Имеет право на получение трудовой книжки (бумажной или электронной) при приёме на работу.
- Обязан проверять правильность внесённых записей и своевременно сообщать об ошибках.
- Имеет право требовать выписку из ЭТК в любой момент (бесплатно).
- Работодатель:
- Обязан оформить и вести трудовую книжку в соответствии со ст. 66‑66;1 ТК РФ.
- Должен вносить записи в течение 5 рабочих дней с момента изменения трудовых отношений.
- Ответственен за достоверность данных и за своевременную передачу их в СФР.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
7.1 Что делать, если бумажную трудовую книжку утеряли?
Необходимо обратиться в отдел кадров последнего работодателя с просьбой выдать выписку из ЭТК (если она уже введена) или оформить новую книжку. При отсутствии ЭТК – подать заявление в Пенсионный фонд России о восстановлении записи.
7.2 Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжку?
Да. По желанию работника обе формы могут существовать параллельно, однако в каждой из них должна вестись полная и одинаковая информация. При этом в бумажной книжке делается отметка «ЭТК – основной реестр», а в ЭТК – пометка «Бумажный вариант – вспомогательный».
7.3 Как перевести данные из бумажной книжки в электронную?
- Подготовьте копию всех страниц бумажной книжки.
- Подпишите согласие на перевод данных в электронный реестр (форма 2‑НДФЛ).
- Работодатель вносит каждую запись в систему ЕФС‑1.
- После подтверждения СФР вы получаете уведомление о завершении процесса.
7.4 Можно ли изменить запись в трудовой книжке?
Изменения допускаются только в случае ошибки. Работодатель вносит исправление, указывая «Исправление» и причину, а также ставит подпись и печать. В ЭТК исправление делается через повторную отправку корректных данных с указанием «корректировка».
7.5 Как получить справку о трудовом стаже из ЭТК?
В личном кабинете на портале Госуслуги выберите «Справка о трудовой деятельности», укажите период и скачайте документ в формате PDF. Справка имеет юридическую силу и может быть использована при оформлении пенсии, кредита и т.п.
Трудовая книжка – фундаментальный документ, фиксирующий профессиональный путь гражданина. С переходом к электронной форме процесс её ведения стал быстрее, безопаснее и доступнее. Тем не менее, знание правовых основ (статьи 66, 66.1, 59 ТК РФ) и умение правильно оформлять записи остаются обязательными как для работников, так и для работодателей.
Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать типичных ошибок, своевременно проверять актуальность данных и пользоваться всеми преимуществами цифровой трудовой книжки.
Дата публикации: 23 мая 2026 г. | Источники: Трудовой кодекс РФ, Приказы Минтруда, официальные материалы СФР, публикации за 2025‑2026 гг.