Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность и стаж работника. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ) она относится к категории обязательных документов, которые должны вестись у каждого лица, работающего по трудовому договору. В статье рассмотрены правовые основания, формы ведения (бумажная и электронная), содержание сведений, а также практические аспекты оформления и использования трудовой книжки в 2025‑2026 гг.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) – устанавливает обязательность ведения трудовой книжки и допускает два способа: бумажный и электронный.
• Постановление Правительства РФ от  г. – ввело электронную трудовую книжку (ЭТК) как официальный аналог бумажного документа.
• Приказ Минтруда России № … от … г. – утвердил образцы трудовой книжки и вкладыша к ней, а также инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях.
• Федеральный закон «О Социальном фонде России» – регулирует хранение сведений ЭТК в электронной базе Социального фонда России (СФР).

Таким образом, трудовая книжка является документом, строго регламентированным законодательством, и её ведение обязательно для всех работников, независимо от выбранной формы.

Виды трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка

Традиционный вариант на бумажном носителе. С 2023 года оформляется на новых бланках, утверждённых Приказом Минтруда. Основные особенности:

• Заполняется работодателем вручную или печатным способом.
• Содержит ьный лист, разделы о приёме, переводах, повышении квалификации, увольнении.
• Требует хранения у работника и предоставления по требованию государственных органов.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в единой информационной системе Социального фонда России. Введена с 1 января 2020 года. Ключевые моменты:

• Сведения о трудовой деятельности работника поступают в СФР через форму ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности).
• Работник может получить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или личный кабинет СФР.
• Преимущества: защита от утраты, возможность оперативного доступа, снижение бумажного документооборота.
• Несмотря на электронный формат, работник сохраняет право выбрать бумажную версию ведения трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ).

Содержание трудовой книжки

Независимо от формы, трудовая книжка содержит установленный набор сведений, обязательный для всех работающих граждан:

1. Личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность).
2. Сведения о приёме на работу (дата, должность, подразделение, основание – трудовой договор).
3. Информация о переводах (на другую постоянную работу, изменение условий труда).
4. Данные о повышении квалификации, обучении, аттестации (курсы, семинары, присвоение разрядов).
5. Сведения о наградах и поощрениях (грамоты, благодарности, премии).
6. Информация об увольнении (дата, основание, ссылка на соответствующий пункт ТК РФ или иной нормативный акт).
7. Подписи и печати работника, работодателя и ответственного лица отдела кадров.

В электронной трудовой книжке все эти пункты представлены в виде структурированных записей в базе СФР, доступных для просмотра и выгрузки в формате PDF.

Порядок оформления и ведения

Для newly hired сотрудников (первый трудовой договор)

• С 2026 года трудовая книжка открывается автоматически в электронной форме в СФР.
• Работодатель обязан подать в СФР форму ЕФС-1 с данными о приёме на работу не позднее пяти рабочих дней после дня поступления сотрудника на работу.
• Если работник предпочитает бумажный вариант, он подаёт заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе, после чего работник получает бланк и заполняет его совместно с кадровой службой.

Для уже работающих сотрудников

• Могут сохранить существующую бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму, подав соответствующее заявление в отдел кадров.
• При переходе на ЭТК все ранее внесённые сведения переносятся в электронную базу СФР посредством формирования выписки из бумажной книжки и её загрузки в систему.
• Работодатель продолжает ежемесячно подавать сведения о трудовой деятельности (форма ЕСФ-1) в СФР, независимо от выбранной формы ведения книжки.

Преимущества и недостатки разных форм

Практические рекомендации

1. Определите предпочтительный формат сразу при приёме на работу: обсудите с работником возможность ведения электронной трудовой книжки.
2. Обеспечьте своевременную подачу формы ЕФС-1 в СФР – это гарантирует актуальность данных в электронной базе и избежит штрафов за несвоевременное предоставление сведений.
3. Храните копии бумажных книжек в отделе кадров в огнеупорном сейфе или электронном архиве (сканированные копии) для страхования от утраты.
4. Обучите сотрудников работе с личным кабинетом СФР, чтобы они могли самостоятельно получать выписки и проверять корректность внесённых данных.
5. Периодически сверяйте данные между бумажным и электронным вариантами (если оба ведутся) минимум раз в год.

Трудовая книжка, будучи ключевым документом о трудовой деятельности и стаже, остаётся обязательным элементoм трудовых отношений в России. Законодательство предоставляет гражданам право выбора между традиционной бумажной формой и современной электронной версией, каждая из которых имеет свои преимущества. Правильное ведение и своевременное обновление сведений в трудовой книжке не только обеспечивает соблюдение трудового законодательства, но и защищает права работника при подтверждении стажа, получении пенсии, социальных выплат и при трудоустройстве на новую работу.

Следуя изложенным рекомендациям и используя возможности электронного взаимодействия с Социальным фондом России, работодатели и работники могут обеспечить надёжное, прозрачное и удобное ведение трудовых книжек в условиях цифровой трансформации.