Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовые отношения и стаж работы гражданина. В России её регулирование закреплено в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ), а конкретно в статье 66 и статье 66.1. Ниже представлена подробная разборка ключевых положений, изменений и практических аспектов ведения трудовой книжки в 2026 году.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, заработная плата, начисленные и выплаченные социальные выплаты, а также сведения о стаже и отпуске. С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в базе Социального фонда России (СФР);
Формы трудовой книжки
- Бумажная трудовая книжка – традиционный формат, который сохраняется для работников, которые уже имеют бумажную книгу.
- Электронная трудовая книжка – обязательна для новых сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году, а также для тех, кто выберет электронный формат по своему усмотрению (ст. 66, 66.1 ТК РФ).
Содержание книги
В обеих формах содержатся одинаковые сведения:
- ФИО, дата рождения, место жительства.
- Сведения о трудовом стаже: даты начала и окончания работы, должности, категории работ.
- Сведения о заработной плате и начисленных социальных выплатах.
- Сведения о начисленных и использованных отпусках.
- Сведения о причинах увольнения и о дате последнего рабочего дня.
Правовые основы
Статья 66 ТК РФ
Статья 66 устанавливает, что трудовая книжка должна иметь установленную форму и быть обязательной для всех работающих граждан. В ней фиксируются сведения о трудовой деятельности, стаже, заработной плате и социальных выплатах.
Статья 66.1 ТК РФ
Статья 66.1 дополняет статью 66, уточняя, что работодатель, физическое лицо, не имеет права производить записи в трудовых книжках, а также оформлять трудовые договоры в бумажной форме, если работник выбрал электронный формат.
Минимальные требования к оформлению
- ьный лист подписывается лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек.
- На ьном листе ставится печать организации (печатка кадровой службы).
- Каждая запись в книге должна быть подтверждена подписью работодателя и печатью.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Как открывается ЭТК?
Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 году (ранее не работал по трудовому договору, ТК не оформлялась), трудовая книжка открывается в электронной форме. Работодатель подает сведения о трудовой деятельности в СФР с помощью формы ЕФС-1.
Хранение и доступ
ЭТК хранится в базе СФР, что обеспечивает защиту от потери, кражи или повреждения. Работник может получить доступ к своей книге через личный кабинет в системе СФР.
Дублирование и подтверждение
При оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности за период с 1 января 2003 года подтверждается информацией, хранящейся в СФР. Это обеспечивает непрерывность данных и защиту от ошибок.
Практические аспекты для работодателя
Обязанности по заполнению
- Отчитываться по каждому сотруднику в СФР через форму ЕФС-1.
- Соблюдать сроки подачи сведений (обычно в течение 10 дней с даты начала работы).
- Не производить записи в бумажной трудовой книжке, если работник выбрал электронный формат.
Выдача трудовой книжки при приёме
При приёме на работу работник обязан предъявить трудовую книжку (бумажную) или подтвердить наличие электронной книги. Для иностранных граждан (например, граждан Республики Узбекистан) отсутствие бумажной книги не является препятствием – работодатель может оформить электронную книгу.
Изменения в правилах (2026 год)
Минтруд в 2026 году обновил правила ведения трудовых книжек, исключив избыточные требования и устаревшие сведения. Новые правила предусматривают:
- Упрощённый формат бумажной книги для тех, кто уже имеет бумажную книгу.
- Обязательное хранение всех записей в базе СФР.
- Возможность выбора формата (электронный или бумажный) для всех новых сотрудников.
- Упрощённые процедуры получения дубликатов.
Как работает система для иностранных граждан
При приёме на работу гражданина, у которого нет бумажной трудовой книжки, работодатель может оформить электронную книгу. Это особенно актуально для граждан стран СНГ, где традиционная бумажная книга не используется.
Ключевые выводы
- Трудовая книжка – обязательный документ, регулируемый статьями 66 и 66.1 ТК РФ.
- С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка, хранящаяся в базе СФР.
- Работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности через форму ЕФС-1.
- Новые правила 2026 года упрощают формат и позволяют выбирать между бумажной и электронной книгой.
- Для иностранных граждан отсутствие бумажной книги не препятствует оформлению трудовой книжки.
Таким образом, современная система трудовых книжек в России обеспечивает прозрачность, доступность и безопасность сведений о трудовой деятельности граждан, одновременно упрощая процедуры для работодателей и работников.