Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․ Этот нормативный акт устанавливает правовые основы для ведения, хранения и оформления трудовой книжки, а также определяет обязанности работодателя в этой сфере․ В 2026 году, несмотря на активное внедрение электронных форм учета, бумажная трудовая книжка по-прежнему сохраняет юридическую силу и требует строгого соблюдения установленных правил․
Понятие и правовой статус трудовой книжки
Согласно части 1 статьи 66 ТК РФ:
- Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий факт трудовой деятельности работника;
- Она служит основным доказательством трудового стажа для назначения пенсий, компенсаций, льгот и других социальных гарантий;
- Трудовая книжка должна быть установленного образца — то есть соответствовать форме, утвержденной Правительством РФ (согласно Инструкции по заполнению и ведению трудовых книжек, утвержденной Минтрудом России)․
Важно понимать: никакие другие документы (справки, приказы, табели) не могут заменить трудовую книжку в качестве основного подтверждения трудового стажа, если только работник не перешел на электронный учет (см․ ниже)․
Обязанности работодателя по ведению трудовой книжки
Часть 2 статьи 66 ТК РФ четко регламентирует обязанности работодателя:
- Завести трудовую книжку для каждого работника, который проработал у него более пяти дней и у которого место работы является основным․
- Вести трудовую книжку в соответствии с установленной формой и правилами заполнения (Инструкция от № 69)․
- Не вести трудовые книжки только в случае, если работодатель, физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем (например, частный домохозяин, нанимающий уборщицу)․
- Сохранять трудовую книжку на весь период трудовых отношений и передавать ее работнику при увольнении в день прекращения трудового договора (ст․ 84․1 ТК РФ)․
Если работник трудится по совместительству, трудовая книжка ведется только по месту основной работы․ По месту совместительства работодатель ведет учет на основании представления работником трудовой книжки․
Бумажная vs электронная трудовая книжка: что изменилось в 2026 году?
С 1 января 2021 года вступили в силу поправки, вводящие электронный учет трудовой деятельности (статья 66․1 ТК РФ)․ Однако это не отменило бумажную трудовую книжку, а лишь добавило альтернативный способ ведения учета․
Важные правила 2026 года:
- Если работник не подал заявление о переходе на электронный учет, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку в полном соответствии со статьей 66 ТК РФ․
- Если работник подал заявление о переходе на электронный формат, бумажная книжка не уничтожается, а передается работнику на руки․ Работодатель больше не ведет в ней записи — все сведения передаются в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в электронном виде․
- Работодатель обязан вести электронные сведения о трудовой деятельности всех работников, независимо от их выбора, это требование статьи 66․1 ТК РФ․
- Электронные сведения имеют такую же юридическую силу, как и бумажная трудовая книжка, и могут быть использованы для оформления пенсий, пособий и других социальных выплат․
Правила заполнения трудовой книжки (по Инструкции № 69)
Заполнение трудовой книжки должно осуществляться строго в соответствии с Инструкцией по заполнению и ведению трудовых книжек (утв․ Минтрудом РФ № 69)․ Основные требования:
- Записи вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета (не карандашом, не красным, не корректором)․
- Все записи должны быть понятными, без сокращений и исправлений․ При ошибке — делается запись об ошибке и вносится правильная информация с указанием даты и подписи ответственного лица․
- Записи о приеме на работу: указываются дата, наименование организации, должность, основание (приказ, трудовой договор)․
- Записи об увольнении: указываются дата, основание (статья ТК РФ), номер приказа․
- Записи о переводах, наградах, поощрениях, только при наличии соответствующих документов (приказов, грамот)․
- На последней странице трудовой книжки ставится печать организации (если она есть) и подпись ответственного лица (кадровика, руководителя)․
Запрещено:
- Вносить записи от руки без официального основания;
- Использовать штампы вместо подписей;
- Вносить сведения, не подтвержденные документально;
- Уничтожать или повреждать трудовую книжку․
Ответственность работодателя за нарушения
Нарушение требований статьи 66 ТК РФ влечет за собой административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
- Повторное нарушение — штраф до 70 000 рублей для юрлиц и дисквалификация должностного лица на срок до 3 лет․
Кроме того, работнику может быть причинен моральный вред, если из-за ошибок в трудовой книжке он не сможет оформить пенсию или получить льготы — в этом случае он вправе обратиться в суд с иском о возмещении убытков․
Что делать работнику, если трудовая книжка утеряна или повреждена?
Если трудовая книжка утрачена, повреждена или испорчена, работник должен:
- Написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат․
- Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность: приказы, справки с предыдущих мест работы, трудовые договоры, выписки из архивов․
- Работодатель обязан в течение 15 дней выдать дубликат трудовой книжки, в котором будут указаны все сведения, подтвержденные документально․
Дубликат имеет такую же юридическую силу, как и оригинал, и заверяется печатью и подписью․
Ведение трудовой книжки — это не просто формальность, а юридическая обязанность, напрямую связанная с правами работника на социальные гарантии․ Работодатель должен помнить:
- Трудовая книжка — основной документ о трудовом стаже (ст․ 66 ТК РФ);
- Ведется только при основной работе и только при сроке более 5 дней;
- Заполнение — строго по Инструкции № 69, без сокращений и исправлений;
- Электронный учет не отменяет бумажную книжку, если работник не подал заявление, ведение бумажной книжки обязательно;
- Нарушения влекут штрафы и судебные иски;
- Дубликат выдается в 15 дней при утрате или повреждении․
Соблюдение статьи 66 ТК РФ — это не только законопослушность, но и проявление уважения к правам и интересам работника․ В эпоху цифровизации важно помнить: бумажная трудовая книжка пока остается жизненно важным документом для миллионов россиян, и ее ведение должно быть безупречным․
Информация актуальна на 23 мая 2026 года․ Рекомендуется регулярно проверять обновления Трудового кодекса РФ и Инструкции по ведению трудовых книжек на официальных сайтах Минтруда РФ и КонсультантПлюс․