Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ В статье рассматриваются правовые основы её ведения, порядок оформления, переход к электронному формату и правила заверения копий․
Правовое регулирование
- Трудовой кодекс РФ, статья 66 – работодатель (за исключением физических лиц‑не ИП) обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней, если работа у данного работодателя является основной․
- Исключения:
- Работники‑индивидуальные предприниматели․
- Случаи, когда в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом трудовая книжка не ведётся (например, некоторые виды гражданско‑правовых договоров)․
- С 1 января 2021 г․ вводится электронная трудовая книжка․ Формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу, осуществляется только в электронном виде․
Кто обязан вести трудовую книжку?
Обязанность вести трудовую книжку возлагается на:
- Организации любой формы собственности․
- Индивидуальных предпринимателей (ИП), за исключением физических лиц‑не ИП․
- Работодателей, принимающих на работу работников, проработавших у них не менее пяти дней и где данная работа является основной․
Порядок выдачи и хранения трудовой книжки
- Выдача оригинала – работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (п․ 1 ст․ 66 ТК РФ)․
- Если работник уже имеет книжку, он передаёт её работодателю для внесения записей․
- При увольнении оригинал возвращается работнику в течение трёх рабочих дней․
- В случае перехода на электронный формат оригинал может быть заменён электронным документом, а бумажная книжка – хранится у работодателя до окончательного перехода․
Что вносится в трудовую книжку?
В трудовую книжку вносятся сведения о:
- Дате и месте приёма на работу․
- Наименовании организации‑работодателя, её ИНН, ОКПО․
- Должности, ставке, графике работы․
- Переводах, повышениях, изменениях условий труда․
- Сроках отпуска, командировок, учебных отрывов․
- Дата увольнения и причина увольнения․
- Сведения о переводе в электронный формат (если применимо)․
Электронная трудовая книжка
С 2021 г․ все новые записи вносятся в электронный реестр, который хранится в Федеральной информационной системе «Трудовая книжка»․ Основные особенности:
- Записи вносятся работодателем через специализированный сервис․
- Работник получает доступ к своим данным через портал Госуслуг․
- Для работников, принятых на работу в 2020 г․, если они не подали заявление о переходе, их трудовая книжка остаётся в бумажном виде․
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем
Когда нужна заверенная копия?
- Для подтверждения стажа при расчёте социальных пособий․
- При обращении в Пенсионный фонд, суд, банк или иную государственную структуру․
- В случае совместительства, когда основной работодатель требует подтверждения стажа․
Как оформить копию?
- Работник подаёт письменное заявление работодателю о выдаче копии трудовой книжки․
- Работодатель делает копию оригинала (механическим или сканером)․
- Копия заверяется подписью и печатью работодателя в соответствии с ГОСТ Р 7․0․97‑2016 (вставка подписи, печати, указание даты)․
- Работнику выдаётся заверенная копия в течение 5 рабочих дней (по внутренним регламентам организации)․
Образец заверения (по ГОСТ)
Копия трудовой книжки № _____________ Выдано: «___» __________ 2026 г․ _____________________/Ф․И․О․ работника _____________________/Подпись, печать работодателя
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Обязан ли работодатель хранить оригинал трудовой книжки?
Да․ Если у работника есть бумажная трудовая книжка, её оригинал хранится у работодателя до момента её возврата при увольнении․
Можно ли отказаться от ведения бумажной книжки?
С 2021 г․ новые сотрудники могут быть оформлены только в электронном виде․ Однако работники, имеющие бумажную книжку, могут продолжать её использовать, пока не будет проведён переход в электронный формат․
Как быстро получить копию трудовой книжки?
По закону работодатель обязан выдать заверенную копию в течение 5 рабочих дней после получения письменного заявления․
Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?
Работник может обратиться в инспекцию по труду или в суд с требованием о выдаче копии в соответствии с ТК РФ․
Практические рекомендации для работников
- Сохраняйте копию заявления о выдаче копии трудовой книжки․
- Проверяйте правильность внесённых записей сразу после их появления․
- При переходе на электронный формат убедитесь, что ваш аккаунт в Госуслугах активирован и привязан к работодателю․
- Если вы сменили работодателя, убедитесь, что ваш стаж корректно перенесён в новую электронную книжку․
Трудовая книжка, заведённая работодателем, остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника․ С 2021 г․ происходит постепенный переход к электронному формату, однако правила ведения бумажных книжек остаются в силе для тех, кто их уже имеет․ Правильное оформление, своевременное получение заверенных копий и контроль за внесёнными данными позволяют избежать проблем при получении социальных выплат, пенсии и при трудоустройстве․
Дата актуализации информации: г․