Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В соответствии с законодательством РФ её выдача (или передача) возможна только при наличии явного согласия работника. Ниже рассмотрены правовые основания, случаи, когда требуется согласие, порядок его оформления и образцы документов.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 62, 80) – регулирует ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
- Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» – устанавливает требования к обработке и передаче сведений, содержащихся в трудовой книжке.
- Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Приказы Минтруда России (например, Приказ № 585н от ) – уточняют формы заявлений и согласий.
Когда необходимо согласие работника?
Согласие требуется в следующих ситуациях:
- Выдача оригинала трудовой книжки на руки (например, при переходе на электронный формат, для оформления пенсии, при получении дубликата).
- Передача трудовой книжки третьим лицам (бывшему работодателю, ПФР, другим организациям) для получения сведений о трудовой деятельности.
- Отправка трудовой книжки по почте или курьерской службой – работник должен дать согласие на такой способ доставки.
- Хранение трудовой книжки у работодателя после увольнения (если работник не забрал документ в день расчёта).
- Переход на электронную трудовую книжку – согласие на предоставление сведений из бумажной книжки в электронный формат.
Порядок получения согласия
- Уведомление работника – работодатель направляет письменное уведомление (можно вручить под роспись или отправить заказным письмом) с указанием причины выдачи/передачи трудовой книжки и просьбой дать согласие.
- Получение письменного согласия – работник заполняет бланк согласия, ставит подпись и дату.
- Регистрация документа – согласие приобщается к личному делу работника (или к электронному кадровому учету) и хранится в течение срока, установленного для кадровых документов (обычно 75 лет).
- Выдача/передача трудовой книжки – после получения согласия работодатель осуществляет действие, указанное в заявлении (выдача на руки, отправка по почте, передача третьему лицу и т.д.).
Образец согласия работника на получение трудовой книжки
Ниже представлен типовой бланк, соответствующий требованиям ТК РФ и ФЗ‑152. Форма может быть адаптирована под конкретную ситуацию (выдача на руки, отправка по почте, передача бывшему работодателю и т.п.).
Примерная форма согласия
СОГЛАСИЕ РАБОТНИКА НА ПОЛУЧЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Я, ______________________________ (ФИО полностью), паспорт № ________________ выдан __________________, residing at ______________________________,
настоящим даю свое согласие на:
- получение моей трудовой книжки (оригинал/дубликат) от ______________________________ (наименование организации‑работодателя);
- передачу моей трудовой книжки третьим лицам: ______________________________ (наименование бывшего работодателя, ПФР и др.) в целях ______________________________ (указать цель: оформление дубликата, назначение пенсии, подтверждение стажа и т.д.);
- отправку трудовой книжки по почте на адрес: ______________________________ (указать полный почтовый адрес) либо курьерской службой.
Согласие дано добровольно, без каких-либо ограничений и отзывается мною в письменной форме путем подачи заявления об отзыве согласия.
Подпись ______________________ / ______________________
Расшифровка подписи
Особенности оформления при электронной трудовой книжке
С 2021 г. в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). При переходе на ЭТК работник также должен дать согласие на предоставление сведений из бумажной книжки в электронный формат. В этом случае форма согласия дополняется пунктом:
- «Согласен(а) на передачу сведений о моей трудовой деятельности, содержащихся в бумажной трудовой книжке, в электронную трудовую книжку через Единый портал государственных услуг».
После получения такого согласия работодатель направляет запрос в ПФР, который загружает сведения в ЭТК. Работник может подтвердить получение ЭТК через личный кабинет на портале госуслуг.
Хранение согласия
Согласие относится к кадровым документам и подлежит хранению:
- в бумажном виде – в личном деле работника (срок хранения 75 лет после увольнения);
- в электронном виде – в системе электронного документооборота организации (срок хранения также 75 лет).
При утрате согласия работодатель обязан запросить его повторно перед любым действием с трудовой книжкой.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли получать согласие при приеме на работу?
Нет. Трудовой кодекс не требует от работника заявления о согласии или отказе от ведения электронной трудовой книжки при приеме на работу. Согласие необходимо только при выдаче, передаче или хранении уже существующей трудовой книжки.
Можно ли получить согласие в устной форме?
Согласно ФЗ‑152, согласие на обработку персональных данных должно быть выражено в письменной форме (или эквивалентной электронной форме с подтверждением подписи). Устное согласие не имеет юридической силы для целей выдачи трудовой книжки.
Что делать, если работник отказывается дать согласие?
В случае отказа работодатель не может выдать трудовую книжку на руки или передать её третьим лицам. Работник может забрать документ лично в день расчёта либо оформить доверенность на представителя, который получит книжку от его имени.
Есть ли разница между согласием на выдачу оригинала и на выдачу дубликата?
Формально согласие одно и то же, но в тексте необходимо указать цель: «получение оригинала трудовой книжки» или «выдача дубликата трудовой книжки в связи с утерей/порчей оригинала».
Нужно ли нотариально заверять согласие?
Нотариальное заверение не требуется, если согласие оформлено в простой письменной форме с подписью работника и датой. Однако в некоторых случаях (например, при отправке за границу) организация может потребовать нотариального заверения для дополнительной уверенности.
Согласие работника на получение трудовой книжки – обязательное условие для законной выдачи, передачи или хранения этого важного документа. Соблюдение установленного порядка защищает права как работника (конфиденциальность персональных данных, право на получение документа), так и работодателя (отсутствие претензий по неправомерному распространению сведений). Рекомендуется использовать типовой бланк согласия, адаптировать его под конкретную ситуацию и хранить полученные документы в соответствии с требованиями законодательства.
Для удобства скачайте готовые шаблоны согласий в форматах Word и PDF с нашего сайта (ссылки размещены внизу страницы).
Информация актуальна на май 2026 года.